Важливим чинником розвитку наукових досліджень та удосконалення практичної діяльності у галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація. Сукупність процесів з підготовки та надання науково-технічної інформації, необхідної для вирішення управлінських, науково-дослідних, методичних та практичних завдань, називають інформаційним обслуговуванням.
Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, практичної діяльності архівів, а також поширення набутого досвіду в галузі архівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ). Вона складається зі служб НТІ різного рівня (центрального галузевого органу НТІ та служб НТІ державних архівів) і довідково-інформаційних фондів (ДІФ) при них.
Функції Галузевого центру науково-технічної інформації з кінця 1990-х років виконує сектор НТІ науково-інформаційного відділу УНДІАСД. Його головні завдання полягають у систематичному вивченні й обробці літератури з питань архівної справи і документознавства та неопублікованих документів, що надходять до ДІФ, і підготовка на їх основі аналітичної, реферативної, оглядової, бібліографічної інформації; забезпечення працівників державних архівних установ науковою інформацією з проблем архівної справи, документознавства та інших суміжних дисциплін; комплектування ДІФ ГЦНТІ профільними виданнями, організація висхідного потоку неопублікованих документів з питань основної діяльності установ архівної галузі; надання науково-методичної допомоги службам НТІ архівних установ, координація їх діяльності.
Основними завданнями служб НТІ держархівів є:
• вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;
• комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систематизація матеріалів ДІФ;
• ведення довідково-пошукового апарату ДІФ, що забезпечує організацію інформації про склад і зміст матеріалів фонду;
• регулярне інформування співробітників архіву про складі зміст матеріалів ДІФ через надання документів для користування, проведення днів інформації, організації виставок нових надходжень, складання рекомендаційних списків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямів практичної роботи архіву; перелік чинних нормативних документів та ін.;
• вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливіші українські і зарубіжні досягнення науки й техніки та підготовки рекомендацій щодо впровадження їх у практику роботи архіву;
• участь у реалізації проектів автоматизації інформаційного забезпечення архівної галузі;
• регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок, які мають загальногалузеве значення;
• надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт.
Для задоволення інформаційних запитів працівників архіву та інших організацій СНТІ проводить систематичне, цілеспрямоване інформування працівників архіву шляхом вибіркового розповсюдження інформації (ВРІ), здійснює диференційоване забезпечення керівництва (ДЗК) науково-технічною інформацією, організовує "дні інформації" та виставки нових надходжень, складає рекомендаційні та інформаційні списки літератури за тематикою наукових і методичних робіт, що виконуються в архіві, основних напрямів практичної роботи архіву чинних нормативних документів.
ДІФ призначений для оперативного довідкового та інформаційного забезпечення основних напрямів діяльності архіву й складає сукупність впорядкованого масиву первинних і вторинних джерел інформації та довідково-пошукового апарату до них. Оскільки основні функції ДІФ – довідкова та інформаційна, він є надійною базою для інформаційного забезпечення організаційної, практичної і наукової діяльності архівних установ.
ДІФ державного архіву складається з фонду первинних матеріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публікуються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних матеріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:
• літературу з історії України і краєзнавства, документознавства, архівознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки;
•наукову літературу з питань управління, планування, нормування, організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничої справи;
• офіційні нормативні і науково-методичні видання, довідкову літературу:
• нормативні і науково-методичні розробки з документознавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;
• періодичні видання;
• неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються (інформаційні карти, переклади, депоновані рукописи).
Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використовуватися:
• для забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності; у практичній та науково-дослідній роботі;
• для задоволення запитів архівних установ галузі;
• для забезпечення запитів відомчих архівів (установ – джерел комплектування);
• для забезпечення запитів на матеріали з документознавства та архівної справи різних установ і організацій незалежно від їх відомчої приналежності.
Використання матеріалів ДІФ передбачає організацію різних видів інформаційного обслуговування (видавання матеріалів на абонемент та через читальний зал; виконання різних одиничних інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва НТІ, організація виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної і суміжної проблематики.
Довідково-пошуковий апарат ДІФ становить систему каталогів (систематичного, алфавітного, предметного), картотек (у тому числі фактографічних, які уможливлюють отримання безпосередньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, довідкових видань, реферативних журналів, автоматизованих баз даних, що забезпечують нагромадження і видачу інформації про склад і зміст матеріалів ДІФ, а також інформації про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.
Від удосконалення інформаційної служби в усіх установах галузі, застосування новітньої техніки і технологій для пошуку інформації залежить підвищення наукового рівня діяльності архівних установ.
