ТЕМА 4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ОБЛІКОВОГО АПАРАТУ
1. Побудова структури облікового апарату.
2. Визначення чисельності облікового апарату.
3. Порядок регламентації прав та обов'язків облікових працівників.
4. Графічний метод планування облікових робіт.
5. Ергономічні аспекти праці бухгалтерів.
6. Відповідальність бухгалтера.
7. Організація праці бухгалтерів під час зовнішніх перевірок.
8. Відповідальність бухгалтера на етапі передачі справ.
9. Етика професійного бухгалтера.
Побудова структури облікового апарату.
Організація роботи облікового апарату включає:
· формування структури облікового апарату,
· визначення його завдань і функцій,
· розробку регламентів облікового, контрольного і аналітичного процесів, а також посадових регламентів для облікового апарату.
Організаційна побудова облікового апарату – форма поділу і кооперації праці, яка передбачає розподіл усього комплексу обліково-контрольних та аналітичних робіт між виконавцями.
Форми організаційної побудови облікової служби:
· централізована, – весь обліковий апарат як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику, головному бухгалтеру;
· децентралізована – частина облікового апарату з методологічних питань підпорядкована головному бухгалтеру, а адміністративно – адміністративно-господарському керівникові (наприклад, начальнику цеху).
В апараті облікової служби, як правило, утворюються підрозділи у вигляді груп, секторів, підвідділів, бюро і т. п. В цих підрозділах організація робіт здійснюється за одним з наступних принципів поділу праці:
· оперативно-виробничий – використовується, якщо підрозділи створюються за топологічною ознакою: сектор обліку оплати праці, сектор обліку матеріалів тощо;
· функціональний – вимагає такого формування підрозділів, при якому групи або сектори утворюються за ознакою однорідності робіт: прийом документів, таксування і т. д.
Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» виділяє 4 форми ведення бухгалтерського обліку (рис. 4.1):
| Форми ведення бухгалтерського обліку |
    |
Рис. 4.1. – Форми ведення бухгалтерського обліку відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
1. Ведення бухгалтерського обліку штатними працівниками використовується на практиці найчастіше. Згідно ст. 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/436-15/page3. Тому питання про те, якою буде структура служби, що забезпечує ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, підприємство вирішує самостійно.
Переваги цієї форми:
- зацікавленість бухгалтера в результатах діяльності підприємства;
- обізнаність і володіння бухгалтером інформацією про специфіку, особливості організації виробництва, проблеми підприємства;
- постійний контроль діяльності бухгалтера з боку керівництва і власників.
2. Ведення бухгалтерського обліку підприємцем – спеціалістом з бухгалтерського обліку. Ця форма досить широко використовується на практиці. Відносини з бухгалтером оформляються цивільно-правовим договором на надання послуг, в якому:
- чітко формулюють обов'язки, що повинен виконувати підприємець (перелік документів, терміни їх складання, право підпису тощо);
- вказують спосіб і періодичність оплати наданих послуг;
- передбачають штрафні санкції за порушення умов договору.
Бухгалтер-підприємець, що надає послуги за цивільно-правовим договором, несе повну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству його діями (на відміну від штатного бухгалтера, якого можливо притягнути лише до обмеженої матеріальної відповідальності в межах середнього місячного заробітку).
Переваги цієї форми:
- економія на витратах на оплату праці, на придбання комп'ютерної техніки та програм для ведення бухгалтерського обліку;
- підприємець повністю відповідає за шкоду, заподіяну підприємству.
Проте притягнути підприємця до дисциплінарної відповідальності неможливо, оскільки дисциплінарна відповідальність згідно з Кодексом законів про працю може бути застосовна тільки до штатних працівників, яким підприємець в даному випадку не є http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/322-08.
3. Ведення бухгалтерського обліку спеціалізованим підприємством. Для цієї форми організації бухгалтерського обліку характерне укладення цивільно-правового договору між підприємством та юридичною особою, яка спеціалізується на наданні бухгалтерських послуг (аудиторська або консалтингова фірма), в якому встановлюються права та обов'язки сторін, відповідальність і право підписання первинних документів.
4. Самостійне ведення бухгалтерського обліку власником підприємства або його керівником. Ця форма використовується рідко і в основному на невеликих підприємствах. Ведення бухгалтерського обліку на підприємстві керівником повинно бути передбачено трудовим договором (наприклад, в наказі про суміщення професій). У разі ведення бухгалтерського обліку власником, всі необхідні документи він підписує одноосібно: фінансову, податкову, статистичну звітність, банківські та первинні документи.
Структура побудови бухгалтерії розробляється виходячи з топологічної структури управління підприємством (рис. 4.2).
| Лінійна (проста) |
| Структура бухгалтерії |
| Лінійно-штабна |
| Комбінована |
| Фінансова бухгалтерія |
| Управлінська бухгалтерія |
Рис. 4.2. – Структура побудови бухгалтерії на підприємстві
При лінійній організації бухгалтерії всі облікові працівники підпорядковуються безпосередньо головному бухгалтеру. Як правило, вона використовується на невеликих підприємствах, де чисельність бухгалтерів не перевищує 10 осіб, проте на практиці і більш великі бухгалтерські служби нерідко обирають таку структуру.
Лінійно-штабна – передбачає створення проміжних секторів, які поєднують облікові групи. Розпорядження головного бухгалтера передаються бухгалтеру головного сектора, той доводить їх до відома керівників контрольно-облікових груп. Така побудова характерна для великих підприємств, де штат бухгалтерів перевищує 10 осіб.
Різновидом лінійно-штабній організації бухгалтерії є її поділ на фінансову та управлінську бухгалтерії, у складі яких формуються облікові сектори.
Комбінований тип характерний для великих підприємств. Тут створені бухгалтерські структури виконують предметно-замкнуті облікові процедури. При цьому частина прав головного бухгалтера передана керівникам секторів, які в штатному розкладі іменуються заступниками головного бухгалтера з різних напрямів облікових робіт.
Дані типи структури бухгалтерії є традиційними. Однак, розвиваються й інші типи структур, серед яких:
- конгломерантний тип, що передбачає багаторівневий розподіл управлінських функцій, у разі, якщо одні й ті ж облікові функції виконуються (дублюються) у кожному структурному підрозділі підприємства;
- проектний тип – вся організаційна структура, у тому числі облікова, підпорядкована вирішенню завдань, пов'язаних з конкретними проектами;
- дивізіональний тип використовується на великих підприємствах, що мають територіально відокремлені підрозділи.
При цьому в організації праці бухгалтерського персоналу має бути окреслено три рівня:
· загальне стратегічне керівництво та управління обліком і персоналом, що його здійснює;
· управління структурними підрозділами, групами, секторами обліку;
· робота безпосередніх виконавців.
