· Құжаттарды өкілетті органдар немесе тиісті билігі бар лауазымды адамдар шығаруы тиіс;
· Құжаттар қолданылып жүрген заңдарға қайшы келмеуі тиіс;
· Құжаттар дұрыс болуы және нақты басшылық ету міндеттеріне жауап беруі, яғни нақты мерзімге негізделуі, әрі айқын ұсыныстары немесе нұсқаулары болуы тиіс;
· Құжаттар белгіленген нышан бойынша жасалуы тиіс;
· Құжат нышаны кәсіпорын алдына қойылған мақсатқа және қабылдаған жұмыс тәсіліне сай келуі, орындауға ыңғайлы болуы тиіс
Қазіргі кездегі ұйымдар үшін жаңашыл технологиялық құралдарды қолдануға негізделген ақпараттың жоғары тиімділік жүйесі тиесілі. Оның құрамына ақпаратты өңдеу, оны жеткізудің ішкі және сыртқы арналары, ақпараттың өзі де кіреді.
Басқарушы ақпараттық жүйелер кезекпен кезек ақпараттың өндірістік процесінің біртұтастығы және математикалық, статистикалық және аналитикалық әдістері мен болжаулық-аналитикалық есептеулер модельдерін үйлестіру арқылы ақпаратты жинау, жинақтау, өңдеу, таратудың техникалық құралдарын қолдану жолымен ұйымдастыру қағидаларын жүзеге асырады.
Ұйымның өндірістік бөлімшесінде ақпаратты төменнен жоғарыға қарай жалпылау және оны жоғарыдан төменге қарай нақтылау қамтамасыз етіледі.
Ғылыми-техникалық, жоспарлық, бақылаушы, есептік және аналитикалық ақпаратты алуға бағытталған ақпараттық процесс ақпараттық жүйелерде нақтыланған және электрондық-есептегіш техниканы қолдануға негізделеді.
Ақпараттық жүйелердің тиімділігін арттыруға оларды аралық етіп құру және бірлесіп қолдану арқылы қол жеткізуге болады. Бұл қайталауды жоюға, ақпаратты сан рет және толық қолдануға, белгілі интеграциялық байланыстарды бекітуге, көрсеткіштер санын шектеуге, ақпараттық ағымдар көлемін азайтуға мүмкіндік береді. Ақпараттық қамсыздандыру пайдаланушыларға ғылыми-өндірістік міндеттерді орындауға қажетті мәліметтерді беруді; ақпаратты таратуға неғұрлым жағымды жағдайларды туғызуды, яғни сәйкес әкімшілік-ұйымдастырушылық, ғылыми-зерттеу және өндірістік шараларды жүгізуді қарастырады.
Ақпарат және оның автоматтандырылған өңделуі өндіріс тиімділігін арттырудың маңызды факторлары болып табылады.
Ақпаратты қолдануда маңызды рөлді оны тіркеу, өңдеу, жинақтау, тарату әдістері, жүйелендірілген сақтау және қажетті формада беру, сандық, графикалық ақпараттар өндірісі атқарады.
80-ші жылдары жеке басқарушылық ақпараттық жүйелерден ақпаратты жинау, өңдеу, сақтау және ұсынудың бірыңғай ішкі жүйесіне көшу жүзеге асырылды. Ақырғы мақсатқа жету үшін ақпаратты өңдеу саласындағы қызмет ауыстырылды: ішкі шаруашылық басқарудың барлық деңгейлеріне басшылардың қажеттіліктерін қанағаттандыру. Осымен байланысты оперативтік басқару және қажетті шешім қабылдауға қысқа мерзімде ақпарат алуда туындайтын сұрақтарды нақты анықтауға басты көңіл бөліне бастады.
Қажетті ақпарттың сипаты мен мазмұнына байланысты сәйкес техникалық құралдар мен өңдеу әдістері анықталады.
Ақпараттың ішкі жүйесінің негізгі қағидалары мен мақсаттары:
– ұйымның мақсатына сәйкес оның сипатымен мазмұнына қойлатын талаптарды анықтау;
– орталықтанған және орталықтанбаған басқару жағдайындағы ақпаратты сақтау, қолдану, ұсыну жүйесін дайындау;
– ұйымға және оның әрбір өндірістік бөлімшесіне техникалық құралдардың қажеттілігін анықтау;
– бағдарламалық қамсыздандыруды дайындау, мәліметтер банкін құру және пайдалану;
– маркетингтік жоспарлау бағдарламаларын, бақылауды, сандық ақпаратты жинау және өңдеуді дайындау процесінде көп нұсқалы есептеулерді жүргізу;
– мәтіндік ақпараттың автоматтандырылып өңделуі және берілуі;
– ұйымды, және оның бөлімшелерін нұсқалаушы құралдармен, байланыс және коммуникацияның басқа да құралдарымен қамтамасыз ету;
– компьютерлік техниканы қолдану негізінде әкімшілік-басқарушылық еңбекті автоматтандыру.
Ақпараттың ішкі жүйесінің маңызды міндеттері мыналар:
– ұйымға қаржылық ақпараттың уақытында түсіп, сапасын көрсету мақсатында басқарудың жоғары деңгейі мен өндірістік бөлімшелерінде қаржылық есептер мәліметтерін жинау және өңдеу қызметін реттеу;
– алғашқы мәліметтерді жинау, өңдеу және сақтау жүйесінің негізгі бағыттарын анықтау;
– ақпартты өңдеу технологиясын дамытудың негізгі бағыттарын анықтау.
Әрбір басшының өзіне керекті ақпаратқа қажеттілігінің деңгейі – күрделі міндет, оны шешу басшының тәжірибесіне, функцияларына және оның басқару шешімдерін қабылдаудағы құзырына байланысты.
Ақпараттың ішкі жүйесі келесі функцияларды атқарады:
– өндірістік-өткізу қызметін оперативті басқару мақсаттары үшін қажетті ақпараттың сипаты мен мазмұнына әрбір басшының қажеттілігін анықтау;
– қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету үшін ұйымның және әрбір менеджердің техникалық құралдарға қажеттілігін анықтау;
– ақпарат жүйесінің үздіксіз қызмет етуін қамтамасыз ету үшін техникалық құралдарды сатып алуға, жалдауға кететін шығындарды орталықтанған жоспарлау;
– ақпарат жүйесіндегі техникалық құралдарды қолдануға кететін шығындар деңгейін анықтау;
– ақпаратты қажетті деңгейде жинау, сақтау және ұсынуды қамтамасыз ету;
– бағдарламалық құралдарды, қолданбалы бағдарламаларды дайындау.
