Для кожного рівня організації роботи бухгалтерії повинні бути визначені функціональні обов'язки, повноваження, права і відповідальність. Досягти цього можна лише за умови створення на підприємстві системи організаційних регламентів – нормативних документів внутрішнього порядку, які визначають повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та працею виконавців. В систему організаційних регламентів входять:
· Положення про бухгалтерську службу підприємства.
· Положення про сектор (групу) бухгалтерської служби.
· Положення про посади (посадові інструкції).
Регламентація праці облікових працівників ґрунтується на кваліфікаційних характеристиках, які встановлені Класифікатором професій України ДК 003:2010, затвердженим Наказом державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики, який функціонував з 2002 по 2011 рр. та реорганізовано в Державну інспекцію України з питань захисту прав споживачів http://www.dsiu.gov.ua/. Назва посад усіх працівників повинна відповідати назвам, зазначеним у даному класифікаторі (табл. 4.4) http://www.vobu.com.ua/img/custom/Classifier/13/file_rus.pdf.
Важливий момент в організації обліку – це визначення функцій служби підприємства, що забезпечує ведення бухгалтерського обліку, та посадових обов'язків кожного співробітника цієї служби. Для цього на підприємстві затверджується Положення про структурний підрозділ (Положення про бухгалтерію).
Положення про структурний підрозділ підприємства – це документ, що регламентує діяльність підрозділів та визначає його статус, місце в системі управління та внутрішню організацію.
Таблиця 4.4
Професійні назви робіт працівників бухгалтерського обліку згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010.
| Код класифікатора професій | Професійна назва робіт |
| Головний бухгалтер | |
| Головний касир | |
| Головний ревізор | |
| Директор фінансовий | |
| Завідувач каси | |
| Завідувач цехової бухгалтерії | |
| Начальник фінансового відділу | |
| Начальник централізованої бухгалтерії | |
| 2411.1 | Науковий співробітник (аудит, бухгалтерський облік) |
| 2411.2 | Аудитор |
| 2411.2 | Бухгалтер (з дипломом спеціаліста) |
| 2411.2 | Бухгалтер-експерт |
| 2411.2 | Бухгалтер-ревізор |
| 2411.2 | Консультант з податків і зборів |
| 2433.2 | Аналітик консолідованої інформації |
| 2441.2 | Аналітик з інвестицій |
| 2441.2 | Аналітик з кредитування |
| 2441.2 | Економіст з бухгалтерського обліку та аналізу господарської діяльності |
| 2441.2 | Економіст з податків і зборів |
| 2441.2 | Економіст з фінансової роботи |
| Асистент бухгалтера-експерта | |
| Бухгалтер | |
| Касир-експерт | |
| Касир (на підприємстві, в установі, організації) |
Правильна організація роботи облікового апарату залежить від того, наскільки точно визначено правове становище, адміністративна і функціональна підпорядкованість бухгалтерії.
Положення про бухгалтерію розробляється головним бухгалтером спільно з колективом бухгалтерії, узгоджується з усіма головними спеціалістами (службами) і затверджується керівником організації.
При розробці Положення про бухгалтерію керуються діючими законодавчими актами, інструкціями і наказами вищестоящих організацій з питань ведення бухгалтерського обліку.
Положення повинне містити такі розділи (табл. 4.5).
Таблиця 4.5
Розділи Положення про бухгалтерію
| Назва розділу | Зміст розділу |
| Загальні положення | Повна назва відділу, його місце в організаційній структурі підприємства, керівник відділу, безпосереднє підпорядкування відділу. Внутрішня структура підрозділу, перелік підрозділів, що входять у відділ. Порядок розподілу обов'язків між підрозділами і працівниками відділу. Перелік основних і локальних актів, якими відділ керується у своїй діяльності. |
| Завдання | Містить перелік загальних і конкретних завдань, виконання яких покладено на бухгалтерію. Це, зокрема, організація бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності і контроль за економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, збереженням власності підприємства. |
| Функції | · формування облікової політики; · робота з підготовки та прийняття робочого плану рахунків, форм первинних облікових документів; · порядок проведення інвентаризацій; · контроль за проведенням господарських операцій; · технологія обробки бухгалтерської інформації та порядку документообігу; · організація бухгалтерського обліку і звітності в організації на основі максимальної централізації обліково-обчислювальних робіт і застосування технічних засобів та інформаційних технологій; · формування повної бухгалтерської інформації про діяльність організації; · розробка і здійснення заходів щодо зміцнення фінансової дисципліни та ін. |
| Права | Фіксує права бухгалтерії, які реалізуються в процесі виконання її завдань і функцій. У ньому вказується, що бухгалтерія розробляє положення та інструкції щодо внутрішньогосподарської організації бухгалтерського обліку, контролю і звітності, які є обов'язковими для всіх підрозділів підприємства, його фахівців та інших працівників, пов'язаних з веденням обліку. Всі підрозділи підприємства зобов'язані дотримуватися порядку оформлення операцій і подання необхідних документів і відомостей. Бухгалтерія має право контролю за нормами витрат сировини, матеріалів, витрат праці і інших норм, організації приймання, зберігання матеріальних цінностей. |
