Структура служби контролінгу на підприємстві

 

Створення спеціальних відділів (служб) контролінгу оправдо- вує себе на великих підприємствах, оскільки обсяги діяльності та інформації не викликатимуть у цьому випадку ненапруженої ро- боти працівників даного відділу чи служби. Відділ (службу) кон- тролінгу рекомендується формувати у кількості 3—4 співробіт- ників (контролерів), у кожного з яких будуть свої посадові обов’язки.

Водночас має дотримуватися командний принцип роботи, ко- ли якесь велике аналітичне завдання співробітники служби конт- ролінгу виконують усі разом, допомагаючи один одному.

Досвід упровадження контролінгу на ряді великих російських підприємств показує, що раціональним є такий склад служби ко- нтролінгу [33, 146—149]:

• начальник служби контролінгу;

• контролер-куратор цехів;

• контролер-спеціаліст з управлінського обліку;

• контролер-спеціаліст з інформаційних систем.

Зупинимось дещо детальніше на характеристиці посадових

осіб служби контролінгу.

Начальник служби контролінгу — це найбільш кваліфікова-

ний спеціаліст з достатнім досвідом роботи на підприємстві, кот-

рий «з середини» знає, як організовані бухгалтерія і плановий

відділ на підприємстві. Начальник служби контролінгу повинен

знати бухгалтерський облік і бути добре обізнаним в технологіч-

них питаннях роботи свого підприємства. Він несе відповідаль-

ність за документи, аналітичні розрахунки і прогнози перед своїм

безпосереднім начальником — замісником директора з економіки

(фінансовим директором), а також перед генеральним дире-

ктором.

Для вітчизняної практики найбільш доцільно підпорядкувати

службу контролінгу безпосередньо керівнику підприємства, яко-

му б і підпорядковувався начальник служби контролінгу. Таке

становище ставить підвищені вимоги до кваліфікації та інтелек-

туальних можливостей начальника служби контролінгу.

Контролер-куратор цехів — це кваліфікований спеціаліст,

який знайомий з організацією роботи і проблемами всіх цехів

підприємства, розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи

кожного цеху. Якщо підприємство дуже велике і цехів багато

(понад 10), то на цю посаду потрібно двоє людей, які поділять

між собою цехи на групи (наприклад, один візьме цехи основного

виробництва, другий — допоміжного).

Головними обов’язками контролера — куратора цехів можуть

бути такі:

• розробка форм збору аналітичної інформації в розрізі цехів

підприємства;

• збір аналітичної (планової і фактичної) інформації від цехів

(центрів відповідальності);

• обробка і аналіз отриманих даних, розробка нормативів ви-

трат по цехах і підтримання їх актуальності;

• розрахунок аналітичних показників роботи цехів і підприєм-

ства в цілому;

• прогнозування виторгу, затрат і прибутку за допомогою ме-

тодики контролінгу;

• аналіз відхилень фактичних даних від запланованих, вияв причин відхилень і встановлення конкретних винуватців;

• складання аналітичних звітів для генерального директора чи його заступника з економіки (фінансового директора);

• експертиза управлінських рішень, пов’язаних з витратами підлеглих цехів.

На цю посаду доцільно запрошувати економістів цехів (можна молодих), економістів планово-економічного відділу, бухгалтерії, фінансового відділу, служби збуту. Тут вирішальну роль відігра- ють активність і бажання працювати.

Контролер-спеціаліст з управлінського обліку — це спе- ціаліст, який здатний до аналітичного мислення, володіє тео- рією та інструментами контролінгу, а також високим рівнем ерудиції.

Якщо обсяги обробленої інформації в службі контролінгу ве- ликі, то створюється посада контролера-спеціаліста з управлінсь- кого обліку, в обов’язки якого входить робота з бухгалтерією в плані отримання аналітичних даних з облікових регістрів. Осно- вними вимогами, які ставляться до такого спеціаліста, є теорети- чне і практичне знання бухгалтерського обліку на підприємстві, знання особливостей і недоліків обліку на даному конкретному підприємстві.

До основних обов’язків контролера-спеціаліста з управлінсь-

кого обліку доцільно віднести такі:

• розробка процедур передачі даних з бухгалтерії в службу контролінгу;

• контроль за збором і аналізом фактичної інформації в службі контролінгу;

• розробка пропозицій щодо оптимізації облікового процесу в бухгалтерії з позиції аналітичної служби;

• економічна експертиза управлінських рішень.

Можливо, щоб запобігти роздуванню штату служби контролі- нгу на першому етапі її існування начальник служби контролінгу зможе особисто слідкувати за роботою з бухгалтерією та вирішу- вати питання передачі даних для аналізу в службу контролінгу, але якщо обсяг роботи на даній ділянці критично великий, а ви- конання обов’язків начальника служби контролінгу не дозволяє

йому вирішувати цю проблему самому, тоді необхідно підібрати кандидатуру спеціаліста з управлінського обліку.

Контролер-спеціаліст з інформаційних систем — це квалі-

фікований спеціаліст з відділу автоматизації, який детально знає

документообіг на підприємстві і здатний здійснити постановку

завдання з автоматизації контролінгової роботи.

Потрібно розуміти, що повноцінне функціонування служби

контролінгу тісно пов’язане з оптимізацією інформаційних по-

токів на підприємстві, а саме, з автоматизацією фінансово-

господарської діяльності підприємства і використанням інфо-

рмаційних технологій.

Збір аналітичної інформації повинен бути максимально ав-

томатизований, щоб запобігти можливим непорозумінням, по-

милкам і зловживанням. Оскільки алгоритм збору інформації і

форми звітності в службі контролінгу свої, специфічні, то до-

цільно мати в штаті спеціаліста, який буде відповідати за ав-

томатизацію контролінгової роботи, за те, щоб у процесі авто-

матизації, яку веде відділ автоматизації, враховувалися потре-

би служби контролінгу. Існуючий на підприємстві відділ авто-

матизації, як правило, займається автоматизацією «взагалі» і

керується запитами окремих фінансово-економічних служб

(найчастіше бухгалтерії) замість того, щоб вирішувати інтег-

роване завдання створення інформаційного середовища роботи

підприємства. Контролер-спеціаліст з інформаційних систем

повинен вирішувати своє завдання автоматизації в масштабі

підприємства і координувати рішення свого завдання із за-

вдання автоматизації інших служб.

Обов’язки контролера-спеціаліста з інформаційних систем

можуть включати у себе такі, як:

• оцінка доцільності автоматизації контролінгової роботи на

окремих етапах;

• оцінка варіантів і пропозицій відділу автоматизації з автома-

тизації контролінгової роботи;

• розрахунки і обґрунтування витрат на автоматизацію конт-

ролінгової роботи;

• розробка форм для автоматизованого збору інформації;

• оптимізація документообігу на підприємстві;

• координація роботи відділу автоматизації у сфері автомати-

зації контролінгової роботи;

• оцінка якості функціонування існуючих систем автоматиза-

ції фінансово-господарської діяльності підприємства і вироблен-

ня пропозиції щодо покращення роботи цих систем.