Контроль малоцінних та швидкозношуваних предметів практично проводять по аналогії з перевіркою документування операцій руху запасів. Так, надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів на підприємство перевіряють на підставі відвантажувальних документів по-стачальників(накладні, товарно-транспортні накладні тощо). їх дані спі-вставляють з даними документів на оприбуткування (акти, прибуткові ордери тощо) та з картками складського обліку за ф.№ М-17. Видання зі складу для потреб підприємства повинно оформлюватись Актом передачі малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію.
Розпочинають перевірку із з'ясування того, які первинні документи використовує підприємство для документування обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів. При цьому враховується необхідність документування малоцінних та швидкозношуваних предметів, як і будь-якого іншого об'єкту, документами бухгалтерського і оперативного обліку.
Стосовно бухгалтерського обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів перевіряють документи, якими оформляється нарахування зносу, відпуск предметів у виробництво, їх списання.
Окрім первинних документів бухгалтерського обліку запитують та перевіряють документи оперативного обліку, тобто такі, якими оформляється на підприємстві передача малоцінних та швидкозношуваних пред-
метів в ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу малоцінних та швидкозношуваних предметів працівникам та їх повернення, тощо.
Розподіл первинних документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів на документи бухгалтерського і оперативного обліку є досить важливим тому, що сприяє проведению правильної та ефективної перевірки. Справа в тому, що оперативний і бухгалтерський облік тісно взаємозв'язані та є складовими частинами єдиної системи. Тож ретельне обстеження документів як бухгалтерського, так і оперативного обліку є важливою передумовою встановлення достовірності бухгалтерської інформації про рух малоцінних та швидкозношуваних предметів.
В ході перевірки керуються наказом Міністерства статистики України від 22.05.96r. № 145 відносно застосування форми МШ-1 і форми МШ-8:
• МШ-1 "Відомість на повернення (вилучення) постійного запасу ін
струментів (пристроїв)" передбачена для використання на підприємст
вах, де ведеться облік обмінного фонду. Відомість складається за пе
реліком інструментів (пристроїв), які підлягають заміні. На основі да
них цієї відомості робляться записи в картках складського обліку за
формою № М-12;
• МШ-2 "Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів"
передбачена для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів,
які видаються працівникам на тривалий час;
• МШ-3 "Замовлення на ремонт або заточування інструментів" перед
бачене для використання на підприємствах, де ремонт інструментів
проводиться в централізованому порядку. Оформляється під час пере
дачі інструментів на ремонт чи заточування;
• МШ-4 "Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів"
передбачений для операції заміни працівникові малоцінних та швид
козношуваних предметів, що вийшли з ладу, зіпсовані, втрачені;
• МШ-5 "Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придат
ні" передбачений для використання на підприємствах з постійно діючим
обмінним фондом. Актом оформляються операції заміни непридатних
для використання інструментів. Складається на основі актів вибуття ма
лоцінних та швидкозношуваних предметів за формою МШ-4;
• МШ-6 "Особова картка обліку спецодягу, спецвзутгя" передбачена
для відображення операцій видачі в індивідуальне користування пра
цівникам спецодягу, спецвзуття;
• МШ-7 "Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу та спец
взуття" передбачена для окремої фіксації операцій видачі в індивідуа
льне користування спецодягу, спецвзуття та операцій здачі працівни
ками спецодягу, спецвзуття для зберігання, прання, ремонту;
• МШ-8 "Акт списання малоцінних та швидкозношуваних предметів" передбачений для оформлення здачі в утиль списаних малоцінних та швидкозношуваних предметів після закінчення терміну їх застосування (використання). Акт за формою МШ-8 є узагальнюючим актом, він складається на основі актів вибуття із експлуатації кожного окремого виду малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-4).
Перевіряючий керується також Наказом Мінстат України від 21.06.96р. № 193 (форми М-4, М-8, М-9, М-11, М-12), згідно з яким підприємства повинні провадити документування господарських операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами, використовуючи типові форми первинних документів.
Зокрема з'ясовують чи діє на підприємстві постійний обмінний фонд малоцінних та швидкозношуваних предметів. Якщо підприємство передбачило облік МШП за принципами встановлення постійного обмінного фонду, то перевіряють наявність для обліку заміни запасу інструментів (пристроїв, тощо) відомостей на їх повернення (вилучення). Відслідковують також чи вноситься інформація про заміну малоцінних та швидкозношуваних предметів на основі цих відомостей (ф. № МШ-1) до карток складського обліку матеріалів (ф. № М-12).
З'ясовують чи документується в картках обліку за формою МШ-2 видання малоцінних та швидкозношуваних предметів окремим працівникам для тривалого користування. Картки ведуться для кожного одержувача окремо. В них обов'язково перевіряють наявність особистих підписів працівників.
По аналогії з цим перевіряють правильність документування операцій з видачі робітникам спецвзуття та запобіжних засобів індивідуального користування. Для кожного одержувача повинні бути заведені Особові картки обліку спецодягу, спецвзуття (ф. № МШ-6). Звертають увагу на наявність підписів в цих картках.
Узагальнену інформацію про видачу і окремо про повернення спецодягу, спецвзуття (у тому числі для прання, ремонту, дезинфекції) ревізор одержує із Відомостей обліку видачі (повернення) спецодягу та спецвзуття за ф.№ МШ-7.
Якщо на підприємстві ремонт інструментів проводиться в центра лізованому порядку, то з'ясовують чи документується їх передача в майс терні спеціальними Замовленнями на ремонт або заточування інструмен тів (пристроїв) за ф. № МШ-3.
Особливо ретельно перевіряється правильність документуванні операцій списання малоцінних та швидкозношуваних предметів. Так, для обліку зіпсованих і втрачених малоцінних та швидкозношуваних предметів підприємство повинно складати Акт на вибуття за формою МШ-4. В ньому перевіряють наявність причин вибуття та підписів осіб, що склали цей акт.
На підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного обмінного фонду, для оформлення списання непридатних інструментів та обміну їх на придатні повинен складагись Акт за формою МШ-5. Слід перевірити чи складаються ці документи на підставі Актів на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. МШ-4).
Одночасно за кожним таким Актом слід простежити, щоб виданий інструмент не відображався в картці обліку за формою М-12. Цей контроль потрібен, щоб запобігти подвійного списання малоцінних та швидкозношуваних предметів зі складів, комор (за Актом МШ-5 відбувається обмін, а не нова операція видачі).
Також ретельно перевіряють обгрунтованість складання Актів списання малоцінних та швидкозношуваних предметів за формою МШ-8. Ці Акти повинні складатись на підставі Актів за формою МШ-4 для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку носіння і здавання їх до комор для утилю. Відслідковують правильність складання Актів і наявність підписів на них.
Наостанку слід з'ясувати чи складаються оборотні відомості та прослідкувати в них правильність узагальнення даних первинного обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.
Оцінка стану аналітичного
