Менеджерлердің ақпаратты қалай қолданатынын білу үшін ақпаратта қажеттілікті екі өлшеммен қарастыру керек: кәсіпорында қолданылатын ақпарат деңгейі және ақпарат түрлері. Әр түрлі деңгейдегі басқаруда кейде әр түрлі ақпарат қажет. Стратегиялық денгейде менеджерлер фирманың іскерлігін ұзақ мерзімді кезеңде жоспарлауға, шешім шығаруға әкелетін ақпарат қолданады. Ол ақпараттар кәсіпорынның сыртқы ортасын зерттеуге көмектеседі, ал ол өз кезегінде осы белгілі уақыт ішінде, уақыт өткеннен кейін, белгілі шешімдер арқылы жемісті қызмет істеуге әкеледі. Бұл деңгейге қажет ақпарат кешенді, жаңашыл, болашаққа негізделген, бағаланған. Бөлімшелер деңгейіндегі менеджментке қажет ақпарат кәсіпорын ішіндегі жұмыскерлерді басқару үшін қолданылады.
Оперативті деңгейде менеджерлер өз қызмет ету сферасы аймағында әр түрлі тапсырмалардың орындалуын қадағалайды. Олар кәсіпорын ішіндегі іс-әрекетті жоспарлайды, ұйымдастырады, орындалуын қадағалайды. Төртінші деңгей ол келісім жасау және тіркеу. Келісім-шарт пен операцияларды тіркеу, кәсіпорын ішіндегі ақпараттардың дұрыс қолдануын қамтамасыз етеді. Бұрын мұндай ақпараттар әр түрлі құжаттарда, бас кітаптарда, карточкаларда, формулярларда жиналған. Компьютердің пайда болуымен жиналған ақпараттар көлемі өсті. Жалпы ақпарат кездейсоқ пайда болады немесе белгілі бір спецификалық сұрауларға іздеу салуға жауап ретінде пайда болады. Сондай-ақ, ол мынандай сұрақтарға жауап береді: “Сіз не білгіңіз келеді?” немесе “Сізді қызықтыратын не бар?”. Мысалы: менеджерлер қоршаған ортаны зерттесе, онда ол жалпы ақпарат болып саналады.
Жалпы ақпарат кең болғандықтан оны алдын-ала жинау қиын және компьютерде сақтау қиын. Ол көбінесе оперативтік деңгейге қарағанда стратегиялық деңгейде қолданылады. Жалпы ақпарат келісім-шарт жүгізуде қолданылмайды.
Келісім жүргізу толығымен спецификалық мәліметтерге сүйенеді, ерекше сұраныстағы қамтамасыз етеді. Спецификалық ақпарат автоматталған кассалық машинадан бақылау есебіндегі балансты тексергенде қолданылып, сұралуы мүмкін. Ал, мысалы, сіздің телефонмен сөйлесу бағаңыздың өсуі туралы хабарландырулар кезінде сұралмауы мүмкін.
Ынталандыру ақпараты спецификалық ақпарат сияқты. Бірақ, егер спецификалық ақпарат тек хабарлап отырса, ал ынталандырушы ақпарат іс- әрекеттің жүргізілуін талап етеді. Қимыл, іс-әрекет автоматикалық сияқты, ол алдын-ала бағдарланған. Ынталандырушы ақпарат сұралған және сұралмаған болуы мүмкін. Ынталандырылған қимыл әр түрлі болуы мүмкін.
Ерекше ақпарат ол ынталандырушыға ұқсас. Алайда күрделілігі мынада ол спецификалық қимыл-әрекетті жалпы сұраныммен ынталандырады, ол оқиға болғаннан кейін түседі. Ескеретін жайт, ынталандыруда спецификалық кешенді шешімді қажет етпейді. Жоспар іске аса бастағанда менеджерлер оның орындалуына бақылау жасайды. Бақылау ақпаратты жоспардан ауытқуды түзеу үшін қолданылады. Түзетулер алдын-ала есепке алынбайды. Ол бақылау ақпаратын ынталандыру ақпараттынан өзгеше болып келеді.
Тарату ақпараты жоба бойынша адамдарды, уақытты, құралдарды, ақшаны бөлуге қолданылады. Менеджер өзінің қарауындағы ресурсты қалай бөлу керек екенін білу керек. Ол жеке объектілер бойынша тиесілі шығын мен табыс туралы мәліметтерді қажет етеді.
Менеджерлер кәсіпорынның экономикалық өсу ауданын табу туралы шешім қабылдау үшін, жаңа нарыққа көтерілу мен төмендеуді зерттей келе бағытталған ақпаратты қолданады. Бағытталған ақпарат, тарату ақпаратында да дейін қолданылады, ал ол өз кезегінде бақылау ақпаратына дейін, жоспардан ауытқуды түзетуге де қолданылады.
Ақпараттың ішкі жүйесі
Мәліметтер жүйесі –бұл кәсіпорынды басқарған қажетті мәліметтердің барлық түрі. Кең мағынада мәліметтер жүйесі – бұл қажетті және дәлме-дәл мәліметтерді басқару жүйесінің барлық буындарына дер кезінде жеткізілуіне ықпал ететін, басқару процесіндегі мәліметтерді қамтамасыз ету құралы.
Мәліметтер жүйесінің элементтері:
· мәліметтер қоры;
· өңдейтін техникалық құралдар,
· айналымдағы мәліметтер каналы;
· мәліметпен жұмыс істейтін қызметкерлер тобы.
Барлық басшылар мен мамандардың міндеті – мәліметтер қызметінің маңызды құралы болып саналатын құжаттармен тиімді жұмыс істеуді үйрену.
Басқару ісінің көптеген нышандары тиісті құжаттар арқылы:
- Жоспарлау - әр түрлі жоспарларды әзірлеу арқылы, есебін алу статистикалық, бухгалтерлік және жедел-техникалық құжаттарды жасау және өңдеу түрінде;
- Нұсқаулық – нұсқаулар, әдістемелік көрсеткіштер шығару түрінде;
- Бақылау – жазбаша түрде деректер жинау жолымен көрсетіледі.
