Раздел 2. Подготовка и оформление основных документов

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №6

ТЕМА: «Создание организационного документа:

Должностная инструкция»

Цель: научиться создавать и оформлять документ «Должностная инструкция» в MS Word угловым расположением реквизитов.

Ход урока:

Задание 1: Изучить теоретический материал.

Должностная инструкция – это документ, определяющий правовое положение работника: устанавливает его функции, права и обязанности, ответственность, как должностного лица.

Разрабатывается руководителем структурного подразделения, им же подписывается, утверждается руководителем организации, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

Должностная инструкция содержит следующие реквизиты::наименование организации (8), наименование вида документов (10), дата создания документа (11), регистрационный номер (12), место составления документа (14), граф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), подпись (22), виза согласования (24), оттиск печати (25), отметка об исполнении и направлении в дело (28).

Заголовочные реквизиты оформляются в таблице из трех колонок, угловым расположением реквизитов, т.к. «Должностная инструкция» утверждается руководителем организации. Текс состоит из разделов, пункты которого оформляются многоуровневым списком. Оформляющие реквизиты: подпись руководителя структурного подразделения, виза согласования юриста, отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Пример документа «Должностная инструкция»:

 

ЗАО «КОМТЕХ» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 01.10.2007 №17 г. Ярославль секретаря - референта

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «КОМТЕХ» ____________ А.А. Крашенинников 01.10.2007

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ:

1.1. Секретарь – референт является сотрудником секретариата компании, осуществляющим документационное и информационное обслуживание деятельности руководства компании, и непосредственно подчиняется руководителю секретариата.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора компании по представлению руководителя секретариата.

1.3. В своей деятельности секретарь референт руководствуется законодательством РФ в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, уставом компании, приказами, распоряжениями руководителя организации, инструкцией по делопроизводству, положением о секретариате, настоящей должностной инструкцией.

1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование и опыт работы в должности секретаря не менее одного года.

1.5. Секретарь-референт должен:

· знать структуру организации, распределение обязанностей между руководством и подразделениями;

· помнить круг лиц и организаций, с которыми поддерживаются деловые связи;

· свободно владеть английским языком;

· уметь работать на компьютере в среде Windows, Word, Excel;

· знать нормы делового этикета, правила орфографии и пунктуации;

· уметь пользоваться средствами оргтехники: диктофоном, магнитофоном, приемно-переговорным устройством, факсом, ксероксом и др.;

· знать правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:

Секретарь – референт должен:

2.1. Обеспечивать информационное, документационное и организационно – техническое обслуживание генерального директора компании.

2.2. Совместно с генеральным директором осуществлять планирование рабочего дня.

2.3. Переводить с английского языка письма и документы, поступившие от зарубежных корреспондентов, и с русского языка на английский – документы, предназначенные для отправки за рубеж.

2.4. Готовить для генерального директора компании справочно-информационные и аналитические документы (обзоры, рефераты, справки, аннотации).

2.5. Получать документы, поступившие в адрес генерального директор, проводить их предварительное рассмотрение, готовить предложения по их дальнейшему рассмотрению и исполнению.

2.6. Принимать и передавать документы и информацию, поступившую по факсу и электронной почте в адрес генерального директора.

2.7. Контролировать качество подготовки, правильность составления и согласования документов, представляемых на подпись руководителю.

2.8. Передавать на отправку документы, подписанные руководителем.

2.9. Контролировать исполнение поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.10. Передавать на отправку документы, подписанные руководителем.

2.11.Контролировать исполнение поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.12. Организовать оперативное размножение документов по поручению руководителя.

2.13. Формировать, хранить, выдавать для работы документы, образующиеся в деятельности руководителя.

2.14. Обеспечивать хранение и защиту от несанкционированного доступа документов, содержащих конфиденциальную информацию.

2.15. Организовывать и принимать участие в проведении коллегиальных мероприятий (совещаний, заседаний, деловых переговоров руководителя).

