Тема: Організація пакетного режиму обробки інформації

Мета: самостійно вивчити матеріал, що не розгядався на лекції. Познайомитись із послідовністю виконання технологічних операцій при пакетному режимі обробки інформації.

Література:

Пономаренко В.С. Інформаційні системи і технології в економіці. Київ. 2002 р.

Завдання:

Скласти опорний конспект теми

Матеріал для вивчення:

Пакетний режим роботи передбачає виконання технологічних операцій у заздалегідь визначеній жорсткій послідовності. Іноді така послідовність може порушуватись, але ці порушення мають бути попередньо обумовлені.

Якщо інформація обробляється централізовано, то вона збира­ється і реєструється не в тому підрозділі, де буде оброблятися. Тому в пакетному режимі здебільшого першою технологічною операцією буде операція приймання та контролю інформації. Най­частіше приймаються первинні документи, але можуть прийматися й машинні носії або інформація, яка передається каналами зв'язку.

Для приймання документів може бути призначена окрема лю­дина, яка відповідає за приймання і перевірку документів, їх збе­рігання та повернення після обробки в підрозділи організації, де такі документи мають постійно перебувати. Якщо в організації великий документообіг, то оператор, який приймає документи, повинен їх зареєструвати у спеціальному журналі. У ньому запи­суються назви прийнятих документів, дата, коли вони були прий­няті та кількість прийнятих документів. У журналі можуть наводи­тися й інші відомості, якщо в організації це вважається за потрібне.

Інформація, яка записана у журналі реєстрації, може викорис­товуватися для контролю за своєчасністю передавання інформа­ції або для з'ясування претензій між підрозділами в разі втрати документів.

Контроль прийнятих документів поверховий. Людина, що їх контролює, перевіряє не зміст документа, а лише його формальну відповідність правилам заповнення та чіткість запису всіх симво­лів у документі. Документи, правильно заповнені, та документи, в яких є незрозумілі або сумнівні символи, не мають права оброб­лятися. Такі документи повертаються в ті підрозділи, де вони були заповнені.

Іноді, коли документи обробляються на рівні міністерств, ві­домств (статистична звітність) або коли вони не містять обліко­вих даних, пов'язаних з матеріальною відповідальністю, вони мо­жуть бути виправлені людиною, яка їх контролює, на власний розсуд, або після телефонних переговорів з особами, які відпові­дають за документи. Наприклад, обчислювальний центр дістав на обробку табель відпрацьованого часу, на основі якого нарахову­ється заробітна плата. У разі відсутності підписів у табелі та за наявності сумнівних символів табель повертається в бухгалтерію. Якщо в обчислювальному центрі розраховується нормативна собі­вартість продукції і для розрахунку плановий відділ передав коефі­цієнти непрямих витрат, а ті записані нечітко, то оператор, який конт­ролює документ, може зателефонувати до планового відділу, з'ясу­вати коефіцієнти і навести їх у документі, не повертаючи його.

Приймання машинного носія теж потребує реєстрації факту прийняття у спеціальному журналі, після чого з носія знімається копія, а сам носій повертається туди, де він був сформований. Якщо носії приймаються з кількох підрозділів, то після прийман­ня останнього з них може виконуватись операція формування ро­бочих масивів. Ця операція виконується автоматично і здебіль­шого передбачає злиття окремих файлів в один.

Якщо інформація приймається по каналах зв'язку, то для пе­ревірки повноти прийнятої інформації в обумовлений час на ЕОМ може роздруковуватися довідка про прийняту інформацію. Така довідка містить дату передачі інформації, місце, звідки була пе­редача, та допоміжну службову інформацію, яка дає змогу прий­няти рішення про подальші дії — виконувати розрахунки, або чекати передачі наступної порції інформації.

Після прийняття інформації готуються та контролюються ма­шинні носії. Перед набором на клавіатурі в документи можуть добиратися коди (якщо вони не були проставлені під час випису­вання документа) з різноманітних класифікаторів.

