Створення зв’язків, запитів, форм та звітів у Microsoft Access

Зв’язки між таблицями. Закрити усі відкриті таблиці. Створювати чи змінити зв'язки між відкритими таблицями не можна.

· Для установки зв’язку між таблицями використовується вікно «Схема данных». Щоб побачити це вікно, треба вибрати команду «Сервис»→«Схема данных» або клацнути на кнопці «Схема данных» на панелі інструментів .

· Щоб додати таблицю у вікно «Схема данных» треба виконати команду «Связи»→«Добавить таблицу» або натиснути кнопку «Добавить таблицу» на панелі інструментів .

· Потім Access запропонує вибрати таблиці, назви яких повинні з’являтися у вікні «Схема данных». Виділити необхідну таблицю, а потім клацнути на кнопці «Добавить». Після додавання потрібних таблиць треба клацнути на кнопці «Закрыть» в діалоговому вікні «Добавление таблицы».

· У більшості випадків зв’язують ключове поле (представлене в списку полів напівжирним шрифтом) однієї таблиці з відповідним йому полем (часто має те ж ім’я), що називають полем зовнішнього ключа, в другій таблиці. Зв’язані поля не обов’язково повинні мати однакові імена, але вони повинні мати однакові типи даних і мати вміст одного типу. Крім того, поля числового типу, що зв’язуються, повинні мати однакові значення властивості «Размер поля».

· Виділити ключове поле в таблиці.

· Натиснути кнопку миші, а потім перетягнути покажчик миші на зовнішній ключ іншої таблиці. У діалоговому вікні, яке з’явиться, «Изменение Связей» перед тим, як клацнути на кнопці «Создать», потрібно установити прапорець «Обеспечение целостности данных».

Типи відносин між таблицями. Між таблицями в базі даних Access можна встановити стосунки одного з наступних трьох типів:

«Один-ко-многим» - є типом зв'язку між таблицями, який найчастіше використовується. У такому зв'язку кожному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а запис у таблиці B не може мати більш одного відповідного йому запису в таблиці A.

«Один-к-одному» - запис у таблиці A може мати не більш одного зв’язаного запису в таблиці B і навпаки. Цей тип зв’язку використовують не дуже часто, оскільки такі дані можуть бути поміщені в одну таблицю.

«Многие-ко-многим» - одному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одному запису в таблиці B кілька записів у таблиці A. Така схема реалізується тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, ключ якої складається з принаймні двох полів, що є полями зовнішнього ключа в таблицях A і B.

Тип створюваного зв’язку залежить від полів, для яких визначається зв’язок.

§ Відношення «один-ко-многим» створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є ключовим чи має унікальний індекс.

§ Відношення «один-к-одному» створюється в тому випадку, коли обидва поля, що зв’язуються, являються ключовими чи мають унікальні індекси.

§ Зв’язок з відношенням «многие-ко-многим» фактично являється двома зв’язками з відношенням «один-ко-многим» через третю таблицю, ключ якої складається з принаймні двох полів, що являються полями зовнішнього ключа в двох інших таблицях.

Для очищення макету схеми даних треба вибрати команду «Правка»→«Очистить макет».

Створення запитів. Доступ до інформації, що зберігається в базі даних, забезпечується за допомогою запитів. Запити дозволяють відібрати дані, які зберігаються в різних таблицях, а також здійснювати відбір згідно заданих умов.

За своїми можливостями запити сильніші за фільтри, оскільки при фільтрації не можна заховати стовпчиків, які не беруть участь у відборі інформації. Крім того, фільтри дозволяють відібрати та впорядкувати лише існуючі записи, вони не дозволяють створювати нові об’єкти.

Запити за своїм призначенням та результатами поділяються на:

• прості запити; • запити з параметрами; • перехресні запити; • запити на зміну параметрів.

Створення простого запиту. Перед створенням запиту потрібно знищити встановлені умови фільтрації.

Зазвичай майстер простих запитів використовують тоді, коли треба відобразити лише окремі поля таблиці даних або коли на поля накладаються прості умови. Програма майстра запускається після вибору ярлика «Создание запроса с помощью мастера» на вкладці «Запросы» або вибором елемента «Простой запрос» діалогового вікна «Новый запрос».

На першому кроці майстра вибирають таблицю чи запит та поля, які будуть брати участь у пошуку даних. Для вибору таблиці (чи існуючого запиту), розкривають список «Таблицы и запросы». Після цього у поле «Доступные поля» помістяться усі його поля. Для вибору полів, які братимуть участь у роботі створюваного запиту, потрібно кнопками із зображенням стрілок (аналогічно як при роботі з майстром створення таблиць) перенести потрібні поля в область «Выбранные поля». Після вибору усіх потрібних полів для нового запиту, кнопкою«Далее» переходять на наступний крок майстра.

У другому діалоговому вікні майстра створення запитів у полі «Задайте имя запроса» вводять ім’я створюваного запиту та вибирають одну із опцій продовження роботи після натискання кнопки «Готово»: «Открыть запрос для просмотра данных» (тобто виконати запит) чи «Изменить макет запроса» (тобто відкрити конструктор запитів для внесення змін у структурі запиту). У цьому ж діалоговому вікні можна задати команду для виведення довідки про роботу із запитами.

Після натискання кнопки «Готово» майстер відобразить записи, які задовольняють умови відбору запиту, у вигляді динамічної таблиці, або перейде у конструктор запитів.

Для створення простого запиту за допомогою конструктора потрібно виконати такі дії:

• завантажити потрібну базу даних, відкрити вкладку «Запросы».

