Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количе-

 

ство или порядок. Особенностью официально-деловых текстов является нали-чие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработ-ке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. На-пример: 207 000 записывается так:

 

207 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды.Например:

испытания должны, продолжаться два-три месяца.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т.д., оно записывается цифрами.

 

Например: требуется 3кг сахара. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 387 874 руб.

 

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется нара-щение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 4-му классу точности. При перечислении нескольких порядко-вых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1,2

и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помо-щью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято запи-сывать порядковые номера месяцев, кварталов.

 

С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные слож-ным словом, включающим указание на число. Например: 99-процентный, 12-километровый, 3-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прила-гательного, означающего единицу измерения: 12-км; 3-мм.

 

Сокращения как заменители слов и словосочетаний. Использованиесокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

 

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексическо-го сокращения — КВН, кавээновец. Графические сокращения — это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения — т.к. (читается как «так как»).

 

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сокра-тить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокраще-ний:1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);

 

2 ) названия месяцев (янв.); 3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В,

кВт, см, мм, кг);

 

 

4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит.

 

№, расч. счет);

 

5) названия документов (ГОСТ);

 

6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-

 

корр.; к.э.н„ зав., зам., И.О.; ком.).

 

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

Этикет в деловой переписке. В мировой практике к настоящему временисложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуаци-ях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет рег-ламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый...», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

 

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам од-ной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Напри-

 

мер: Совет просит, если это возможно, выслать необходимые данные.

 

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу...» нужно писать «Прошу...», вместо «Я выполнил...» пишут «Мною выполнено...».