2.16. Участвовать совместно с руководителем в составлении повестки дня коллегиальных мероприятий, обеспечивать рассылку повестки дня и приглашений участникам.

2.17. Обеспечивать протоколирование коллегиальных мероприятий и оформление протоколов заседаний.

2.18. Оперативно осуществлять телефонную связь руководителя, в том числе с иногородними и зарубежными абонентами.

2.19. Записывать в отсутствие руководителя телефонные сообщения, поступившие в его адрес, с последующим докладом.

2.20. Организовывать командировки сотрудников компании как внутри страны, так и за рубеж: готовить программу командировки, оформлять командировочное удостоверение, заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницу и т.д.

2.21. Организовывать личный прием руководителем представителей других организаций, сотрудников компаний и граждан.

2.22. Вести контроль за юбилейными и праздничными датами, составлять поздравления от имени руководства организации.

2.23. Выполнять отдельные поручения руководителя.

3. ПРАВА:

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю за получением указаний и разъяснений.

3.2. Требовать от руководства необходимых средств для работы и создания благоприятных условий деятельности.

3.3. Запрашивать в подразделениях информацию об исполнении документов и поручений руководства, а также материалы для проведения коллегиальных мероприятий.

3.4. Пользоваться электронными правовыми базами данных, архивом организации, справочно-информационным фондом и другими источниками информации.

3.5. Принимать решения по оперативному рассмотрению и исполнению документов.

3.6. Участвовать в совещаниях, заседаниях при рассмотрении вопросов, входящих в его компетенцию.

3.7. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушение действующих норм и правил.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ:

Секретарь-референт несет ответственность за:

4.1. Нарушение сроков представления документов руководству.

4.2. Низкое качество выполняемых работ, несоблюдение норм и правил подготовки и оформления документов.

4.3. Утрату официальных документов.

4.4. Разглашение конфиденциальной информации.

4.5. Использование представленных служебным положением прав в корыстных целях.

4.6. Нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ:

Секретарь-референт осуществляет взаимоотношения:

5.1. С руководителем организации;

· получает устные задания и поручения, документы на исполнение;

· передает поступившие из других организаций, подразделений и от работников документы на резолюцию руководству, другие документы и информацию по требованию руководителя.

5.2. С подразделениями и работниками организации:

· получает документы и информацию для представления руководителю, сведения о ходе исполнения документов;

· передает документы с резолюцией руководителя на исполнение, устные поручения и задания руководителя.

 

Заместитель директора

_________________________

В.А. Карамзина

Юрист

_____________ А.Г. Разумов

01.10.2007

С должностной инструкцией ознакомлен

__________________

А.Р. Новикова

01.10.2007

В дело №22-45

___________ 05.12.2009

 

Задание 2: Выполните практическое задание.

1. Найдите, в прилагаемом документе, ошибки в оформлении реквизитов, исправьте эти ошибки.

2. Наберите текст документа 12 или 14 шрифтом Times New Roman.

3. Установите поля документа согласно ГОСТа Р6.30-2003 и формат бумаги А4 Файл – Параметры страницы.

4. Для оформления заголовочных реквизитов используйте таблицу из 1 строки и 3-х столбцов, т.к. 16 реквизит оформляется в третьей части документа.

5. Сохраните документ в папке своей группы под именем «Должностная инструкция» Файл – Сохранить как – D - Home – Название группы – Организационные документы – Имя файла.

6. Покажите выполненное задание преподавателю.

 

ЗАО «КОМТЕХ» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 01.10.2007год №17 Ярославль секретаря - референта

Утверждаю Генеральный директор ____________01.10.2006

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь – референт является сотрудником секретариата компании, осуществляющим документационное и информационное обслуживание деятельности руководства компании, и непосредственно подчиняется руководителю секретариата.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора компании по представлению руководителя секретариата.

1.3. В своей деятельности секретарь референт руководствуется законодательством РФ в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, уставом компании, приказами, распоряжениями руководителя организации, инструкцией по делопроизводству, положением о секретариате, настоящей должностной инструкцией.

