Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується хід і результати роботи зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.
Протокол веде секретар (офіційна, компетентна особа) або інша спеціально призначена особа.
Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова і секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо і додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. В основній частині текст поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить такі частини: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяються на групи: 1) короткі (стислі), де фіксуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення; 2) повні, що містять, крім зазначеного, стислі виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; 3) стенографічні, де дослівно фіксується весь хід засідання. Протокол може мати додатки – повні тексти виступів учасників зібрання, документи (або витяги з них), довідки тощо.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).
3. Дата засідання.
4. Номер.
5. Гриф затвердження (якщо потрібно).
6. Текст.
7. Підписи (голови й секретаря).
Правила написання й оформлення протоколів
· Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним.
· Текст протоколу складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного; позицій формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
· Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку.
· Ініціали, прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і виділяти (підкреслювати); при потребі біля прізвища можна вказувати посаду особи.
· Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою "текст доповіді додається".
· Після слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ ставиться двокрапка.
· Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.
· У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.
