Загальна грамотність документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це:
1. Прямий порядок слів, бо він передає загальний зміст речення без спеціального наголошення певних його компонентів.
1.1. підмет виступає перед присудком;
1.2. узгоджене означення — перед означуваним словом (профспілкова відпустка, матеріальна допомога), неузгоджене означення — після нього (відпустка за власний рахунок; допомога в розмірі 300 грн);
1.4. звертання і вставні слова стоять здебільшого на початку речення (пор.: Андрію Васильовичу, надаємо Вам слово для відповіді; Отже, рецензована дисертаційна робота відповідає вимогам ВАК до кандидатських дисертацій, а її автор заслуговує присудження наукового ступеня кандидата фізико-математичних наук);
1.5. обставини причинової, цільової, часової семантики повинні стояти на початку або наприкінці речення. У заявах, пояснювальних записках їх традиційно розташовують наприкінці речення (пор.: Прошу надати мені матеріальну допомогу у зв'язку з тяжкою хворобою дитини; Я, Іваненко Ольга Петрівна, студентка І курсу..., 2 грудня 2000 р. запізнилася на заняття через незадовільний рух транспорту), а в наказах, розпорядженнях, характеристиках — здебільшого на початку речення (пор.: З метою забезпечення обліку робочого часу професорсько-викладацького складу університету наказую...;
Недотримання цих правил призводить до нечіткого, нелогічного викладу інформації, а іноді — до прикрих різнотлумачень, пор.: Прошу надати мені відпустку у зв'язку з тим, що я виходжу заміж на три дні; Технічний огляд власників індивідуального транспорту відбудеться 22.04.2000 на СТО № 11;
2. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення.
3. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні відповідники. Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з натуральної сировини. До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.
4. Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються; наказ виконується; вимоги ставляться.
5. Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.
6. Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання відокремлених членів речення, зокрема вживаються відокремлені означення та обставини, виражені відповідно дієприкметниковими й дієприслівниковими зворотами, а також відокремлені прикладки, пов'язані з іменниками — власними назвами (прізвищами) та займенниками (в автобіографіях, наказах, дорученнях, актах тощо). Напр.: Я, Мельничук Ігор Олегович, народився...; Призначити Онипка Сергія Валерійовича, старшого інспектора відділу..., завідувачем цього відділу. Вони виділяються з обох боків комами. Прикладка, пов'язана з іменником — загальною назвою, відокремлюється тире, пор.: Батько — Білас ІванРоманович, 1949 року народження — працює бухгалтером Київської середньої школи № 62.
7. Основні вимоги до мови офіційно-ділових документів — зрозумілість, чіткість, точність формулювань — спричинили використання в них простих, але досить поширених речень (простих ускладнених речень). Основним засобом їхнього поширення є однорідні члени речення (однорідні підмети, присудки, додатки, обставини), пор.: Суддя Конституційного Суду України має право витребувати від Верховної Ради України, Президента України, Прем'єр-міністра України, Генерального прокурора України, суддів, органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, посадових осіб, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, політичних партій та інших об'єднань громадян, окремих громадян необхідні документи, матеріали та іншу інформацію (ст. 19 Закону України «Про Конституційний Суд України»). Проте для легкості сприймання змісту й уникнення надмірного ускладнення в текстах офіційно-ділового стилю однорідні члени виділяють у пункти й підпункти, тобто використовують рубрикацію тексту, напр.: Повноваження судді Конституційного Суду України припиняються в разі: закінчення строку призначення; досягнення суддею шістдесятип'ятирічного віку; неможливості виконувати свої повноваження за станом здоров'я; порушення суддею присяги і т. д. (ст. 23); До повноважень Верховної Ради України належить: внесення змін до Конституції України в межах і порядку, передбачених розділом XIII цієї Конституції; призначення всеукраїнського референдуму з питань, визначених статтею 73 цієї Конституції; прийняття законів і т. д. (всього 36 пунктів, що визначають однорідні підмети).
Кожен пункт подають з нового абзацу. В офіційно-діловому стилі однорідний ряд використовують передусім як засіб класифікації в статутах, положеннях, інструкціях, наказах, розпорядженнях, звітах, рідше в документах приватного характеру — розписках і дорученнях, пор.:
Я, Клименко Іван Петрович (паспортні дані:...), визнаючи свою провину, зобов'язуюся до 12 грудня 2001 р. за власний рахунок виконати у квартирі Буня Василя Степановича (за адресою...) такі ремонтні роботи:
полагодити сантехнічний вузол, придбавши потрібні деталі;
покласти й полакувати паркет в усіх кімнатах та передпокої;
поклеїти шпалери в усіх кімнатах та передпокої.
8. Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим реченням. Прості реченняв текстах офіційно-ділових документів можуть бути ускладнені звертанням (у листах, запрошеннях, оголошеннях тощо). Єдиною формою вираження звертання є кличний відмінок. Вживання Називного відмінка замість Кличного є порушенням граматичної норми української літературної мови. Якщо звертання складається з двох окремих слів, то їх треба обидва вживати в Кличному відмінку, пор.: Шановний Іване Олексійовичу; пане президенте корпорації; пане голово; товаришу генерале. Від цих звертань потрібно відрізняти ті, що виражені складними іменниками, які становлять єдине поняття й пишуться через дефіс. У Кличному відмінку в них вживається лише другий компонент, пор.: Шановний Прем'єр-міністре; генерал-майоре; контр-адмірале.
9. Типова ознака ділового стилю – використання віддієслівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про дію. Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 2013 року; подати звіт до 20 серпня 2013 року. Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов'язок; зобов'язання тощо.
10. У діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.
