Використання списків і колонок у текстовому редакторі Microsoft Word

 

Microsoft Word дозволяє швидко складати списки з позначками, нумерацією й багаторівневі списки з нумерацією. Елементом переліку вважається абзац тексту. Для створення списку необхідно виділити абзаци, які слід зробити елементами переліку або установити курсор у той абзац, з якого буде починатися список. Потім викликати команду Список зменю Формат, що викликає діалогове вікно Список.

Для створення списку з позначками необхідно вибрати вкладку Маркированный. Кожний елемент списку з позначками виділяється за допомогою невеликої позначки, розташованої ліворуч від самого елементу. Серед запропонованих варіантів позначок слід вибрати потрібну (натиснути на ній мишею) й натиснути OK.

Для зміни вигляду позначки можна скористатися кнопкою Изменить. З'явиться вікно Изменение маркированного списка, в якому містяться додаткові позначки. При натисканні кнопки Маркер з'являється діалогове вікно Символ, в якому можна вибрати будь-який із символів в якості позначки переліку. У рамці Положение маркера задається відстань від лівого краю абзацу до позначки, а в рамці Положение текста визначається відстань від лівого краю абзацу до лівого краю тексту в списку.

Для створення списків із нумерацією використовується вкладка Нумерованный діалогового вікна Список. Серед запропонованих варіантів нумерації списку необхідно вибрати потрібний, натиснути ОK і список буде створений. Коли курсор уведення знаходиться в списку, кожне натискання Enter створює новий пронумерований елемент списку. При додаванні нового елементу в список або видаленні елементу, номери в списку коректуються автоматично.

Щоб створити свій варіант нумерації, слід натиснути кнопку Изменить. З'явиться вікно Изменение нумерованного списка. У полі Формат номера указується текст перед і після номеру елементу списку, наприклад: ) або [ ]. У полі нумерация указується стиль нумерації, а в полі начать с указується число (або літера), з якого повинен починатися список. Шрифт номерів елементів списку змінюється за допомогою кнопки Шрифт.

Швидко створити списки з маркерами та нумерацією можна за допомогою кнопок і . Для створення списку з декількома рівнями укладення використовується вкладка Многоуровневый діалогового вікна Список.

Створення колонок. Microsoft Word дозволяє записувати текст у декілька колонок. Текст уводиться в них послідовно, переходячи до наступної колонки після заповнення попередньої.

Для створення колонок у рамках розділу документа слід установити курсор у текст цього розділу. Якщо весь документ необхідно розбити на однакову кількість колонок, то курсор може знаходитися в будь-якому місці тексту. Потім слід вибрати команду Колонки меню Формат, що викликає діалогове вікно.

У полі Число колонок необхідно увести число колонок або вибрати один із малюнків у рамці Тип. Прапорець Разделитель накреслює лінію між колонками тексту. Якщо увімкнений прапорець колонки одинаковой ширины, то усі колонки будуть мати однакову ширину. Якщо вимкнути цей прапорець, то можна увести для кожної з колонок точні значення її ширини і відстані між колонками в поля Ширина и промежуток.

У полі Применить вказується частина документу, для якої будуть діяти обрані режими:

К текущему разделу – параметри використовуються тільки у поточному розділі;

До конца документа – параметри використовуються для тієї частини документа, що розташована після курсору уведення.

Ко всему документу – параметри використовуються у всьому документі;

Створити колонки однакової ширини можна за допомогою кнопки . Після натискання цієї кнопки з'являється вікно, в якому слід виділити потрібну кількість колонок і натиснути кнопку миші.

Змінювати ширину колонок і відстань між ними можна за допомогою горизонтальної координатної лінійки. Коли текст розбитий на колонки, на лінійці відображаються відповідні символи:

1 – символ правої межі;

2 – відстань між колонками;

3 – символ лівої межі колонки.

При пересуванні цих символів будуть змінюватися відповідні параметри колонок. Для переходу до наступної колонки можна викликати команду Разрыв меню Вставка, у діалоговому вікні увімкнути перемикач новую колонку і натиснути OK. Після чого курсор уведення й увесь текст нижче курсору пересунеться до початку наступної колонки.

Видалення колонок – це операція установлення однієї колонки для всього документа.

5. Створення і робота з таблицями у текстовому редакторі Microsoft Word

У Word таблиці використовуються в комбінованих документах, які складаються із звичайного тексту і однієї або декількох таблиць. Використання таблиць у багатьох випадках значно полегшує створення різноманітних документів навіть тоді, коли нібито потреби у таблиці нема. Таблиці допомагають розмістити фрагменти на полі документа, взяти в рамку або виділити кольором назву підприємства, адресу, банківські реквізити тощо.

Ця ж робота, виконана іншими засобами Word, займає більше часу і зусиль.

Не слід чекати, що таблиці Word допоможуть створювати різноманітні бухгалтерські документи і проводити в них складні розрахунки. Для повноцінного проектування бухгалтерських документів із складними розрахунками є інші програми. Серед них найбільш популярний програмний продукт Excel.

Word дає дві можливості для створення таблиці:

• намалювати таблицю;

• додати (вставити) таблицю.

Обидва засоби мають рівні можливості, користувач вибирає один із методів на свій смак і користується ним. Таблицю малюють, коли для стовпчиків і рядків хочуть мати різні розміри. Якщо потрібна таблиця стандартного вигляду, краще вставити таблицю.

Перед створенням таблиці необхідно порахувати, скільки стовпців і рядків вона повинна мати. Якщо у підрахунках допущена помилка, то можна на будь-якому етапі створення і заповнення таблиці додати потрібну кількість стовпчиків і (або) рядків.

