Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах

На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні й удосконалюванні архівних технологій та впровадження у практику результатів наукових досліджень.

Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі методичних посібників; впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних нарадах; вивчення і узагальнення набутого досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом публікації оглядів та статей на сторінках архівознавчих періодичних видань, підготовки доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи належить і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди та огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їх заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори.

Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значення, а й сконцентровано висококваліфіковані наукові кадри. Центральні держархіви є науково-методичними центрами в галузі архівної справи, тобто установами, які ведуть науково-дослідну і методичну роботу з профільних питань. їх завдання полягають у координації наукових досліджень їх компетенції, підготовці збірників документів і довідників про склад і зміст профільних архіву документів, організації методичної і консультативної допомоги установам з питань архівної справи, участь у підготовці та впровадженні нормативних і методичних документів галузевого значення, проведення методичних нарад, семінарів.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей України є регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі регіональних науково-методичних центрів проводяться курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій, держміськархівів (Держархів Кіровоградської області), укладаються методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області (Держархів Чернівецької обл.), розробляються інструкції щодо комплектування архівних відділів райвиконкомів, міських архівів документами особового походження та наукового описання цих документів (Держархів Хмельницької обл.). Держархіви областей України співпрацюють з середніми та вищими навчальними закладами (Держархіви Закарпатської, Одеської, Тернопільської, Хмельницької обл., Автономної Республіки Крим, м. Києва та ін.).

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Держкомархіву, наукових розробок УНДІАСД та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.

Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна риса всіх видів методичних посібників – їх практична спрямованість. Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і позагалузевого (зовнішнього) використання. Вони репрезентують ефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних та інших установ. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу і узагальнення практичної діяльності, обґрунтовують нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт, і виконання технологічних процесів. Пам'ятка як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документу. Інструкція регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Як правило, інструкція включає такі розділи: мета і завдання роботи, склад матеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (у тому числі і послідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт. Додатками до інструкції можуть бути розрахункова частина, довідки, схеми, таблиці. Схема класифікації документної інформації є методичним посібником для систематизації документної інформації в систематичних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що має задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового. Методичні листи розробляють з конкретних питань з метою пояснення необхідності проведення певного виду роботи. Номенклатура справ становить собою затверджений у встановленому порядку систематизований і проіндексований список назв справ, що заводяться у діловодстві установи або її структурного підрозділу. Історична довідка до фонду містить відомості з історії (біографії) фондоутворювача, його документального та архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та довідкового апарату до нього.

Необхідна вимога до всіх методичних посібників – чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторів і загальних суджень. Обов'язковими реквізитами і структурними компонентами методичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури; у разі необхідності -додатки. Назва має бути інформативною і повністю відбивати зміст посібника, підзаголовок – вказувати на його вид. У анотації стисло передають зміст, формулюють мету, вказують на цінність посібника, подають рекомендації щодо його застосування. Вступ коротко висвітлює досвід роботи з цього питання, аналіз нормативно-методичних документів і літератури з даної проблеми, тут обґрунтовується запропонована методика роботи, мета і завдання посібника. Важливе також чітке визначення цілей, основних завдань і методів робіт, що дають максимальний ефект з мінімальними затратами, послідовність їх проведення, склад виконавців.

Підготовка методичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних комісій або на методичних нарадах. Така форма методичної роботи поширена в державних архівних установах. На методичних нарадах, практичних заняттях з підвищення кваліфікації роз'яснюють основні положення впроваджуваних методик, визначають сфери їх застосування і можливості використання, організаційні заходи. Аналогічні семінари, наради і консультації проводять також для співробітників відомств.

Проекти нормативно-правових актів та актів нормативного порядку, що підлягають державній реєстрації наукових звітів, правил, концепцій, положень, методичних рекомендацій та інших методичних документів загальногалузевого та міжгалузевого значення обговорюються на засіданнях Методичної комісії Держкомархіву, що є дорадчим органом для розгляду методичних документів з архівної справи, діловодства та інших питань діяльності архівних установ й рекомендує розглянуті документи до впровадження.

Впровадження нормативних документів та методичних розробок відбувається згідно зі спеціальним планом. Впровадження нових методичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи. Його підрозділяють на експериментальне і практичне. Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми ще до її завершення. Експериментальне впровадження передбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми. Практичним впровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в дію нормативних документів і методичних розробок або використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній, практичній діяльності архівів. Нормативні документи і методичні посібники вважаються впровадженими, якщо у відповідності з ними проводиться практична робота.

Так, упродовж 1959-1965 pp. архівами видано 105 праць, 64 з яких – документальні збірники. Найбільше архівні установи створили методичних посібників протягом 1976-1980 pp., коли було підготовлено 522 методичні посібники, що відображали особливості складу, змісту фондів, впорядкування й описання документів, умови та організацію роботи архівних установ. 79 з них було присвячено забезпеченню збереженості документів, 82 – їх відбору на державне зберігання, експертизі цінності та фондуванню, 163 – створенню і удосконаленню науково-довідкового апарату, 67 – використанню документів, 22 – організації роботи, й плануванню, здійсненню контролю за виконанням планових завдань, звітності тощо. Впродовж 1991-1997 pp. державні архівні установи України підготували 82 методичні посібники, 27 інструкцій, 28 пам'яток, 8 аналітичних оглядів, 13 номенклатур справ та ін. науково-методичних видань із актуальних проблем архівістики.