| Закінчення таблиці | |
| Працівники бухгалтерії мають право не приймати до виконання й оформлення документи по операціях, які суперечать законодавству; · за погодженням з керівником організації залучати експертів і фахівців в області бухгалтерського обліку для консультацій, рекомендацій; · у випадку виявлення незаконних дій посадових осіб (приписок, нецільового використання коштів та інших порушень і зловживань) доповідати керівництву підприємства для вжиття заходів і ін. | |
| Взаємовідносини (службові зв'язки) з іншими підрозділами | Дається характеристика взаємозв'язків бухгалтерії з усіма службами (планово-економічний відділ, виробничі і технічні підрозділи, відділи контролю якості, відділ збуту, відділ матеріально-технічного постачання, відділ маркетингу, відділ організації та оплати праці) з формування як вхідних, так і вихідних потоків облікової інформації. Правильне встановлення взаємовідносин бухгалтерії з усіма службами та підрозділами підприємства має виключно важливе значення для своєчасного і точного формування облікової інформації, а також забезпечення фахівців і керівників структурних підрозділів даними для контролю за роботою окремих підрозділів підприємства і прийняття управлінських рішень. |
| Відповідальність | Включає перелік основних позицій, за якими бухгалтерія несе відповідальність. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій бухгалтерії несе головний бухгалтер, на якого покладається персональна відповідальність у випадку: · неправильного ведення бухгалтерського обліку; · прийняття до виконання й оформлення документів з операцій, що суперечать встановленому порядку; · несвоєчасної і неправильної вивірки операцій по рахунках у банках, розрахунків з дебіторами і кредиторами; · порушення порядку списання з бухгалтерських балансів недостач та інших втрат; · несвоєчасного проведення в структурних підрозділах організації перевірок і документальних ревізій; · складання недостовірної бухгалтерської звітності з вини бухгалтерії та ін. |
Дане положення – це локальний акт підприємства, який затверджується у порядку, визначеному установчими документами підприємства (ст. 64 Господарського кодексу).
Додатковими розділами можуть бути: порядок стимулювання праці працівників відділу, порядок розширення, реорганізації та ліквідації відділу.
На підставі затвердженого Положення розробляються посадові інструкції, при складанні яких слід керуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників http://www.dnaop.com/html/31666/doc-dovidnika-kvalifikacijnih-kharakteristik-profesij-pracivnikiv/, в якому наводяться основні формулювання завдань та обов'язків працівників, кваліфікаційні вимоги, вказівки, обсяг знань працівника тієї чи іншої посади.
Важливим етапом розробки структури бухгалтерії є формування системи посад, що залежать від характеру, складу і обсягу облікових робіт на підприємстві. Облікова робота апарату бухгалтерії залежить від правильної розстановки і використання її працівників, чіткого виконання ними своїх обов'язків.
Обов'язки працівників бухгалтерії конкретизуються шляхом розробки посадових інструкцій. Посадова інструкція чітко визначає і закріплює конкретні обов'язки, права і несе персональну відповідальність кожного працівника бухгалтерії. Наявність таких інструкцій дозволяє обґрунтовано проводити підбір і розстановку кадрів, підвищення їх кваліфікації, заходів щодо поліпшення умов праці, зміцнення трудової дисципліни. Посадові інструкції дають можливість об'єктивно оцінювати результати роботи кожного виконавця і всього колективу бухгалтерії, матеріально і морально стимулювати працівників залежно від кількості та якості вкладеної праці, обґрунтовано застосовувати заходи дисциплінарного та морального впливу за невиконання покладених на них обов'язків.
Посадова інструкція – це документ, у якому розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, завдань, програм, функцій, форм і методів управління, інформації, технічних засобів управління, обов'язків і відповідальності.
Процес розробки посадових інструкцій вимагає великої підготовчої роботи та активної участі в ній всіх працівників бухгалтерії. Насамперед, проводиться класифікація облікових робіт за рівнем складності, що дозволяє рівномірно розподілити обов'язки між окремими виконавцями. Більш відповідальні ділянки роботи слід доручати кваліфікованим працівникам. Необхідно визначити перелік посадових осіб та керівників виробничих підрозділів, в обов'язки яких входить оформлення первинних документів з обліку праці і виконаних робіт, надходження з виробництва готової продукції, витрачання матеріальних ресурсів.
Посадові інструкції для працівників бухгалтерії розробляються головним бухгалтером спільно з юридичною службою. Якщо організаційну основу бухгалтерії складають сектори (групи, відділи), то в роботі приймають участь і керівники секторів (груп, відділів).
