Рекомендации к написанию деловых писем

 

1. Правила деловой переписки Служебная переписка. Другая важная часть делового этикета—служеб-

 

ная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индиви-дуально.

 

На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуа-ция, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозна-чить наиболее существенные моменты этой проблемы.

 

Переписка — это общение в миниатюре,овладение ею—это и труд,поройнелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, по-вышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

 

Одно из главных требований к письму — оно должно быть недлинным. Ес-ли хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше — на одной странице. Хоро-шее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе тре-бование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непо-нятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье пра-вило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы ос-новные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными слова-ми, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусст-вом общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

 

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она за-нимается, прочно ли стоит на ногах и т. д. Это еще одно требование к служеб-ному письму.

 

Но даже при таком, казалось бы стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы.... чувство юмора. Письмо, написанное с чувст-вом юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно помо-жет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

 

Схема делового письма. Существуют отработанные схемы делового пись-ма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

 

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечи-тайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные вы-ражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться,

отде-латься от клиента — это непростительная ошибка. Недовольство клиента рабо-той фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

 

Постарайтесь начинать письмо дружески — это вызывает у получателя до-брые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию боль-шую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

Виды деловой корреспонденции Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

• торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

 

• ответные письма с благодарностью;

• поздравления;

 

• извинения;

 

• требования и запросы;

• соболезнования.

 

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формаль-

 

ные и неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

 

• распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учрежде-ния, правила работы;

• благодарности и поздравления;

• напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной дело- вой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилага-тельные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Ка-кие сомнения его тревожат? Каковы его финансовые соображения?

 

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор? Какие у него цели?

 

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание — интерес — просьба — действие

 

Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ог-

раниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном сове-щании и т. п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Ко-гда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на «ты»: «Я не барин...». Действительно, обращение на «ты», особенно публично к подчиненному, — это демонстрация барского чванства, низкого уровня интел-лекта. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с под-чиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека.

 

Этикет служебных, деловых отношений требует строго соблюдения рече-вых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, сове-щаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), веди-те беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстрен-ных, внезапных, могут подождать.