выяснение сходства и различия в оформлении»
Цель: Научиться оформлять заголовочные реквизиты продольным и угловым способами расположения, выяснение сходства и различия в оформлении.
Ход урока:
Задание 1. Изучить теоретический материал.
11 – Дата документа; дата подписания документа, оформляется всегда с ППП, бывает трех видов: регистрационная дата – дата месяца и месяц оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Пример:
06.04.2007
европейский стандарт – последовательно полно противоположная регистрационной дате. Пример:
2007.04.06
дата на финансовых документах (словесно-цифровой) оформляется: день месяца двумя арабскими цифрами, месяц прописью, год четыре арабские цифра и слово «год». Пример:
06 апреля 2007 года
12 – Регистрационный номер документа; оформляется при угловом – на одной строке с датой, через пробел; при продольном – на одной строке с датой, в третьей части документа. Может быть как простым, так и составным. Пример углового способа:
12.03.2007 № 117
Пример продольного способа:
12.03.2007 № 01/04-35
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа; включает в себя регистрационный номер и дату документа на который должен быть дан ответ; оформляется с ППП, отделяется двойным интервалом. Пример:
На № 02/05-16 от 12.02.2007
14 – Место составления или издания документа; выглядит на наименование населенного пункта с указанием его статуса (город, поселок, село, деревня). Статус может не указываться в том случает, если является городом федерального назначения (сталица), если в наименовании города употребляются корни –град- или –бург-, что уже обозначает «город». Оформляется при угловом – с ППП, при продольном – по центру. Пример
Москва
Санкт-Петербург
д. Иваньково
15 – Адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Адресат оформляют на письмах, докладных и объяснительных записках, заявлениях. Располагается в правом верхнем углу, начиная с середины документа.
Способы оформления адресата:
- Для внутренних документов указывается должность работника которому адресован документ в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией. Например:
Директору АО «МИР»
А.П. Рогожину
- Для внешних документов кроме должности, имени, отчества и фамилии указываются, справочные (почтовые) данные. Например:
Директору АО «МИР»
А.П. Рогожину
150000, г. Ярославль,
ул. Чехова, д.12.
- Если документ предназначен физическому лицу, то адресат оформляют следующим образом:
Авдееву М.Е.
ул. Чехова, д.6 кв. 7,
г. Ярославль, 150002
16 Гриф утверждения. Существует перечень документов, которые не могут иметь юридическую силу, не будут введены в действие их авторами простым подписанием без их утверждения руководителем организации.
Процедура утверждения санкционирует содержание документа.
Реквизит располагается в верхнем правом углу документа в 3-й части. Место для подписи должностного лица оформляется через полуторный межстрочный интервал.
При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения выглядит следующим образом:
| УТВЕРЖДАЮ Директор АО «Обои -М» ___________ Е.Н. Кривов 12.12.2007 |
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:
| УТВЕРЖДЕНО Протоколом профкома ЯГМК от 19.06.2007 №12 |
Слово “Утверждаю” печатается заглавными буквами, выделяется жирным шрифтом.
Наименование утверждающего документа указывается в творительном падеже с его регистрационным номером и датой.
В реквизите допускается центровать элементы относительно самой длинной строки.
17 Резолюция – это надпись на документе сделанная от руки соответствующим руководителем при рассмотрении при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затрудненному в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя.
Резолюция составляется в правой верхней части документа, между реквизитами “Адресат” и “Текст” она включает в себя фамилию (-ии) исполнителя (-ей), содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Например:
Лушину Т.П.
Подготовить смету
и проект договора
к 10.12.2007
Смирнов
05.12.2007
Резолюция может быть оформлена на отдельном бланке формата А6 с напечатанным типографическим способом фамилией руководителя. Например:
| Резолюция К письму АО «Импульс» от 01.12.2007 №134 (ссылка на документ) Котову В.А. Подготовить проект дополнительного соглашения к 10.12.2007 | |||
|
18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, является продолжением вида документа.
Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
Акт (чего?) ревизии кассы
Указание (о чем?) о проведении ремонтных работ
Начинается заголовок обычно с предлога “О” или “Об”. Печатается с 1-й печатной позиции с маленькой буквы. Исключение: письмо) заголовок к тексту оформляется с большой буквы, т.к отсутствует название вида документа). До и после заголовка ставят 2-3 интервал.
Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опускать.
В конце реквизита точка не ставиться.
19 Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Обычно это распорядительные документы. Документ снимается с контроля 28 реквизитом.
Отметка наноситься делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решения о контроле документа.
Она представляет собой крупную букву “К” или слово “ КОНТРОЛЬ ” (ставиться специальным штемпелем).
Реквизит располагают на верхнем поле документа в правом углу или напротив “заголовка к тексту”.
20 Текст – это центральный основной реквизит. Оформляется официально – деловым стилем, должен быть объективным, достоверным, четким, лаконичным, простым для восприятия.
Текст составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения их структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Реквизит может состоять и из одной части.
Текст документа делится на абзацы, может так же делиться на разделы, пункты и подпункты которые нумеруются арабскими цифрами. Если список многоуровневый, то цифры разделяются точками.
Задание 2. Выполнить практическое задание.
1.Открыть текстовый редактор MS Word.
2. Оформить заголовочные реквизиты (с 11 по 19) двумя способами расположения элементов: угловым и продольным.
3. Выполненное задание показать преподавателю.
Контрольные вопросы:
1. Расскажите, в каком случае документы принято оформлять угловым, а в каком продольном способами?
2. Расскажите, какой ГОСТ определяет правила оформления и состав реквизитов документа?
3. Расскажите о правилах оформления реквизита «Дата документа»?
4. Расскажите о правилах оформления реквизита «Регистрационный номер документа»?
5. Расскажите о правилах оформления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
6. Расскажите о правилах оформления реквизита «Место составления или издания документа»?
7. Расскажите о правилах оформления реквизита «Адресат»?
8. Расскажите о правилах оформления реквизита «Гриф утверждения»?
9. Расскажите о правилах оформления реквизита «Резолюция»?
10. Расскажите о правилах оформления реквизита «Заголовок к тексту документа»?
11. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о контроле»?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №5
ТЕМА: «Оформление оформляющих реквизитов (с 21 по 30)»
Цель: Научиться оформлять оформляющие реквизиты. Отметить разные ситуации по оформлению и научиться находить нужный вариант оформления реквизита.
Ход урока:
Задание 1. Изучить теоретический материал.
21 Отметка о наличии приложении предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с присылаемым документом один комплект.
Отметка оформляется после текста с 1-й печатной позиции через 2–3 интервала выше реквизита “подпись”. После слова “Приложение” ставиться двоеточие.
Если в тексте документа дается название документа – приложения, то реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: на10 л. в 3 экз.
Если в тексте документа не названы названия документов - приложений, то реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л.2 экз.
2.Смета расходов 3 л. 2экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.
В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут “Приложение №” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 08. 01.2007 № 319
22 Подпись. Правом подписи управленческих документов обладают руководители организаций их заместители, руководители структурных подразделений, их заместители в соответствии с их компетенцией.
Доклады, докладные записки, справки, информационно - справочного характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа.
Этот реквизит состоит из трех элементов: наименование должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (включает в себя имя, отчество и фамилию). Например:
| Директор | Асов | Р.М. Асов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
| Директор | Асов | Р.М. Асов |
| Заведующая отделом кадров | Петрова | К.М. Петрова |
Если документ подписывают несколько лиц равной должности, то их подписи располагают на одном уровне. Например:
| Директор «Мосбанка» ___________ А.А. Рябинов 12.03.2007 | Директор «Ярбанка» ________ А.Н. Смирнов 12.03.2007 |
В документах, составленных комиссией (например, Акт ревизии), указываются не фактические должности лиц, подписывающих документ, а их должность в составе комиссии. Например:
| Председатель | ____________ | Р.М. Асов |
| Члены комиссии: | ____________ ____________ ____________ | Р.М. Асов А.К. Смирнов В.Е. Носов |
Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставятся сокращения «Зам», «И.О.» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование при этом косой черты перед должностью и после нее недопустимо!
23 Гриф согласования оформляется на документах прошедших внешнее согласование. Пример: Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других проходят внешнее согласование.
