Лекции.Орг


Поиск:




Категории:

Астрономия
Биология
География
Другие языки
Интернет
Информатика
История
Культура
Литература
Логика
Математика
Медицина
Механика
Охрана труда
Педагогика
Политика
Право
Психология
Религия
Риторика
Социология
Спорт
Строительство
Технология
Транспорт
Физика
Философия
Финансы
Химия
Экология
Экономика
Электроника

 

 

 

 


Структура и классификация деловых писем




 

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия,организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддого-ворные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

 

Важной задачей при составлении письма является его информационное на- сыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспек-та содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тен-денция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма — это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для состав-ления письма, во второй — выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

 

2) содержание запроса;

 

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

 

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

 

2) уточняющие сведения. Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

 

2) изложение просьбы;

 

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение

 

готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

 

 

Пример написания письма-приглашения:


Уважаемый Иван Петрович!

С 27 марта по 4 апреля 2001 г. студенческая газета «Студень» проводит 4-й областной студенческий фестиваль «Студенческая Весна 2001». В нем примут участие свыше 300 студентов центрального федерального округа, в том числе представители региональных средств массовой информации и крупных обще-ственных организаций.

Цель фестиваля — привлечь внимание студенчества к важным обществен-ным проблемам; к студенческой прессе как к инструменту развития самосозна-ния и выражения интересов молодежи. В рамках фестиваля:

семинары;

«круглые столы» и дискуссии по журналистике, политике, экологии;

расширенное заседание Клуба молодых журналистов;

выступление команд КВН, музыкальных групп, коллективов студенче-ской самодеятельности.

Просим Вас принять участие в студенческом фестивале

Письма-просьбы. Существует огромное количество ситуаций,дающихповод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

Уважаемый Александр Иванович!

В ОАО «Азовская птицеферма» из-за отсутствия средств сложилась кри-тическая ситуация с обеспечением птиц кормами.

Убедительно просим выделить сроком на 10 месяцев беспроцентный кре-дит на 400 тысяч рублей или оказать помощь в получении товарного кредита (овес, ячмень) через Областную продовольственную корпорацию.

Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Широкое распространение получили письма-предложения о совместном сотрудничестве. Логическая схема построения этих писем такая же, как и схе- ма составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути во- проса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребля- ется не всегда.

Ростовский государственный медицинский университет на протяжении 60 лет является кузницей врачебных кадров для города Ростова-на-Дону и Ростовской области. Свыше 80% врачей, работающих в области и городе, являются нашими выпускниками.

Однако в последнее десятилетие в связи с дефицитом бюджетного финансирования и несовершенством законодательной базы резко усилился отток вра- чебных кадров из районов Ростовской области, нарушена система переподго- товки и повышения квалификации врачей, а выпускники вуза, видя бедственное положение здравоохранения на периферии, под любым предлогом стараются не ехать на работу в область. В этой связи на Ваше рассмотрение предлагается соглашение о взаимодействии администрации Ростовской области и Ростовского государственного медицинского университета, позволяющее улучшить обеспечение лечебно- профилактических учреждений области врачебными кадрами и повысить качество их работы.

 

 

Сопроводительные письма. Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных цен- ностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стандартные выраже- ния: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

 

Направляем перечень необходимых учебно-методических материалов для подготовки средней общеобразовательной с углубленным изучением англий- ского языка школы № 1 г. Ставрополя к новому учебному году. Приложение: на 1 л. в 1 экз. ма

Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда не- возможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма- запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов

Комитет по начальному профессиональному образованию Владимирской области просит представить до 10 июля т.г. в отдел воспитательной работы и социальной защиты учащихся информацию о состоянии воспитательной рабо- ты и профилактики правонарушений за 2000-2001 гг. (форма прилагается). В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы. 1. Основные направления, формы и методы воспитательной работы с уча- щимися училища. Перечислите наиболее интересные общеучилищные меро- приятия, в том числе посвященные 60-летию системы начального профессио- нального образования. 2. Какие тематические классные часы прошли в учебных группах в течение учебного года. 3. Внеурочная занятость учащихся, кружковая работа. 4. Работа с родителями. 5. Какие вопросы воспитательной работы и профилактики правонарушений рассматривались на педагогических советах, инструктивно-методических со- вещаниях, советах при директоре. 6. Совместная работа с отделом по профилактике правонарушений, работа с неблагополучными семьями. 7. Работа совета по профилактике правонарушений. 8. Оцените степень выполнения плана совместной работы с Правоохрани- тельными органами и другими организациями по право-воспитательной работе. 9. Сотрудничество с органами социальной защиты, здравоохранения, психо- лого-педагогическими службами в процессе воспитания и обучения учащихся. Отчетные сведения о совершенных преступлениях и правонарушениях за январь — июнь 2001 г. согласовать с отделом милиции.

 

 

Письма-благодарности. В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.

В период с 15 по 25 апреля 2001 г. в г. Владимире успешно прошел IV об- ластной фестиваль «Театр кукол на пороге нового тысячелетия», организован- ный по решению совета по культуре Владимирской области. В фестивале приняли участие 140 творческих работников из 6 кукольных театров Владимирской области и городов Золотого кольца России. Оргкомитет фестиваля выражает благодарность Вам за финансовую по- мощь, благодаря которой Владимирский государственный областной театр ку- кол стал участником важного события в культурной жизни центрального феде- рального округа. Надеемся, что руководство области будет и в дальнейшем оказывать под- держку кукольникам области при проведении театральных фестивалей.

 

Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании ДРУГОГО предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых со- бытий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должност- ным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руко- водитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего не- сколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Совместным решением коллегии Госстроя России и Президиума ЦК проф- союза работников местной промышленности и коммунально-бытовых предпри- ятий Российской Федерации по итогам Всероссийского конкурса за 2001 год на лучшую организацию предприятие сферы жилищно-коммунального хозяйства по эффективности работы в новых экономических условиях признано победи- телем с присуждением диплома I степени УЖКХ Октябрьского района г. Вла- димира. Директору Кирееву А.В. объявлена благодарность. Благодарю Вас за содействие в проведении Всероссийского конкурса, же- лаю дальнейшихуспехов в деле развития жилищно-коммунального хозяйства.

 

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляет ответ; 2) обоснование при- чины отказа (если письмо-отказ); 3) констатация отказа.

 

«Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступить покупа- телем в соответствии со статьей закона...»

 

Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью под- тверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата про- дукции, оплата аренды и т.д. В таких письмах используются следующие стан- дартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).

Просим дать разрешение на аренду зала 26 февраля 2001 г. с 17.00 до 20.00 для организации отчетного концерта СТЦ «Баланс». Оплату аренды зала гарантируем.

 





Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2016-11-18; Мы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 623 | Нарушение авторских прав


Поиск на сайте:

Лучшие изречения:

Вы никогда не пересечете океан, если не наберетесь мужества потерять берег из виду. © Христофор Колумб
==> читать все изречения...

2339 - | 2144 -


© 2015-2025 lektsii.org - Контакты - Последнее добавление

Ген: 0.009 с.