Порядок проведения и оформления инвентаризации. Выявление результатов инвентаризации и их отражение в учете.

Порядок инвентаризации определяется организацией в ее учетной политике.

Количество инвентаризаций в году, а также конкрет­ные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентаризационной работы, который ежегодно составляет главный бухгалтер и утверждает руководи­тель организации при создании инвентаризационных ко­миссий. Эти сведения не подлежат разглашению.

В организациях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе:

- руководителя организации (его заместителя);

- главного бухгалтера;

- руководителей подразделений;

- главных специалистов;

- представителей службы внутреннего аудита, неза неза­висимых аудиторских организаций.

При большом объеме работ проведение инвентаризаций возлагается, как правило, на рабочие инвентаризационные комиссии, которые выполняют возложенные обязанности под руководством постоянно действующих комиссий.

Условно инвентаризацию можно разделить на три этапа: подготовительный, основной (рабочий), заключительный.

Инвентаризация проводится в присутствии матери­ально ответственного лица в следующем порядке.

1. Перед началом инвентаризации членам рабочих комиссий вручается приказ о проведении инвентариза­ции, а председателям комиссий - контрольный пломбир (печать). В приказе установлены сроки начала и оконча­ния инвентаризации. Должен быть полный состав членов инвентаризационной комиссии.

2. Комиссия составляет оперативный план проведе­ния инвентаризации. Для этого она предварительно ре­шает, у каких материально ответственных лиц необхо­димо проверить фактическое наличие имущества, каких его видов конкретно, кого из специалистов организации необходимо привлечь к проведению инвентаризации.

3. Председатель комиссии проводит инструктаж с ли­цами, привлеченными для проведения инвентаризации, по вопросам порядка и техники ее проведения, оформле­ния результатов, сроков начала и окончания.

4. На местах инвентаризации члены комиссии предла­гают материально ответственным лицам разнести в карточки складского учета все приходные и расходные документы и составить отчет с выведением остатков на момент инвентаризации. На отчете и приложенных к нему документах председатель комиссии делает надпись «до инвентаризации» и ставит свою подпись и дату.

Комиссия проверяет состояние измерительных при­боров, берет у материально ответственного лица расписку о том, что им предъявлены все документы по операциям с инвентаризируемыми ценностями. В расписке обязательно указывается, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалте­рию или переданы комиссии и все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

5. Основной этап инвентаризации заключается в фак­тическом снятии остатков. Члены комиссии закрывают и опечатывают все места хранения ценностей, подлежащих инвентаризации. Затем приступают к проверке их путем взвешивания, измерения, пересчета и т. п. Выявление, подсчет и составление описи имущества в натуральных измерителях называется снятием остатков.

Если проверяемые ценности находятся на различных складах, то все складские помещения, за исключением того, где в данный момент производится инвентаризация, запираются, опечатываются или пломбируются. Члены комиссии несут ответственность за правильный подсчет остатков имущества.

6. Результаты снятия натуральных остатков обобща­ют в инвентаризационных описях, составляемых не менее чем в двух экземплярах.

7. Каждая страница описи нумеруется. В конце стра­ницы цифрами и прописью выводится общий итог нату­ральных единиц, записанных по странице, независимо от единиц измерения ценностей. После окончания записей прописью указывается количество заполненных строк, т. е. число порядковых номеров внесенных наименований товарно-материальных ценностей. Описи подписываются всеми участниками инвентаризации, в том числе матери матери­ально ответственными лицами. К инвентаризационным описям прилагаются акты обмеров и расчеты.

В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незапол­ненные строки прочеркиваются. На имущество, находящее­ся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку в том, что предъявлены для проверки все ценности, что инвентари­зация проведена в его присутствии правильно, претензий к инвентаризационной комиссии у него нет и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

8. Правильно оформленные данные инвентаризации передаются в бухгалтерию организации для выведения окончательных результатов.

По поступившим инвентаризационным описям в бух­галтерии составляются сличительные ведомости, в ко­торые записывают только те ценности, по которым вы­явлены расхождения. Сличительные ведомости должны быть подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

О всех выявленных расхождениях материально ответ­ственные лица дают инвентаризационной комиссии под­робные письменные объяснения. На осно­вании этих объяснений комиссия определяет порядок и способы регулирования обнаруженных расхождений.

Решение инвентаризационной комиссии фиксируют в протоколе, где приводят подробные сведения о причинах и виновниках недостач и потерь, указывают меры взыскания по отношению к виновным лицам. Протокол заседания инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации, который вносит окончательное решение.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием активов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек активов приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

- недостача активов и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи активов и его порчи списываются на финансовые результаты организации.