1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование и опыт работы в должности секретаря не менее одного года.

1.5. Секретарь-референт должен:

· знать структуру организации, распределение обязанностей между руководством и подразделениями;

· помнить круг лиц и организаций, с которыми поддерживаются деловые связи;

· свободно владеть английским языком;

· уметь работать на компьютере в среде Windows, Word, Excel;

· знать нормы делового этикета, правила орфографии и пунктуации;

· уметь пользоваться средствами оргтехники: диктофоном, магнитофоном, приемно-переговорным устройством, факсом, ксероксом и др.;

· знать правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь – референт должен:

2.1. Обеспечивать информационное, документационное и организационно – техническое обслуживание генерального директора компании.

2.2. Совместно с генеральным директором осуществлять планирование рабочего дня.

2.3. Переводить с английского языка письма и документы, поступившие от зарубежных корреспондентов, и с русского языка на английский – документы, предназначенные для отправки за рубеж.

2.4. Готовить для генерального директора компании справочно-информационные и аналитические документы (обзоры, рефераты, справки, аннотации).

2.5. Получать документы, поступившие в адрес генерального директор, проводить их предварительное рассмотрение, готовить предложения по их дальнейшему рассмотрению и исполнению.

2.6. Принимать и передавать документы и информацию, поступившую по факсу и электронной почте в адрес генерального директора.

2.7. Контролировать качество подготовки, правильность составления и согласования документов, представляемых на подпись руководителю.

2.8. Передавать на отправку документы, подписанные руководителем.

2.9. Контролировать исполнение поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.10. Передавать на отправку документы, подписанные руководителем.

2.11.Контролировать исполнение поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.12. Организовать оперативное размножение документов по поручению руководителя.

2.13. Формировать, хранить, выдавать для работы документы, образующиеся в деятельности руководителя.

2.14. Обеспечивать хранение и защиту от несанкционированного доступа документов, содержащих конфиденциальную информацию.

2.15. Организовывать и принимать участие в проведении коллегиальных мероприятий (совещаний, заседаний, деловых переговоров руководителя).

2.16. Участвовать совместно с руководителем в составлении повестки дня коллегиальных мероприятий, обеспечивать рассылку повестки дня и приглашений участникам.

2.17. Обеспечивать протоколирование коллегиальных мероприятий и оформление протоколов заседаний.

2.18. Оперативно осуществлять телефонную связь руководителя, в том числе с иногородними и зарубежными абонентами.

2.19. Записывать в отсутствие руководителя телефонные сообщения, поступившие в его адрес, с последующим докладом.

2.20. Организовывать командировки сотрудников компании как внутри страны, так и за рубеж: готовить программу командировки, оформлять командировочное удостоверение, заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницу и т.д.

2.21. Организовывать личный прием руководителем представителей других организаций, сотрудников компаний и граждан.

2.22. Вести контроль за юбилейными и праздничными датами, составлять поздравления от имени руководства организации.

2.23. Выполнять отдельные поручения руководителя.

ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю за получением указаний и разъяснений.

3.2. Требовать от руководства необходимых средств для работы и создания благоприятных условий деятельности.

3.3. Запрашивать в подразделениях информацию об исполнении документов и поручений руководства, а также материалы для проведения коллегиальных мероприятий.

3.4. Пользоваться электронными правовыми базами данных, архивом организации, справочно-информационным фондом и другими источниками информации.

3.5. Принимать решения по оперативному рассмотрению и исполнению документов.

3.6. Участвовать в совещаниях, заседаниях при рассмотрении вопросов, входящих в его компетенцию.

3.7. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушение действующих норм и правил.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

4.1. Нарушение сроков представления документов руководству.

4.2. Низкое качество выполняемых работ, несоблюдение норм и правил подготовки и оформления документов.

4.3. Утрату официальных документов.

4.4. Разглашение конфиденциальной информации.

