Группировка информации, содержащейся в первичных документах, осуществляется с использованием регистров бухгалтерского учета.
Учетные регистры – это бухгалтерские документы, в которых осуществляется регистрация первичных или сводных документов с соблюдением определенных правил и порядков.
Учетные регистры представляют собой таблицы специальной формы в виде карточек, книг (журналов), отдельных листов, машинограмм, полученных при помощи вычислительной техники.
Карточки для ведения бухгалтерского учета изготавливают из плотной бумаги или картона определенного размера, что дает возможность организовывать картотеки. При этом разделителями карточки разбиваются на разделы с соответствующими указателями (индикаторами) для обеспечения быстроты нахождения в картотеке требующейся карточки. В карточках обычно ведут аналитический учет.
В зависимости от формы и назначения карточки бывают
контокоррентные (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами и др .),
многографные (применяются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т.д.),
инвентарные (для учета объектов основных средств),
количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме),
складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах). Каждой карточке присваивается порядковый номер, указывается дата ее открытия.
Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Их используют на тех участках, где необходим усиленный контроль. Применение их, как правило, ограничено, так как при необходимости работу по их ведению нельзя разделить между работниками бухгалтерии. Однако на определенных участках они незаменимы (например, на каждом предприятии должна вестись кассовая книга). Преимущество книг (журналов) состоит в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми, т.е. уменьшается вероятность злоупотреблений со стороны ответственных лиц. С этой целью большинство книг (журналов) прошнуровывают, концы шнурка выводят на последнюю страницу и заклеивают полоской бумаги, а также скрепляют печатью предприятия и подписью главного бухгалтера. Все листы нумеруются и в конце прописью проставляется общее количество листов.
Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость). Свободные листы очень удобны для использования, так как позволяют более рационально распределять обязанности между работниками бухгалтерии.
Классификация учетных регистров:
1. По характеру записей учетные регистры делятся на:
1.1. Хронологические регистры используются для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль заполнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. К ним относятся кассовая книга, реестр товарно-транспортных накладных, журнал регистрации платежных поручений, приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности и др.
1.2. Систематические регистры — это регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке). Они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического учета (например, Главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов; другими словами, Главная книга есть совокупность бухгалтерских счетов, используемых на предприятии в течение отчетного периода) и систематические регистры аналитического учета (инвентаризационная опись ценностей и др.).
1.3. Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи (например, журнал-ордер №1 к счету «Касса» и ведомость к нему, книга учета хозяйственных операций и др.). Это дает возможность получать данные синтетического и аналитического учета в один рабочий прием, что значительно сокращает объем работы.
2. По содержанию (степени детализации информации) регистры делят на:
2.1. Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в них ведут только в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста. К таким регистрам относятся Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.
2.2. Регистры аналитического учета используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. Для учета товарно-материальных ценностей в них используют денежный и натуральный измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки учета основных средств, материалов, производственные отчеты, кассовая книга и др.
2.3. Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, повышают достоверность и наглядность учета. В таких регистрах отдельные строки предназначены для аналитических записей, а итоговые записи являются показателями синтетического учета (журнал-ордер №6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», журнал-ордер №7 по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).
3. По строению регистры подразделяются на:
3.1. В односторонних регистрах обособлены только графы, предназначенные для записи по дебету и кредиту счета, а остальные реквизиты (дата, номер записи, содержание операции) являются общими для дебетовых и кредитовых оборотов. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно обоих измерителях. Односторонним регистр называется потому, что графа прихода (дебет) и графа расхода (кредит) расположены на одной стороне.Односторонние регистры применяются для аналитического учета материалов, денежных средств и расчетов (кассовая книга, карточки складского учета материалов, карточки по учеты расчетов (контокоррентные) и др.).
3.2. Двухсторонние регистры — регистры, в которых счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Такие регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. В них записывается текст операций.
3.3. Многографные регистры применяются для детализации дебетовых или кредитовых оборотов. В них отводится много граф для дебетовых записей и одна — для кредитовых или наоборот, что обеспечивает разделение общей суммы оборотов на однородные слагаемые (например, Главная книга, журналы-ордера).
3.4. Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов.
3.5. Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебеты одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки (например, некоторые журналы-ордера).
4. В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажные регистры и безбумажные регистры. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.