Намалювати таблицю

Щоб намалювати таблицю, треба виконати такі дії:

• Виконати команду «Таблица»=>«Нарисовать таблицу» або натиснути кнопку «Нарисовать таблицу» на панелі інструментів. Курсор миші набуде форми олівця.

• Намалювати зовнішню рамку, для чого встановити курсор миші у верхній лівий кут майбутньої таблиці, натиснути ліву кнопку миші і не відпускаючи її, перевести курсор миші у правий нижній кут прямокутника, після чого відпустити кнопку.

• Щоб намалювати вертикальну лінію всередині таблиці, треба встановити олівець у потрібному місці верхньої лінії прямокутника, натиснути ліву кнопку і не відпускаючи її, перевести курсор миші до нижньої лінії, після чого відпустити кнопку. Так намалювати всі вертикальні лінії для утворення стовпчиків.

• Щоб намалювати горизонтальну лінію всередині таблиці, треба встановити олівець у потрібному місці лівої лінії прямокутника, натиснути ліву кнопку миші і не відпускаючи її, перевести курсор миші до правої лінії, після чого відпустити кнопку. Так намалювати всі горизонтальні лінії для утворення рядків.

«Гумка» - дозволяє вилучити зайві рядки і стовпчики. Вміст комірки, що стирається, приєднується до сусідньої.

Вставити таблицю. Щоб вставити таблицю, треба виконати такі дії:

• Встановити курсор клавіатури на те місце, де повинна бути таблиця.

• Виконати команду «Таблица»=>«Добавить таблицу» або натиснути кнопку «Добавить таблицу» на панелі інструментів.

• У діалоговому вікні «Вставка таблицы», яке відкрилося, встановити потрібну кількість стовпчиків і рядків.

• Натиснути кнопку «ОК», на екрані з’явиться таблиця із вказаною кількістю стовпчиків і рядків однакового розміру.

Зміна розмірів стовпчиків (рядків). Не виділяючи комірок таблиці, перевести курсор миші на внутрішню вертикальну межу стовпчика (на горизонтальну межу рядка) – з’явиться двонаправлена стрілка. Натиснувши і не відпускаючи ліву кнопку миші, перетягнути стрілку для збільшення або зменшення ширини стовпчика (рядка). При перетягуванні межі з’являється штрихова лінія, яка показує, де буде проходити нова межа.

Якщо перетягування межі виконувати при виділеній одній або кількох комірках, то нова межа встановиться тільки для них із зсувом інших комірок.

Заповнення таблиці. Після зміни розмірів стовпчиків і рядків таблицю можна заповнювати інформацією. Кожна комірка є своєрідним окремим документом: в неї можна вводити до кількох абзаців із збереженням відомих можливостей їх форматування; можна встановлювати шрифти, відступи та інтервали, табуляцію, вирівнювання по лівому і правому краях тощо.

Для переходу в комірку справа натискають клавішу Tab, в кінці рядка таблиці курсор переходить в першу комірку нового рядка. Для переходу у комірку зліва натискають клавіші Shift+Tab. Поки комірки порожні, із комірки в комірку можна пересуватися клавішами à або ß. Коли комірки мають текст, цими клавішами пересуваються від символу до символу до кінця тексту і аж тоді у сусідню комірку.

Щоб перейти у потрібну комірку, досить на неї перевести курсор миші і клацнути.

Виділення у таблиці. При роботі з таблицею виникає необхідність виділяти для роботи окремі комірки, кілька комірок, окремий стовпчик, кілька стовпчиків, окремий рядок, кілька рядків, всю таблицю.

Щоб виділити комірку, досить на неї встановити курсор миші і, коли з'явиться стрілка ì, клацнути - комірка зафарбується у чорний колір.

Щоб виділити кілька комірок, досить на першу з них встановити курсор миші і, коли з'явиться стрілка ì, натиснути ліву кнопку миші і не відпускаючи її , перетягнути стрілку до останньої комірки і відпустити кнопку -комірки зафарбуються у чорний колір.

Щоб виділити стовпчик, досить зверху над таблицею встановити курсор миші проти стовпчика і, коли з'явиться стрілка ê, клацнути - всі комірки стовпчика зафарбуються у чорний колір.

Щоб виділити кілька стовпчиків, досить зверху над таблицею встановити курсор миші проти першого стовпчика і, коли з'явиться стрілка ê, натиснути ліву кнопку миші і не відпускаючи її, перетягнути стрілку до останнього стовпчика і відпустити кнопку - всі комірки всіх відмічених стовпчиків зафарбуються у чорний колір.

Щоб виділити рядок, досить зліва за межами таблиці встановити курсор миші проти рядка і, коли з'явиться стрілка ö, клацнути - всі комірки рядка зафарбуються у чорний колір.

Щоб виділити кілька рядків, досить зліва за межами таблиці встановити курсор миші проти першого рядка і, коли з'явиться стрілка ö, натиснути ліву кнопку миші і не відпускаючи її, перетягнути стрілку до останнього рядка і відпустити кнопку - всі комірки всіх відмічених рядків зафарбуються у чорний колір.

Щоб виділити всю таблицю, досить виділити всі її рядки або стовпчики, або виконати команду «Таблица» ð «Выделить таблицу» - всі комірки таблиці зафарбуються у чорний колір.

Щоб зняти виділення, досить клацнути на чистому місці таблиці, документу або екрану.

Форматування комірок. Команди для форматування таблиці зібрані на панелі інструментів «Таблицы и границы». Щоб викликати цю панель інструментів на екран, досить натиснути кнопку «Таблицы и границы», з’явиться панель інструментів.

Команди правої половини панелі інструментів «Таблицы и границы» призначені для форматування комірок, їх призначення таке: