Сучасному фахівцю часто потрібно готувати і проводити публічні виступи як у межах своєї фірми, так і поза нею. Цьому сприяють засоби PowerPoint, що є складовою частиною пакету Microsoft Office. Вони дають змогу за допомогою ПК досить швидко підготувати набір слайдів, що супроводжує виступ. Цей набір називається презентацією. Слайди можна подати як у чорно-білій гамі, так і з використанням різних кольорових схем і видів оформлень, створених як професійними дизайнерами, так і автором презентації. Слайди можуть містити: текст, таблиці, діаграми, рисунки, організаційні діаграми (ОД), відео кліпи, звуковий супровід (музика або голос), гіперпосилання на інші слайди та документи (презентації, таблиці, діаграми тощо, які знаходяться в даному комп’ютері або в Internet). Окремі об’єкти слайдів можуть мати ефекти анімації.
Оскільки PowerPoint є складовою частиною Microsoft Office, презентацію можна досить швидко підготувати, використовуючи фрагменти документів Word, ET і діаграм Excel, даних Access.
Підготовлені у PowerPoint слайди можна відразу переглянути і в разі необхідності змінити.
Створені у PowerPoint презентації можна демонструвати:
• на моніторі для невеликого кола осіб (у тому числі в Internet);
• на екрані за допомогою мультимедійного проектора;
• на екрані за допомогою епідіаскопів, використовуючи прозорі плівки;
• на екрані за допомогою діапроекторів, використовуючи 35-міліметрові слайд-фільми;
• друком на папері роздавального матеріалу.
Оскільки PowerPoint є складовою частиною Microsoft Office, цей засіб має спільні риси з іншими засобами Office. Наприклад, запуск PowerPoint здійснюється так само, як і будь-якого іншого додатка Office: за допомогою меню Пуск, за допомогою панелі Office, подвійним клацанням мишею на його ярлику, за допомогою підготовленої раніше презентації.
Вікно PowerPoint за своєю структурою збігається з вікнами інших засобів, тобто має смугу заголовка, рядок меню, панелі інструментів, робочу область і рядок стану.
Специфіка вікна PowerPoint полягає в тому, що ліворуч від горизонтальної смуги прокручування є кнопки режимів перегляду слайдів. Ці кнопки нагадують аналогічні кнопки Word. Вони дублюють відповідні команди з меню Вид.
Під час запуску PowerPoint на екрані з'являється діалогове вікно, в якому пропонується вибрати один із таких способів створення презентації:
• використовуючи Майстра автозмісту;
• на основі шаблона;
• самостійно (порожня презентація).
Майстер автозмісту автоматизує перехід від одного етапу створення презентації до наступного.
Якщо створюється презентація на основі шаблона, то у вкладці «Презентации» вибирається потрібний вид шаблона, наприклад «Фінансовий звіт», який потім заповнюється необхідними даними. Під час вибору шаблону слід звернути увагу на те, що для багатьох шаблонів існують дві версії:
• стандартна;
• інтерактивна.
Перша відповідає способу демонстрації презентації у вигляді доповіді, наради або видачі, а друга - Web-сторінці в Internet або кіоску.
Таким чином, під час створення презентації на основі шаблона автоматизуються тільки перший і другий етапи роботи Майстра автозмісту, а решта етапів виконуються у вільному режимі.
Найбільша свобода під час підготовки презентацій допускається у виборі способу на основі порожньої презентації. Для кожного слайду тут потрібно спочатку вибрати авторозмітку слайду (тобто, з яких місцезаповнювачів він буде складатися), потім заповнити його демонстраційним матеріалом і, нарешті, підібрати потрібне оформлення (фоновий рисунок, колірну гаму, вид шрифту тощо).
Такий підхід потребує найвищого професіоналізму в роботі.
Як правило, спочатку створюють кілька слайдів, заповнюють їх даними, підбирають відповідне оформлення, а потім продовжують створення презентації на тлі вибраного оформлення.
Для початку роботи над новою презентацією потрібно:
• запустити на виконання PowerPoint;
• у першому діалоговому вікні PowerPoint вибрати альтернативний перемикач «Пустую презентацию»;
• у діалоговому вікні «Создать слайд» вибрати потрібний варіант авторозмітки першого слайду, тобто той вид макету слайду, що містить потрібні місцезаповнювачі (бажано почати з титульного слайду);
• ввести інформацію в месцезаповнювачі першого слайду.