4.5. Использование представленных служебным положением прав в корыстных целях.

4.6. Нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретарь-референт осуществляет взаимоотношения:

5.1. С руководителем организации;

· получает устные задания и поручения, документы на исполнение;

· передает поступившие из других организаций, подразделений и от работников документы на резолюцию руководству, другие документы и информацию по требованию руководителя.

5.2. С подразделениями и работниками организации:

· получает документы и информацию для представления руководителю, сведения о ходе исполнения документов;

· передает документы с резолюцией руководителя на исполнение, устные поручения и задания руководителя.

 

Заместитель директора

В.А. Карамзина

 

Юрист

_____________ И.О.Ф.

01.10.07 год

 

С должностной инструкцией ознакомлен

__________________

А.Р. Новикова

01.10.2006год

 

В дело №22-45

___________

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение документу «Должностная инструкция»

2. К каким видам документов относится «Должностная инструкция»?

3. Для каких целей создается «Должностная инструкция»?

4. В чьи обязанности входит разработка «Должностной инструкции»?

5. Кто имеет право утвердить Должностную инструкцию?

6. Какие разделы включает в себя текст Должностной инструкции?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №7

ТЕМА: «Создание организационного документа:

Штатное расписание»

Цель: научиться создавать и оформлять документ «Штатное расписание» в MS Word угловым расположением реквизитов.

Ход урока:

Задание 1: Изучить теоретический материал.

Штатное расписание – это документ, в котором закрепляется должностное и численное состав предприятия.

Оно содержит: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Реквизиты: наименование организации (8), наименование вида документов (10), дата создания документа (11), регистрационный номер (12), место составления документа (14), граф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), подпись (22), виза согласования (24), оттиск печати (25), отметка об исполнении и направлении в дело (28).

Заголовочные реквизиты оформляются в таблице из трех колонок, угловым расположением реквизитов, т.к. «Штатное расписание» утверждается руководителем организации. Текс имеет вид таблицы. Оформляющие реквизиты: подпись руководителя организации, визы согласования главного бухгалтера и юриста, отметка об исполнении и направлении документа в дело.

 

Пример документа «Штатное расписание»:

 

Агентство «Эксперт» ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 23.11.2008 №34 г. Ярославль аппарата предприятия на 2009 год

УТВЕРЖДАЮ Штат в количестве 92 единиц с месячным фондом заработной платы 12000 рублей Директор Агентства «Эксперт» ________________В.А. Авдеев 23.11.2007

 

Наименование структурного подразделения	Наименование должности	Коли-чество штатных единиц	Должно-стные оклады	Над-бавки	Месячный фонд зара-ботной платы	Приме-чание
Бухгалтерия	Гл.бухгалтер Зам. главного бухгалтера Бухгалтер Кассир
Отдел кадров	Заведующий отделом кадров Заместитель зав. отдела кадров

 

 

Заместитель директора

______________

А.А. Миробизов

Главный бухгалтер

____________Н.Е. Круглова

23.11.2008

Юрист

___________ Н.Е.Смирнов

24.11.2008

В дело №02-23

____________23.12.2009

 

Задание 2: Выполните практическое задание.

1. Найдите, в прилагаемом документе, ошибки в оформлении реквизитов, исправьте эти ошибки.

2. Наберите текст документа 12 или 14 шрифтом Times New Roman.

3. Установите поля документа согласно ГОСТа Р6.30-2003 и формат бумаги А4 Файл – Параметры страницы.

4. Для оформления заголовочных реквизитов используйте таблицу из 1 строки и 3-х столбцов, т.к. 16 реквизит оформляется в третьей части документа.

5. Сохраните документ в папке своей группы под именем «Штатное расписание» Файл – Сохранить как – D - Home – Название группы – Организационные документы – Имя файла.

6. Покажите выполненное задание преподавателю.

