SWOT-аналіз логістичного процесу.

Він передбачає встановлення сильних і слабких сторін логістичного процесу, можливостей його покращення та загроз погіршення.

На рис. 6.13 наведено приклад SWOT -аналіз логістичного процесу.

 

 

 

Рис. 6.13. Приклад SWOT -аналізу логістичного процесу

 

В. Ранжування логістичних процесів на основі суб’єктивної оцінки.

Воно виконується на підготовчій стадії проектування процесу, коли необхідно дати характеристику всім процесам та прийняти рішення, який процес необхідно покращувати у першу чергу.

Існує декілька підходів до ранжування логістичних процесів. У табл. 6.2 представлено найбільш проста методика такого ранжування.

 

Таблиця 6.2

Ранжування логістичних процесів

Важливість логістичного процесу (стан процесу)	Висока ефективність	Середня ефективність	Низька ефективність
Дуже важливий процес	Процес 1	_	Процес 2
Важливий процес	Процес 6	Процес 3	_
Другорядний процес	Процес 5	Процес 7	Процес 4

 

На першому етапі необхідно скласти перелік логістичних процесів підприємства. Потім формується відповідна таблиця, аналіз якої дозволяє виділити найбільш важливі процеси з встановленням їх ефективності. Так, процес 2 є дуже важливим для підприємства, але у той же час найменш ефективним. Тому у першу чергу необхідно спрямувати зусилля на його аналіз і удосконалення.

Для кожного підприємства така таблиця заповнюється по-різному. Більш того, з часом розташування процесів у графах таблиці буде змінюватися.

Візуальний якісний аналіз графічних схем логістичних процесів. Такий метод має певні обмеження, оскільки логістичний процес є досить складним об’єктом, описати який у повному обсязі не завжди вдається (рис. 6.14).

Будь-які помилки чи недоопрацювання при формуванні схеми логістичного процесу призводять до неможливості його ефективного аналізу. Важливим моментом є наявність знань про існування "ідеальних" логістичних процесів. Тобто, висновки про відсутність яких-небудь потрібних для логістика-аналітика документів можна зробити лише на основі практичного досвіду та знань кращих галузевих рішень, досвіду інших підприємств, вимог стандартів.

 

 

Рис. 6.14. Класифікація видів методик візуального якісного аналізу

Логістичних процесів

 

Основні підходи до візуального аналізу схем логістичних процесів визначаються таким.

1. Схему логістичного процесу можна піддати аналізу з точки зору "Входів" і "Виходів".

Аналіз "Входів" / "Виходів" логістичного процесу складається із частин:

аналіз потреби у "Входах" / аналіз потреби у виходах;

аналіз використовуваних "Виходів".

Аналіз потреби у "Входах" виконується наступним чином. Послідовно розглядається кожна функція процесу з встановленням її змісту. Визначається склад необхідної для її виконання інформації. Якщо не обхідної інформації немає а ні в одному документі, це може означати відсутність необхідного для виконання функції документу. Аналогічно виконується аналіз матеріальних "Входів", персоналу, інфраструктури.

Якщо у якійсь частині логістичного процесу встановлено відсутність вхідного документу, необхідно визначити функцію, для якої цей документ є "Входом". Виконується опит відповідних виконавців з метою пошуку поста-чальників необхідної інформації. Затим визначається, чому саме ця інформація не документована та не передається зацікавленій особі.

Аналіз не використовуваних "Виходів" означає пошук тих "Виходів" логістичного процесу, які не використовуються у інших процесах. Практика свідчить, що на підприємствах існує багато документів, які формуються, але у подальшому або не використовуються, або використовуються нормально. Для того щоб визначити документи, які не використовуються, необхідно послідовно від слідкувати весь ланцюжок їх руху по підприємству. За стартову точку береться функція процесу, на "Виході" якої такий доку-мент з’являється вперше. Далі послідовно аналізують всі функції, що пов’язані з опрацюванням, використанням та зберіганням даного документу. У разі встановлення не використовуваних документів повинні бути послідовно розглянуті всі функції процесу і вихідні документи.

2. Аналіз функцій логістичного процесу дозволяє встановити: відсутність необхідних функцій; наявність зайвих функцій; дублювання функцій.

Можна виділити декілька важливих функцій, про які консультант не повинен забувати.

а) Функції вхідного контролю логістичного процесу (рис. 6.15).

 

 

Рис. 6.15. Схема документу "Результат вхідного контролю логістичного процесу"

Ця функція здійснює вибірковий вхідний контроль, при цьому результати контролю фіксуються документально. У випадку, якщо вхід логістичного процесу відповідає вимогам, відбувається перехід на виконання функції "Прийняття рішення". Ця функція повинна бути описана у вигляді окремого процесу управління.

Друга функція контролю має статистичний характер (рис. 6.16).

При цьому здійснюється вибіркова перевірка виходів процесу. Результати перевірки фіксуються у документі "Результати статистичного контролю" і у подальшому повинні використовуватися для управління процесом.

б) Функції, що виконуються у позаштатних ситуаціях (рис. 6.17).

 

 

Рис. 6.16. Схема документу "Результат вхідного контролю логістичного процесу"

 

 

 

Рис. 6.17. Схема документу "Результат вхідного контролю логістичного процесу"

 

Згідно з наведеною схемою передбачається, що після виконання функції 1 можлива позаштатна ситуація. для цього в процес включається функція "Опрацювання позаштатної ситуації".

