Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.
Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; по найму жилого помещения; за проживание вне места постоянного жительства (суточные); иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.
Субъекты хозяйствования, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в размере и на сроки, определяемые руководителями:
- не более трех рабочих дней — на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения организации, предпринимателя;
- не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации, предпринимателя;
- до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.
Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.
Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.
Командировка должна быть оформлена следующими документами:
1) приказом или распоряжением нанимателя (основной документ при направлении работника в командировку).
2) командировочным удостоверением.
Удостоверение - документ, по отметкам в котором определяется срок фактического пребывания работника в командировке и рассчитываются суточные расходы.
Командированному работнику выдается командировочное удостоверении, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
3) служебным заданием на командировку.
Задание должно быть утверждено руководителем организации и подписано командированным работником.
4) авансовым отчетом.
По возвращении из командировки работники должны отчитаться об использованных средствах:
- получившие наличные денежные средства - не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия;
- при использовании корпоративной либо личной карточки - не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.
К нему прилагаются командировочное удостоверениес отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов РБ.
суточные – 60 000 рублей за каждый день командировки;
суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства – 30000 рублей;
по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 20000 рублей.
Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером и руководителем организации. Бухгалтер против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета.
В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 по своей структуре активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса. По дебету счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией по выданному авансу, а по кредиту – ее списание.
Аналитический учет ведут по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и авансовых отчетов. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7.
| Содержание хозяйственной операции | Дебет | Кредит |
| Выдана сумма аванса подотчетному лицу на командировочные расходы по расходно-кассовому ордеру | ||
| Отражены расходы на проезд к месту служебной командировки, расходы за пользование постельными принадлежностями, расходы по найму номера в гостинице за два дня, а также расходы за пользование телевизором и холодильником на основании предъявленного счета, расходы на проживание вне места постоянного жительства (суточные) | 20,25,26, 44 | |
| Отражена сумма предъявленного НДС | ||
| Возвращен в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм | ||
| Приняты к бухгалтерскому учету товарно-материальные ценности, купленные подотчетным лицом | 10,15,41 | |
| Списаны затраты по командировке, не связанной с производственной деятельностью, а также по командировке, связанной с производственной деятельностью, сверх норм, установленных законодательством | 90,91 | |
| Списаны подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленные сроки | ||
| Произведено удержание подотчетных сумм из заработной платы работника по его заявлению |
