Заходи можна класифікувати на дві категорії в залежності від ступеня участі вашої організації у ній і відповідно залучення до його підготовку: власні заходу та заходи сторонніх організацій.
Власні заходи – це ті заходи, які ініціюються і проводяться організацією самостійно або спільно з іншими партнерами (суміжними організаціями).
Заходи, що проводяться самостійно. Їх переваги:
- все знаходиться під вашим контролем;
- ваш персонал відчуває себе в більшій мірі залученим в даний захід;
- ваша організація знаходиться в центрі уваги, всі відвідувачі та учасники чітко усвідомлюють роль вашої організації;
- У вас є певна свобода дій.
Недоліки:
– для підготовки і проведення заходу потрібно виконати великий обсяг роботи;
- проведення власного заходу є дорогим;
- найчастіше на такому заході присутні в основному тільки ваші вже існуючі клієнти і тільки деяка частина перспективних;
- ви несете вагу ризику і відповідальність за проведення даного заходу.
Заходи, що проводяться спільно з іншими організаціями. Їх переваги:
– підготовка та проведення заходу не є вашою одноосібної відповідальністю і відповідальністю вашої організації;
- різні точки зору при підготовці заходу завдяки участі додаткових співорганізаторів можуть призвести до більш високій якості заходи. Найчастіше співорганізатори близькі до вас у силу схожості переконань, проблем, бізнесу, тому розбіжності у сприйнятті деяких питань є не антагоністичними, а продуктивними;
- ви схильні до меншого ризику невдачі заходу також зважаючи на більшу різноманітність точок зору і охоплення більшого числа проблем,
- ви несете менші витрати завдяки рознесенню витрат на всіх, хто беруть участь у будь-якій заздалегідь обговореній пропорції.
Недоліки:
- В деякій мірі обмежується ваша свобода щодо теми, процесу підготовки, часу проведення тощо через те, що в інших співорганізаторів є свої уявлення та вимоги поданим питань, які можуть відрізнятися від ваших;
- Відвідувачі та учасники заходу звертають свою увагу крім вас і на інших співорганізаторів і на те, що ті представляють на цьому заході;
- назва вашої організації, її імідж, торгова марка, товари та послуги починають асоціюватися з назвою, торговою маркою, іміджем ваших партнерів - співорганізаторів заходи.
Заходи, що проводяться іншими організаціями, – це заходи, що організовуються сторонніми організаціями, які дають вам можливість (створюють базис, платформу) для представлення цільової аудиторії своїх ідей, просування іміджу своєї організації, затвердження се суспільної значущості, рекламування товарів і послуг.
Переваги таких заходів:
- У вас є можливість участі в безлічі взаємопов'язаних і непов'язаних заходів;
- залежно від типу заходи у вас є можливість представлення однієї і тієї ж задачі різними способами, в різній формі, тим самим підвищуючи обізнаність про вашу організацію або про якусь конкретну функцію, деталі, конкретних продуктах і послугах з різних сторін;
– ви можете покладатися на «третю» (не пов'язану з вами) сторону для організації значної частини операцій з підготовки вашої участі: вибір місця, організація технічного та культурного забезпечення, - а також для поширення серед громадськості інформації про подію в цілому;
- іноді ви можете мати доступ до баз даних, наявних в організаторів, для охоплення ширшої аудиторії.
Недоліки:
– у вас дуже малий контроль за тим, що відбувається на заході в цілому, і ваша організація є лише малою частиною великої події, на якому представлено безліч організацій;
- ви мало впливаєте на формування тієї публіки, яка приходить або бере участь на заході;
- ви ніяк не можете вплинути на дату проведення заходу;
- ті, хто відвідує цей захід, зовсім не обов'язково є вашою цільовою аудиторією, швидше за все, лише деяка частина відвідувачів - це ті, до кого вам треба довести потрібну інформацію.
