Перевіряючі виходять з того, що документальне оформлення надходження матеріальних, сировинних і паливних ресурсів, їх наявності та витрачання є досить складним процесом. Тому контроль розпочинають з перевірки структури документообігу. Вона повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації для обліку, внутрішньогосподарського контролю і оперативного управління рухом виробничих запасів.
З'ясування структури документообігу проводять, враховуючи перелік форм первинних документів для обліку виробничих запасів, основний масив яких передбачено Наказом Міністерства статистики України від 21.06.96р. №193.
Передусім встановлюють достовірність документів, правильність їх складання і повноту заповнення реквізитів. В документах, якими оформлено надходження виробничих запасів, перевіряють наявність основних реквізитів, що підтверджують напрямок надходження.
Так, якщо виробничі запаси надійшли від постачальника, то в первинних документах обов'язково повинні бути вказані дата надходження, постачальник, вид операції, склад.
Придбання виробничих запасів підзвітними особами в порядку закупівлі дрібних партій за готівку передбачує наявність в первинних документах дати надходження, виду операції, найменування постачальника та складу, в якому оприбутковано закуплені запаси.
У разі оприбуткування виробничих запасів, виготовлених в цехах власного виробництва, в первинних документах перевіряють наявність найменування запасів, що оприбутковуються, їх сорт, розмір, номенклатурний номер.
При перевірці документів з оприбуткування виробничих запасів від ліквідації основних засобів звертають увагу на зазначення найменування запасів, їх кількості і облікової ціни за одиницю.
Внутрішнє переміщення зі складу на склад повинно супроводжуватись зазначенням в документах найменування запасів, їх коду, одиниці виміру та кількості.
Важливим реквізитом в документах на оприбуткування виробничих запасів в результаті перетворення на непридатні малоцінні засоби праці є вартість запасів за обліковими цінами.
Одночасно з вище означеним перевіряють відповідність форми кожного первинного документа тим, що передбачені для обліку виробничих запасів (Журнал обліку надходження вантажів, ф.М-1; Довіреність, ф.М-2; Прибутковий ордер, ф.М-3; Товарно-транспортна накладна, ф.М-5 і М-6; Акт про приймання матеріалів, ф.М-7; Накладна на внутрішнє перемі-
щення матеріалів, ф.М-12; Реестр приймання-здачі документів, ф.М-13; відомість обліку залишків матеріалів на складі, ф. М-14).
Визначившись із правильністю документального оформлення операцій надходження запасів, встановлюють своєчасність їх відображення в реєстрах бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим перевіряють наявність на підприємстві графіка документообороту, в якому повинні бути чітко визначені терміни передачі первинних документів до бухгалтерії.
Перевірка правильності документального оформлення операцій з надходження виробничих запасів є досить важливою, бо від її ретельності багато в чому залежить установлення достовірності даних щодо правильності віднесення їх вартості на витрати виробництва, реальності оцінки незавершеного виробництва і його відображення у звітності.
Перевірка правильності документування відпуску виробничих запасів має свої особливості. її проводять, виходячи з того, що зі складів підприємства виробничі запаси можуть відпускатись в цехи для виготовлення продукції, на господарські потреби, а також на сторону (для переробки чи реалізації).
Відпуск запасів на виробництво розглядається як внутрішнє переміщення безпосередньо на виробництво чи в комори цехів. У ході перевірки документування відпуску запасів у виробництво слід з'ясувати дотримання наступних вимог:
• запаси повинні обліковуватись за вагою, обсягом, масою у суворій
відповідності з нормативами витрат на визначений обсяг виробництва;
• відпуск повинен здійснюватись в межах попередньо встановлених лі
мітів;
• на підприємстві повинні бути узгоджені з головним бухгалтером спи
ски осіб, яким надано право вимагати зі складів запаси та зразки під
писів цих осіб. У зв'язку з цим слід з'ясувати чи повідомлені про це
працівники складів (комор) та чи видаються запаси зі складів на виро
бництво тільки офіційно призначеним представникам цехів, госпо
дарств, відділів тощо.
Далі перевіряють достовірність і відповідність форм документів тим, що призначені для оформлення операцій відпуску виробничих запасів. Передусім з'ясовують систематично чи епізодично відпускаються виробничі запаси та для яких потреб.
Якщо запаси відпускають у виробництво систематично, то такий відпуск повинен бути оформлений лімітно-забірними картками (ф.М-8, 8-а, 9. 9-а). Разовий відпуск запасів може оформлятись вимогою (ф. М-10, М-10-а, М-11). У разі відпуску запасів на сторону або виробничим одиницям об'єднання повинна бути оформлена Накладна на відпуск матеріалів на сторону (ф М-14, 15).
Окрім того, при оформленні разового відпуску запасів на виробництво можуть бути використані галузеві форми (наприклад, в ткацькій галузі - форма № 4-мт, в прядильному виробництві - форма № 4-п тощо).
В процесі перевірки правильності складання документів звертають увагу на наявність в них реквізитів, характерних для окремих напрямків витрачання виробничих запасів. Так, в первинних документах по відпуску виробничих запасів на виготовлення продукції(робіт, послуг) з'ясовують наявність дати відпуску, виду операції, складу та одержувача (цех, відділ).
Відпуск виробничих запасів на утримання та експлуатацію обладнання повинен супроводжуватись зазначенням в первинних документах найменування запасів, їх призначення, шифру витрат, сорту та розміру.
При перевірці документального оформлення відпуску виробничих запасів на загальновиробничі та адміністративні потреби слід звернути увагу на наявність в числі усіх заповнених реквізитів первинних документів номенклатурного номеру та одиниці виміру.
Документи з відпуску виробничих запасів на потреби непромисло-вих виробництв та господарств в обов'язковому порядку повинні відображати в числі інших реквізитів ще й кількість та ціну запасів.
У разі перевірки документів, якими оформлено відпуск запасів на сторону, звертають увагу на зазначення відхилень від облікової ціни.
Перевіряючи правильність оформлення документів, ретельно відслідковують зміст відображених в них операцій, наявність заповнення усіх передбачених реквізитів (у тому числі вище означених), наявність підписів, правильність арифметичних підрахунків. Особлива увага при цьому звертається на законність операцій та їх доцільність.
Обов'язково слід з'ясувати, чи проводиться оперативний внутрішній контроль з боку бухгалтерії за правильністю оформлення первинних документів з руху запасів.
