Номенклатура дел (НД) организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В делопроизводстве НД используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. НД является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации НД используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Основными принципами построения номенклатуры являются:
-систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе;
-единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;
-применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
-стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов.
НД включает полный состав документов, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хранению. Общеизвестно, что номенклатура способствует правильной организации и хранению документов учреждения. Она не только определяет единый порядок формирования дел, но и помогает решать вопросы комплектовани, экспертизы и отбора на госхранение основной документации, имеющей научно-историческое значение. Это важное свойство НД делает ее наиболее объективным средством отбора документов на государственное хранение.
Обычно НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение НД по функциональному принципу в бесструктурных учреждениях.
Существует три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные НД разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.
Типовые и примерные НД, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования госархивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими госархивами.
Типовые и примерные НД, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
НД составляется в каждой организации. НД составляются на дела всей организации (далее – сводная НД) и каждого структурного подразделения. Сводная НД составляется службой ДОУ на основе НД структурных подразделений. Сводная НД составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
Сводная НД подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.
Сводные НД организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, согласовываются с соответствующими архивами один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводные НД иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации.
Сводные НД организаций, являющихся источниками комплектования госархивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в 3 экземплярах. Сводные НД иных организаций составляются в 2 экз. 1-ый экз. – в службе ДОУ, 2-ой – в архиве организации в качестве учетного документа, 3-ий – в госархиве, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации.
После утверждения сводной НД из нее делаются выписки по разделам, которые передаются в структурные подразделения для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. НД структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации, ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.