 

АО «Старт» ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 23.11.07 Ярославль №34 Аппарата предприятия на 2008 год

Утверждаю Штат в количестве 100 единиц с месячным фондом заработной платы 12000 рублей Директор ТОО «Мир» ________________Авдеев В.А. 23.11.07

 

Наименова-ние структурного подразделения	Наименование должности	Коли-чество штат-ных единиц	Должно-стные оклады	Над-бавки	Месяч-ный фонд зара-ботной платы	Приме-чание
Бухгалтерия	Гл.бухгалтер Зам. главного бухгалтера Бухгалтер Кассир
Отдел кадров	Заведующий отделом кадров Заместитель зав. отдела кадров

 

 

Заместитель директора	_____________________	Миробизов А.А.
Главный бухгалтер ____________Круглова Н.Е. 23.11.07		Юрист ___________ Смирнов Н.Е. 24.11.07

В дело 02-23

23.12.2008

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение документу «Штатное расписание».

2. К каким видам документов относится «Штатное расписание»?

3. Для чего и когда составляется «Штатное расписание»?

4. Какие должностные лица обладают правом подписывать и утверждать этот документ?

5. С кем согласовывается содержание текста документа Штатное расписание?

6. Как часто разрабатывается Штатное расписание на предприятиях, организациях или учреждениях?

ПРАКТИЧЕКОЕ ЗАНЯТИЕ №8

ТЕМА: «Создание организационного документа: Положение о службе документационного обеспечения управления»

Цель: научиться создавать и оформлять документ «Положение» в MS Word угловым расположением реквизитов.

Ход урока:

Задание 1: Изучить теоретический материал.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работ.

Существует несколько видов положений: Положение о персонале, Положение о структурном подразделении, Положение об организации.

Положение о структурном подразделении создается, если структуру организации входит несколько подразделений, и для каждого из них оно разрабатывается. Разрабатывается руководителем структурного подразделения и им подписывается, согласовывается с зам. директора организации, юристом и утверждается директором.

Документ состоит из следующих реквизитов: наименование организации (8), наименование вида документа (10), дата составления документа (11), регистрационный номер (12), место создания (14), гриф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), подпись (22), оттиск печати (25), виза согласования (24), отметка об исполнении и направлении документа в дело (28).

Заголовочные реквизиты оформляются в таблице из трех колонок, угловым расположением реквизитов. Текст состоит из разделов, названия разделов нумеруются римскими цифрами, последующие пункты оформлены многоуровневым списком.

Пример документа «Положение»:

 

АО «Ампер» ПОЛОЖЕНИЕ 22.11.2007 №32/04-20 г. Ярославль о службе документационного обеспечения

УТВЕРЖДАЮ Директор АО «Ампер» ____________ П.Г. Ерохин 01.11.2007

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ:

1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций организации.

1.2. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.3. Наименование и структура ДОУ устанавливается в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций.

1.4. Нормирование труда работника службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.

1.5. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное распределение работ пот сложности выполнения и квалификации исполнителей.

1.6. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления, другими действующими актами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ:

2.1. Основной деятельностью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. сокращение документооборота, количества форм документов;

2.1.3. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

 

Начальник службы ДОУ

А.С. Федорова

Юрист

_______________М.В. Сергеев

22.11.2007

 

 

В дело №33-33

____________23.12.2008

 

Задание 2: Выполните практическое задание.

1. Найдите, в прилагаемом документе, ошибки в оформлении реквизитов, исправьте эти ошибки.

2. Наберите текст документа 12 или 14 шрифтом Times New Roman.

3. Установите поля документа согласно ГОСТа Р6.30-2003 и формат бумаги А4 Файл – Параметры страницы.

4. Для оформления заголовочных реквизитов используйте таблицу из 1 строки и 3-х столбцов, т.к. 16 реквизит оформляется в третьей части документа.

5. Текс оформить многоуровневым нумерованным списком Форма – Список – Многоуровневый.

6. Сохраните документ в папке своей группы под именем «Положение» Файл – Сохранить как – D - Home – Название группы – Организационные документы – Имя файла.