Створити новий слайд можна одним із способів:
1. Виконати команду Вставка→Новый слайд.
2. На панелі «Форматирование» із меню «Команды» вибрати пункт «Новый слайд».
3. Натиснути на стандартній панелі інструментів кнопку «Новый слайд». 
Для створення фону для слайда треба виконати команду Формат→Фон.
Можна для фону всієї презентації вибрати один із шаблонів оформлення, який пропонує Power Point. Для цього необхідно виконати команду «Формат»→«Применить шаблон оформления» або на панелі «Форматирование» із меню «Команды» вибрати пункт «Применить шаблон оформления».
Для створення тексту в слайді необхідно:
· використати кнопку «Надпись» з панелі інструментів «Рисование»;
· для зміни шрифту напису треба виконати команду Формат→Шрифт;
· для зміни регістру шрифту використовується вікно «Регистр», яке викликається командою Формат→Регистр;
· для зміни шрифту на всіх слайдах треба виконати команду Формат→Замена шрифтов;
· для форматування абзаців треба виконати команду Формат→Абзац.
Для вставки графічних об’єктів треба виконати команду Вставка→Рисунок→Картинки, Из файла.
Для створення малюнків використовується панель інструментів «Рисование».
Переміщення і вирівнювання об’єктів. Для вирівнювання або розподілу об’єктів виконують наступні дії:
ü Виділити об’єкт чи групу об’єктів за допомогою клавіші Shift.
ü На панелі «Рисование» натиснути кнопку «Действие».
ü Вказати необхідну команду, наприклад, «Выровнять/Распределить» або «Привязать», «Сдвиг».
ü Вибрати необхідний пункт вкладеного меню.
Для вирівнювання об’єктів використовується також «Направляющие». Щоб встановити направляючі, необхідно:
Ÿ Виконати команду Вид→Направляющие, на слайді з’явиться розмітка у вигляді пунктирних ліній.
Ÿ Перемістити направляючу в позицію, по якій необхідно вирівняти об’єкти (встановити курсор на лінію, натиснути ліву кнопку миші і перемістити її у потрібний бік).
Ÿ При потребі встановити додаткові направляючі і розподілити їх по слайду. Для цього переміщуючи існуючу направляючу потрібну тримати натисненою клавішу Ctrl. Для розподілу направляючих по слайду користуються лінійкою.
Вставка таблиць і діаграм. Подання інформації в табличному вигляді дає змогу спростити її пошук й аналіз. Тому в презентаціях PowerPoint досить часто використовують таблиці. Тут можуть зустрічатися таблиці трьох видів:
• таблиці Word (застосовуються для текстових даних, а також числових початкових даних, якими є, наприклад, таблиці цін товарів);
• таблиці Excel (використовуються для подання не тільки початкових даних, а й розрахункових, а також у тих випадках, коли за даними будуються діаграми);
• таблиці Access (застосовуються тоді, коли дані вибираються з кількох взаємозалежних таблиць).
Перші два види таблиць копіюються у PowerPoint із додатків, у яких їх створено (Word або Excel) через буфер обміну, причому у PowerPoint для цього досить клацнути мишею на кнопці «Вставить» стандартної панелі інструментів. Або виконати команду Вставка→Объект→Создать из файла.
У самому PowerPoint є також засоби створення таблиць із нульового рівня. Наприклад, для створення слайду можна вибрати розмітку «Таблица». В цьому разі будується таблиця Word. Оскільки засоби PowerPoint, призначені для побудови таблиць, бідніші за аналогічні засоби Word, а презентація є, як правило, фіналом робіт, виконаних у Word та Excel, у PowerPoint досить рідко будують таблиці з самого початку. Найчастіше вони копіюються з інших додатків.
Усе це стосується також діаграм, що використовуються для візуалізації табличних даних і дають змогу створити якісне сприйняття інформації про об'єкти або процеси, які розглядаються. У PowerPoint існують три види розміток, в яких є місцезаповнювачі з діаграмами. Проте в кожному з цих випадків використовується мінідодаток Microsoft Graph, який за своїми інструментальними засобами значно поступається засобам ділової графіки Excel. Тому діаграми готують в Excel, а потім уже копіюють у PowerPoint. Таке копіювання також здійснюють через буфер обміну.