Вибір варіанта набору на клавіатурі та методів контролю за­лежить від наявних технічних засобів, програмного забезпечення, а іноді й від особливостей самих документів. Наприклад, відсут­ність пакета програм, що дає змогу проводити контроль за конт­рольними підсумками, потребує застосування візуального конт­ролю. Форми статистичних звітів здебільшого містять контрольні суми, тому найпридатнішим може виявитись метод розрахунко­вого контролю.

Зі сформованих машинних носіїв обов'язково знімаються ко­пії: робочі або страхові. Якщо інформація відразу заносилася на знімний машинний носій, то знімається робоча копія на жорст­кий магнітний диск. У противному разі знімається страхова копія на знімний носій інформації. Страхові копії зберігаються для то­го, щоб можна було поновити інформацію в разі її втрати.

Операції прийняття інформації та підготовки машинних носіїв виконуються не завжди. Вони потрібні лише тоді, коли інформа­ція, яка необхідна для розрахунку, виникла і зберігається в інших підрозділах.

Наступна операція виконується завжди — це розрахунок на ЕОМ. Вона може бути першою операцією в технологічному про­цесі, якщо для розрахунку використовуються результати інших розрахунків на ЕОМ. Наприклад, для розрахунку даних за реалі­зацією продукції необхідні відомості про відвантаження продук­ції та надходження грошей на рахунок у банку. Такі відомості можуть формуватися на ЕОМ, якщо на ній передбачено розв'язу­вання таких задач.

Під час розрахунку на ЕОМ можуть друкуватися відомості та формуватися масиви інформації. Масиви інформації можуть ко­піюватися на знімні машинні носії, якщо їх потрібно передати на інші ЕОМ або якщо вони містять відомості, що нагромаджуються з початку року або якогось іншого періоду. Наприклад, під час розрахунків, пов'язаних з обліком наявності та руху матеріалів на складі, формується масив залишків матеріалів на кінець місяця. Цей масив використовуватиметься для розрахунків у наступному місяці, тому його треба скопіювати. Випадкова втрата такого ма­сиву, якщо не буде страхової копії, вимагає великих витрат робо­чого часу для його поновлення. Таке поновлення можливе лише за рахунок набору втраченої інформації на клавіатурі ЕОМ.

Друкування відомостей може виконуватися під час розрахун­ку, якщо друкується невелика кількість аркушів. Якщо аркушів багато, друкування виділяється в окрему операцію. Віддруковані відомості обов'язково контролюються на якість друку. Окремі аркуші можуть передруковуватись. Перевірені відомості переда­ються користувачеві. Передаватися можуть також машинні носії або інформація по каналах зв'язку.

У конкретних умовах розглянутий типовий технологічний про­цес обробки інформації в пакетному режимі може доповнюватися й іншими операціями. Наприклад, операцією об'єднання масивів, якщо вони формуються окремо, а далі мають використовуватись або передаватись разом, операцією розмноження результатних відомостей, якщо необхідно мати кілька примірників, і т.ін.

При застосуванні пакетного режиму окрім розв'язування конк­ретних задач як окрема технологія розглядається технологія ве­дення масивів нормативної довідкової інформації. Для такої ро­боти призначаються окремі спеціалісти, які мають вносити необ­хідні зміни в масиви НДІ. Оскільки зміни до масивів можуть виникати в різних підрозділах і не всі зміни можуть реєструвати­ся, у програмах розрахунку конкретних показників можуть бути передбачені фрагменти, які формують повідомлення про некорект­ність нормативно-довідкових масивів. Ці повідомлення роздруковуються й аналізуються особами, які відповідають за ведення масивів. На підставі цього матеріалу згадані особи разом із робіт­никами інших служб з'ясовують всі необхідні зміни до масивів. Технологічні операції з ведення масивів можуть збігатися з пере­ліком операцій, виконуваних під час розв'язання звичайної задачі.

Запитання для самоконтролю:

1. Опишіть процесс приймання і контролю інформації при пакетному режимі обробки?

2. Яким чином відбувається підготовка машинних носіїв?

3. Опишіть операцію розрахунку на ЕОМ.

4. Що таке масиви НДІ?

Форми контролю:

Поточний -перевірка конспектів, усне опитування на консультації.

Підсумковий - підсумкова контрольна робота, екзамен.

Самостійна робота №14