Структура типової посадової інструкції облікового працівника:
· назва посади;
· загальні положення – визначаються підпорядкованість працівника, порядок його призначення та звільнення, перераховуються законодавчі, нормативні і інструктивні матеріали, якими повинен керуватися працівник при виконанні своїх професійних обов'язків;
· цілі та завдання – діяльність посадової особи повинна бути спрямована на виконання ряду конкретно окреслених завдань, які випливають із загальних завдань структурного підрозділу і об'єкту управління в цілому;
· права – викладаються права працівника, необхідні для виконання покладених на нього обов'язків. Ці права зумовлюються необхідністю взаємодії з іншими працівниками бухгалтерії, службами і виробничими підрозділами підприємства і визначаються чинним законодавством, нормативними та інструктивними документами.
· обов'язки – вказується перелік робіт, виконуваних працівником (оформлення, прийом, контроль і обробка відповідних первинних документів, складання зведених нагромаджувальних відомостей, ведення регістрів синтетичного й аналітичного обліку, складання звітності, оформлення документів для здачі в архів);
· відповідальність – перераховуються функції, за виконання яких працівник несе персональну відповідальність. Конкретна розробка даного розділу сприяє точному виконанню вимог технології та організації облікового процесу та фінансової діяльності, суворого дотримання нормативних актів, посилення бухгалтерського контролю за виробничою і господарсько-фінансовою діяльністю підприємства, виховує у працівників почуття відповідальності та усвідомлення суспільної значущості займаної посади;
· взаємозв'язок з іншими посадовими особами – фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: між керівником і підлеглими та відносини функціонального характеру, тобто з рівними за рангом на основі співробітництва, координації, взаємних консультацій;
· критерії оцінки виконання обов'язків – у першу чергу, вони стосуються обов'язковості проходження посадової інструкції; крім того, критерії повинні припускати мотивацію, відповідне моральне і матеріальне стимулювання якісного виконання посадових обов'язків;
· оклад і премія;
· порядок призначення, звільнення і заміщення посади;
· висновки.
Для того щоб посадові інструкції були дієвими, при їх розробці слід уникати трафаретності. Зокрема, відповідно до трьох основних категорій управлінського персоналу, слід диференціювати посадові інструкції трьох видів: для керівників, спеціалістів, технічних виконавців. Для конкретизації посадових інструкцій важливо провести детальне обстеження в розрізі діяльності, процедур і функцій кожного працівника, охарактеризувати його діяльність, визначити напрями її оптимізації.
Посадові інструкції складаються в двох примірниках і затверджуються керівником організації. Один з них під розписку вручається працівникові, а другий зберігається у справах бухгалтерії.
Посадові інструкції працівників бухгалтерії повинні періодично уточнюватися з метою врахування в них усіх змін в організації та управлінні виробництвом, технології облікового процесу, інших факторів.
Вона розробляється до конкретної штатної посади. Призначається на посаду бухгалтер наказом керівника.
4. Графічний метод планування облікових робіт
Планування роботи облікового апарату бухгалтерії традиційно здійснюється за допомогою графічного методу. У графіках табличної форми або мережевому графіку вказується перелік облікових робіт, плановані терміни їх виконання, прізвище відповідального за виконання і той, кому робота передається (табл. 4.6, 4.7).
Таблиця 4.6
Структурний графік роботи сектору з обліку матеріалів
| Комплекси і види робіт | Терміни виконання | Виконавець | Кому передається робота |
| 1. Облік витрачання матеріалів: | |||
| 1.1. Отримання первинних документів: а) зі складу; б) з цехів. | Щодня 5, 10, 15, 20, 25, 30 | Бухгалтер бухгалтер | ОЦ ОЦ |
| 1.2. Отримання і перевірка машинограм з витрат матеріалів | Щодня 10,20,30 | бухгалтер | Старший бухгалтер виробничого відділу |
| 1.3. Звірка даних складського та бухгалтерського обліку | Щодня | Бухгалтер, завідуючий складом | Старший бухгалтер виробничого відділу |
| 2. Облік приходу матеріалів | |||
| 3. Облік результатів інвентаризації | |||
| 4. Облік переоцінки |
Таблиця 4.7
Індивідуальний графік роботи бухгалтера по обліку реалізації готової продукції
| Види робіт | Термін виконання | Час виконання |
| 1. Графік робочого дня | ||
| 1.1. Оформлення документів на відпуск продукції залізничним транспортом | Щодня | 8.00–10.00 |
| 1.2. Оформлення документів на відпуск продукції покупцям самовивозом | Вівторок, четвер | 10.00–11.00 |
| 1.3. Підготовка документів (платіжних вимог) і передача їх покупцем банку | Щодня | 11.00–12.00 |
| 1.4. Розробка документів і складання облікових регістрів | Понеділок, п'ятниця | 13.00–16.00 |
| 2. Графік місяця | ||
| 2.1. Перевірка здавальних накладних | 10, 20, 29 числа | 16.00–18.00 |
| 2.2. Відкриття карток складського обліку | За необхідністю | 8.00–9.00 |
| 2.3. Перевірка машинограм про випуск продукції на склад | 1, 15 числа | 1 день |
| 2.4. Вивчення нових нормативних актів та підвищення кваліфікації | Понеділок, п'ятниця | 16.00–17.00 |