Функції по врахуванню фактичної інформації є дуже важливими, оскільки дозволяють накопичувати управлінську інформацію за параметрами виконання логістичного процесу і яку можна використовувати для аналізу і покращення процесу. З точки зору теорії необхідно фіксувати результати виконання кожної функції.

Аналіз стану логістичного процесу стосовно вимог та нормативів. Логістичний процес можна аналізувати з точки зору задоволення деяким вимогам. На даний час у світі відсутні спеціалізованих стандартів, що регламентують вимоги до логістичного процесу. практично єдиним документом, який пред’являє певні вимоги до організації процесу, є міжнародний стандарт ISO 9001:2000. Цей стандарт рекомендує використовувати цикл Демінга PDCA (Plan – Do – Check – Act).

Окрім того, логістичний процес повинен включати відому схему управління по відхиленням "планування процесу – виконання процесу – облік – контроль – прийняття рішень".

Типовий логістичний процес повинен задовольняти таким вимогам:

розгляд всіх складових процесу по відношенню до вимог міжнарод-ного стандарту ISO 9001:2000;

розгляд логістичного процесу з використанням циклу PDCA.

Призначення функцій циклу Демінга PDCA представлено в табл. 6.3.

 

Таблиця 6.3

Опис циклу PDCA стосовно аналізу логістичного процесу

Функції циклу PDCA	Опис
Планування процесу	Група функцій по плануванню процесу: показників ефективності процесу; показників продукту процесу
Аналіз процесу	Група функцій по аналізу процесу: показників ефективності процесу; показників продукту процесу даних задоволеності клієнтів процесу
Покращення процесу	Група функцій по покращенню процесу за рахунок змін: регламентуючих документів процесу; персоналу; інфраструктури

 

Вимоги до аналізу логістичного процесу, які враховують положення стандарту ISO 9001:2000, представлені у табл. 6.4.

 

Таблиця 6.4

Вимоги до аналізу типового логістичного процесу

Група вимог	Вимоги до аналізу
1. Вимоги до власника процесу	1.1. Повинен існувати один власник процесу
1.2. Повноваження та відповідальність власника процесу мають бути чітко визначені
1.3. Не повинно бути пересічень повноважень і відповідальності з іншими керівниками підприємства
2. Межі процесу	2.1 Межі процесу повинні бути чітко визначені (за функціями і відповідальністю керівників) та зафіксовані документально
2.2. Межі функціональних підрозділів процесу мають бути чітко визначені
3. Регламентуючі документи	3.1. Повинен існувати діючий опис процесу у цілому
3.2. Повинні існувати діючі положення про підрозділи

Закінчення табл. 6.4

	3.3. Повинні існувати діючі посадові інструкції
3.4. Повинні існувати діючі методики (внутрішні стандарти)
3.5. Повинна функціонувати система актуалізації документації
3.6. Процес повинен відповідати існуючим законодавчим актам і нормативним документам, що регламентують виконання процесу
4. "Виходи" процесу	4.1. Виходи процесу повинні бути чітко визначені
4.2. Користувачі кожного виходу процесу повинні бути чітко визначені, потреби користувачів оформлені документально
4.3. Повинні існувати специфікації, які містять вимоги на кожний вихід процесу
4.4. Кожний вихід повен бути закріплений за відповідальним виконавцем
4.5. Повинна функціонувати система контролю якості виходів процесу
5. "Входи" процесу	5.1. Входи повинні бути чітко визначені
5.2. Постачальники кожного входу процесу повинні бути чітко визначені, вимоги до постачальників – специфіковані
5.3. Повинні існувати специфікації. які містять вимоги на кожний вхід процесу
5.4. Кожний вхід повинен бути закріплений за відповідальним виконавцем
5.5. Повинна існувати система вхідного контролю якості
6. Ресурси	6.1. Ресурси повинні бути чітко визначені
6.2. Повинні існувати специфікації, які містять вимоги до кожного ресурсу
6.3. Кожний ресурс повинен бути закріплений за відповідальним виконавцем (матеріально-відповідальною особою)
7. Показники процесу	Показники ефективності процесу повинні бути визначені і постійно використовуватися на практиці
Повинні бути визначені і використовуватися показники послуг процесу
Повинна існувати система збору та використання даних задоволеності клієнтів процесу

 

Логістичний процес повинен підлягати аналізу з точки зору наявності циклу управління за відхиленнями. такий цикл має п’ять груп функцій процесу, призначення яких представлено у табл. 6.5.

Таблиця 6.5

Функції циклу управління логістичним процесом

Функції циклу управління	Опис
Планування	Група функцій по техніко-економічному і фінансовому плануванню виконання робіт по процесу
Виконання	Група функцій по виконанню процесу (приклади: підготовка документу, виробництво продукції тощо)
Облік	Група функцій по реєстрації фактичної інформації по виконанню процесу
Контроль	Група функцій по контролю виконання планових показників діяльності (в порівнянні з фактичними)
Прийняття рішення	Група функцій по підготовці та прийняттю управлінських рішень на підставі даних по відхиленням від планових показників діяльності

 

Якщо в результаті аналізу буде встановлено, що процес задовольняє всім вказаним вище групам вимог, то організацію процесу можна вважати задовільною. подальша робота по покращенню такого процесу буде полягати в аналізі та покращені його показників.