• у вікні, що з’явиться, виконати команду «Создание запроса в режиме конструктора», відкриється вікно «Запрос 1: запрос на выборку» і зразу ж на його фоні діалогове вікно «Добавление таблицы» для вибору таблиць, на основі яких буде створюватися запит.

• Вибрати послідовно таблиці і ввести їх у запит натисканням кнопки «Добавить».

• Закрити вікно кнопкою «Закрыть». У верхній частині вікна «Конструктора запросов», яка називається «Схема данных запроса», з’являться списки полів таблиць, що додаються.

Нижня частина вікна Конструктора називається «Бланк запроса». Врядку «Поле» потрібно ввести імена полів, які повинні відображатися в результуючій таблиці.

Це можна зробити так:

• клацнути в рядку «Поле:», з’явиться кнопка 6;

• клацнути на кнопці 6, відкриється список всіх полів вибраних для звіту таблиць у форматі Назва таблиці, Назва поля;

• клацнути на потрібному полі, назва появиться в комірці, нижче з’явиться назва таблиці, з якої буде вибиратися це поле;

• при потребі у наступному рядку вибрати вид впорядкування;

• у рядку «Вывод на экран:» автоматично встановиться прапорець;

• у рядках «Условие отбора:» і «Или:» при потребі ввести умови відбору даних;

• перейти на наступний стовпчик, де повторити такі ж дії для наступного поля.

Виконання і збереження запиту. Для виконання запиту потрібно на панелі інструментів натиснути кнопку «Запуск» .

Для збереження запиту необхідно виконати команду меню «Файл»→«Сохранить» або натиснути кнопку на панелі інструментів. Відкриється діалогове вікно «Сохранение», у якому потрібно ввести ім'я запиту і натиснути кнопку «ОК».

Створення форм.

Форма - це візуальний інструмент, який дозволяє більш зручно відобразити дані для заповнення і редагування вмісту таблиць, що дає змогу доручити цю роботу персоналу невисокої кваліфікації.

Для створення форми можна скористатися одним із засобів після завантаження бази даних і переходу на вкладку «Формы».

Створення форми в режимі майстра дає гарний результат, і саме цей режим буде далі розглянуто. Майстер задає детальні питання про записи, поля, макет, формат і створює форму на основі одержаних відповідей.

Для створення форми в режимі майстра потрібно виконати такі дії:

• Відкрити базу даних, перейти на вкладку «Формы».

• Виконати команду «Создание формы с помощью мастера», відкриється вікно «Создание форм».

• У полі «Таблицы й запросы» вибрати потрібну таблицю. У полі «Доступные поля» будуть показані поля вибраної таблиці.

• За допомогою кнопки «>» вибрати потрібні поля, щоб вони по черзі з'явилися у полі «Выбранные поля», або скористатися кнопкою «>>» для вибору всіх полів разом;

• Натиснути кнопку «Далее», з’явиться наступне вікно, у якому вибрати спосіб відображення форми: «в один столбец», «ленточный», «табличный», «выровненный».

• Натиснути кнопку «Далее», з’явиться наступне вікно, у якому вибрати вигляд відображення форми.

• Натиснути кнопку «Далее», з’явиться наступне вікно з фінішним прапорцем, у якому ввести назву форми і натиснути кнопку «Готово».

Редагування форми. Форму редагують у режимі Конструктора, для чого необхідно виконати наступні дії:

• Відкрити потрібну форму, перейти в режим Конструктора.

• Для видалення поля, потрібно клацнути лівою кнопкою миші в полі і після появи чорних квадратів натиснути кнопку Delete;

Ÿ Для переміщення поля необхідно його виділити і, коли на ньому курсор миші набуде вигляду чорної руки, перетягти виділену область на нове місце.

• Для переміщення всіх полів форми разом виконати команду «Правка»à«Выделить всё» (або натиснути комбінацію клавіш Сtrl+А англ.), і виконати попередні дії.

• Для зміни розмірів поля потрібно його виділити, встановити курсор миші на один із чорних квадратів і перемістити його до одержання потрібного розміру.

• Для зміни параметрів шрифту виділити потрібне поле і за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів встановити розмір, написання, колір і вид шрифту (після збільшення розмірів шрифту одного поля доведеться інші поля переміщати на нові місця).

• Зберегти відредаговану форму, натиснувши кнопку «Сохранить» на панелі інструментів.

Оформлення форми. Для оформлення форми виконують такі дії:

• відкрити потрібну форму, перейти в режим Конструктора.

• для розширення області заголовку, треба натиснути клавіші Сtrl+А (англ.), або виділити все, і коли курсор миші набуде вигляду чорної руки, перетягти область даних вниз.

• Для внесення напису у вільне місце натиснути на панелі інструментів кнопку , щоб викликати «Панель элементов»;

Ÿ На панелі елементів натиснути кнопку Аа («Надпись»), після чого виділити область напису на вільному місці форми і внести потрібний текст. Натиснути клавішу Еnter - стане доступною панель інструментів/

• Для напису встановити потрібний шрифт.

• в будь-яку частину заголовка форми можна вставити малюнок, для чого на панелі елементів натиснути кнопку «Рисунок». Після чого виділити область на вільному місці форми - з'явиться вікно «Выбор рисунка», у якому знайти потрібний малюнок і натиснути «ОК».

• Для зміни властивостей малюнка треба відкрити вікно властивостей малюнка за допомогою відповідної кнопки «Свойства» на панелі інструментів, у якому відкрити вкладку «Макет».