7. Покажите выполненное задание преподавателю.

 

АО «Ампер» ПОЛОЖЕНИЕ 22.11.2007 №2 Ярославль О службе документационного обеспечения

УТВЕРЖДАЮ Директор АО «Ампер» ____________01.11.06

Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций организации.

1.2. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.3. Наименование и структура ДОУ устанавливается в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций.

1.4. Нормирование труда работника службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.

1.5. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное распределение работ пот сложности выполнения и квалификации исполнителей.

1.6. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления, другими действующими актами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Основной деятельностью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. сокращение документооборота, количества форм документов;

2.1.3. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

 

Начальник службы ДОУ

А.С. Федорова

Юрист

_______________М.В. Сергеев

22.11.2007

 

 

В дело №33-33

23.12.2008г.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение документу «Положение».

2. К каким видам документов относится «Положение»?

3. Для чего и когда составляется этот документ?

4. Какие должностные лица обладают правом подписывать, согласовывать и утверждать этот документ?

 

Практическое занятие №9

Тема: «Создание организационного документа:

Правила внутреннего трудового распорядка»

Цель: научиться создавать и оформлять документ «Правила внутреннего трудового распорядка» в MS Word угловым расположением реквизитов.

Ход урока:

Задание1: Изучить теоретический материал.

Вторым по важности организационным документом Предприятия являются правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с трудовым законодательством РФ: порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы, время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Обычно правила внутреннего трудового распорядка оформляются в виде приложения к коллективному договору (см. ст. 190 ТК РФ). Документ утверждается руководителем организации, при этом учитывается мнение представительного органа работников Предприятия.

Документ состоит из следующих реквизитов: наименование организации (8), наименование вида документа (10), дата составления документа (11), регистрационный номер (12), место создания (14), гриф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), подпись (22), оттиск печати (25), гриф согласования (23), виза согласования (24), отметка об исполнении и направлении документа в дело (28).

Заголовочные реквизиты оформляются в таблице из трех колонок, угловым расположением реквизитов. Текст состоит из разделов, названия разделов нумеруются римскими цифрами, последующие пункты оформлены многоуровневым списком.

Пример документа «Правила внутреннего трудового распорядка»:

 

Открытое Акционерное Общество «Гигант» ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА 12.09.2007 №125 г. Ярославль рабочих и служащих ОАО «Гигант»

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Гигант» ____________ В.П. Репин 12.09.2007

I. Общие положения

1.1. Исходя из общепризнанных принципов и норм международного права и в соответствии с Конституцией РФ основными принципами правового регулирования трудовых отношений на открытом акционерном обществе (ОАО) «Гигант» (далее – Предприятие) признаются:

1.1.1.Свобода труда, включая право на труд, который каждый свободно выбирает или на который свободно соглашается, право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род деятельности.

1.1.2. Запрещение принудительного труда и дискриминации в сфере труда.

1.1.3. Защита от безработицы и содействие в трудоустройстве.

1.1.4. Обеспечение право каждого работника на справедливые условия труда, в том числе на условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены, права на отдых, включая ограничение рабочего времени, предоставление ежедневного отдыха.

1.1.5. Равенство прав и возможностей работников.

1.1.6. Обеспечение права работников на участие в управлении предприятием в предусмотренных законом формах.

1.1.7. Обязательность возмещения вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

1.1.8. Обеспечение права каждого на защиту государством его трудовых и свобод, в том числе в судебном порядке.

1.1.9. Обеспечение права на разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, а также права на забастовку в порядке, установленном трудовым законодательством РФ.

1.1.10. Обеспечение права представителей профессиональных союзов осуществлять профсоюзный контроль за соблюдением трудового законодательства.

1.1.11. Обеспечение права на обязательное социальное страхование работников.

1.1.12. Настоящие правила внутреннего трудового распорядка имеют целью способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени, высокому качеству работ, повышению производительности труда рабочих и служащих.