Значну роль у вирішенні питань організації та удосконаленні методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відіграють періодичні видання. Науково-практичний журнал "Архіви України", науковий щорічник УНДІАСД "Студії з архівної справи та документознавства" публікують статті та повідомлення, присвячені методичним аспектам діяльності архівних установ. Питання методики висвітлюють і регіональних виданнях архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Херсонської та Закарпатської обл., що сприяє розв'язанню низки науково-методичних проблем, забезпеченню тиражуванню нормативно-методичними документами районних і міських архівів.

Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, "круглих столів". Позитивне значення таких форм роботи полягає у тому, що вони сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, дають їм можливість глибше опанувати методами наукових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти.

Залежно від концепції та якісного складу учасників, конференції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і у межах одного архіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма і тематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ та окремих науковців про її проведення. Заявка про участь (з відомостями про автора), тексти доповідей, повідомлень, виступів надсилаються заздалегідь до оргкомітету конференції. На підставі отриманих документів оргкомітет формує програму й по можливості забезпечує широке ознайомлення (через видання збірників матеріалів чи електронні публікації) з текстами виступів, метою їх ефективного обговорення під час роботи конференції.

Перша в Україні наукова конференція істориків-архівістів відбулася у червні 1961 р. На ній розглядалися завдання архівних установ у розробленні теоретичних питань архівознавства та інших спеціальних історичних дисциплін. Відтоді такі наукові заходи проходили у 1965,1967,1972,1978 pp. Крім працівників архівних установ, у них брали участь учені академічних інститутів, викладачі вищих навчальних закладів, представники музеїв, бібліотек України та інших країн.

Традиції проведення наукових та науково-практичних архівознавчих конференцій в Україні відроджені з початком 1990-х років Держкомархівом та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства. Наукові аспекти здійснення архівної реформи з метою виведення архівної справи на рівень сучасних вимог, питання про стан науково-дослідної і методичної роботи архівних установ, перспективи їх публікаційної діяльності обговорювалися на науково-практичній конференції "Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні" 15-16 березня 1995 р. у Києві. 19-20 листопада 1996 р. відбулася наукова конференція "Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи", де розглядалися актуальні питання архівного будівництва, шляхи розвитку архівознавства як науки у незалежній Україні, проблеми підготовки архівістів і викладання архівознавчих дисциплін. Стабільність відновленої традиції засвідчило проведення у Києві восени 1997 р. двох наукових конференцій. Зініційовану УНДІАСД наукову конференцію "Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань 1917-1920 pp." (28-29 жовтня 1997 р.) організатори присвятили 80-літтю створення при Генеральному секретарстві справ освітніх Української Центральної Ради Бібліотечно-архівного відділу. 23 жовтня 1997 р. на базі ЦДАГО України відбулася науково-практична конференція "Архівно-слідчі справи репресованих: науково-методичні аспекти використання", вперше присвячена темі джерелознавчого аналізу архівно-слідчих справ, раніше засекречених. Проблеми вивчення і багатоцільового використання цього специфічного історичного джерела обговорювали співробітники архівних установ, академічних інститутів, СБУ, прокуратур, комісій з питань поновлення прав колишніх репресованих, члени товариства "Меморіал" та ін. На Міжнародній науковій конференції "Національна архівна спадщина: проблеми збереження" (2-5 листопада 1999 р.) розглядалися питання історії природознавчих досліджень в Україні, технології реставрації документів, захисту документів від біопошкоджень, технічного оснащення архівів, професійної підготовки реставраторів. Залучення молоді до архівознавчих досліджень мала на меті конференція молодих дослідників "Архів і особа" (21-22 вересня 1999 р.), у ході якої дискутувалися проблеми, пов'язані з перспективами розвитку архівної справи та персональним внеском українських учених у теорію архівознавства. Теоретичним і прикладним проблемам спеціальних галузей історичної науки та архівної освіти, перспективам інформатизації архівної справи присвячувалася Міжнародна науково-практична конференція "Архіви – складова інформаційних ресурсів суспільства" (17 – 18 жовтня 2001 p.). Наприкінці 1990-х років набули традиційності архівознавчі та джерелознавчі читання, започатковані кафедрою архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Київського національного університету імені Тараса Шевченка.

Активну участь в архівознавчих конференціях 1990-х років брали українські вчені: Г. Боряк, І. Верба, І. Войцехівська, Л. Дубровіна, Я. Калакура, К. Климова, О. Коваленко, С. Кульчицький, В. Лозицький, О. Мацюк, І. Матяш, Г. Папакін, Р. Пиріг, П. Сохань, В. Ульяновський, В. Шандра, А. Шурубура та архівісти-практики: О. Алтухова, М. Делеган, В. Гика, Л. Гісцова, Л. Гурбова, Т. Зуб, Р. Кондратюк, В. Коротенко, Н. Метальникова, О. Музичук, В. Рєзнікова, Н. Слончак, М. Чиркова, Б. Хаварів-ський, Г. Порохнюк та ін., що сприяло зближенню архівної науки і практики.