Документооборот – это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.
С целью рациональной организации бухгалтерского учета в организации должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается ее руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются: наименование каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др. План-график предусматривает необходимый порядок движения документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.
Правильная организация документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть документов в организациях составляется в подразделениях (цехах, участках), и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер, и контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.
Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
Группировка предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период.
Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.
Внедрение в практику учетной работы организацией персональных компьютеров вносит соответствующие изменения в организацию их документооборота. Документооборот в условиях применения ПК позволяет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить ее надлежащую сохранность.
После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения.
Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).
Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.
