Одним із найскладніших етапів у процесі проектування бази даних є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов'язково використовувати СУБД. Спочатку краще розробити структуру на папері. Отже, у разі проектування таблиць слід керуватися такими основними принципами:
· інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберігається лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці мають міститися адреси й телефони клієнтів;
· кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони утримуються в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, щоб у разі вилучення замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.
3. Визначення необхідних у таблиці полів. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть бути поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:
— кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці;
— не рекомендується включати до таблиці дані, що є результатом виразу;
— у таблиці має бути вся необхідна інформація;
— інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля «Ім'я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім'я»).
4. Завдання індивідуального значення кожному полю. З тим, щоб СУБД могла зв'язати дані з різних таблиць, наприклад дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, що задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.
5. Визначення зв'язків між таблицями. Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями. Бажано вивчати зв'язки між таблицями в уже існуючій базі даних. Для перегляду зв'язків у вибраній базі даних відкриваємо її і вибираємо відповідні команди.
Відновлення структури бази даних.
Після проектування таблиць, полів і зв'язків необхідно ще раз переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними. Для перевірки необхідно створити кілька таблиць, визначити зв'язки між ними та ввести кілька записів у кожну таблицю, потім подивитися, чи відповідає база даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити чернеткові вихідні форми та звіти й перевірити, чи видають вони необхідну інформацію. Крім того, необхідно виключити з таблиць усі можливі повторення даних.
7. Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних. Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси та модулі.
8. Використання засобів аналізу в СУБД. Наприклад, у СУБД Microsoft Access є два інструменти для вдосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, в разі потреби пропонує нову її структуру та зв'язки, а також переробляє її. Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації з її поліпшення, а також реалізує їх.
Висновки
Отже, основне призначення системи управління базами даних – створення та підтримка в актуальному стані бази даних, а також зв'язок її з програмами розв'язування економічних завдань (прикладні програми користувачів).
Організація єдиної бази даних стала можливою лише завдяки тому, що були створені спеціальні програмні продукти – системи управління базами даних (СУБД).
Система управління базами даних (СУБД) поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.
У світі існує безліч СУБД. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми й методи на весь клас СУБД. Найпоширенішими СУБД є Visual FoxPro та Microsoft Access. Але крім цих на ринку з’явилася така система управління базами даних Microsoft SQL Server 2000, яка є закінченою пропозицєю в області баз даних і аналізу даних і призначена для швидкого створення масштабних вирішень електронної комерції, бизнесу і сховищ даних.
Запитання для самоконтролю:
1. Які переваги СУБД?
2. Які є способи управління даними у системі Acсess?
3. Перерахуйте основні етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access
4. Призначення об'єктів Access
5. Назвіть етапи проектування бази даних та дайте їх стислу характеристику.
Форми контролю:
Поточний -перевірка конспектів, усне опитування на практичних заняттях.
Підсумковий - підсумкова контрольна робота, екзамен.
Самостійна робота №13