Для того чтобы определенный документ обладал юридической силой, он должен быть согласован с выше стоящей организацией или определенным должностным лицом.
Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей слева или выноситься на отдельный лист согласования который является приложением к подлиннику документа.
Реквизит включает слово “СОГЛАСОВАННО”, должность руководителя, содержащую наименование организации с который согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАННО
Начальник управления
Административного обеспечения
_______________ Р.М. Лужин
20.08.2007
При согласовании документа другим документом реквизит выглядит следующим образом:
СОГЛАСОВАННО
Письмо министра связи
от 13. 08.2007 №12/34 - 09
24 Визы согласования оформляются на документах прошедших внутреннее согласование. Согласование документа проводиться в тех случая, когда возникает необходимость его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка производиться с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.
Согласование производится для подтверждения одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе.
Реквизит располагается ниже подписи с лева с 1пп или оформляется на отдельном листе.
При визировании документа указывают наименовании должности. Личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:
Юрист
_______________ М.С. Ганичев
05.11.2007
При наличии замечания к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются (пишется от руки визирующим)
_________________М.С. Ганичев
05.11.2007
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируется распорядтельным документом руководителя организации.
25 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах удостоверяющих право лиц фиксирующих различные факты. Документы заверяют печатью организации.
Заверение печатью это особый способ удостоверения подлинности документов, подтверждения их юридической силы.
Реквизит ставят на подпись таким образом, чтобы захватить должность и саму подпись должностного лица.
26 Отметка о заверении копии. Данный реквизит оформляется только на копиях для придания им юридической силы.
Реквизит включает в себя заверительную подпись “ВЕРНО”, должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (ФИО), дату заверения. Оформляется с первой печатной позиции ниже реквизита “ПОДПИСЬ”. Например:
| Верно Секретарь 12.04.2007 | __________________ | А.А. Курдикова |
27 Отметка об исполнителе содержит информацию, о должностном лице, которое подготовило документ. Реквизит используется, для того чтобы при возникающих вопросах можно было обратиться к этому человеку.
Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с 1пп на 2 – 3 интервала ниже реквизита “ПОДПИСЬ” может быть оформлен в трех вариантах
а) Инициалы, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:
И.И Сидоркин
709 44 05
б) Имя, отчеств, фамилия исполнителя полностью и номер телефона. Например:
Анна Сергеевна Петрова
55 66 89
в) Фамилия и номер телефона
Сидоренко
2 29 93
28 Отметка об исполнении и направлении документа в дело. Этот Реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Реквизит оформляется с 1 пп и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Пример:
“Подготовлено письмо” №56/67 – 08 от 28.11.2005
В дело № 08 – 15 исполнитель ___________Б.Л. Седова
При отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова “В дело”, номер дела в котором будет храниться документ. Например:
В дело № 05 -01
________08.01.2005
29 Отметка о поступлении документа в организацию ставиться в правом углу нижнего поля входящих документов и включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа. В необходимых случаях указываются часы и минуты.
Реквизит оформляется от руки или специальным штемпелем. Например:
| №12/23-12 12.03.2007 12ч. 20минут |
30 Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул) проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные установленные в организации. Например:
D/ home/ AC 1-31/ Организационные документы/ Должностная инструкция/ А.П. Седова/ 18. 11.20005
Задание 2. Выполнить практическое задание.
1.Открыть текстовый редактор MS Word.
2.Оформить заголовочные реквизиты (с 21 по 30).
3.Выполненное задание показать преподавателю.
Контрольные вопросы:
1. Расскажите в каком случае документы принято оформлять угловым, а в каком продольном способами?
2. Расскажите какой ГОСТ определяет правила оформления и состав реквизитов документа?
3. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о наличии приложения»?
4. Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись»?
5. Расскажите о правилах оформления реквизита «Гриф согласования»?
6. Расскажите о правилах оформления реквизита «Визы согласования»?
7. Расскажите о правилах оформления реквизита «Оттиск печати»?
8. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о заверении копии»?
9. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка об исполнителе»?
10. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка об исполнении и направлении документов в дело»?
11. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию»?
12. Расскажите о правилах оформления реквизита «Идентификатор электронной копии документа»?
