Номенклатура справ місцевого суду, призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ суду складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання.
Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду. Усі журнали суду також уносяться до номенклатури справ суду.
Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.
Номенклатура справ суду розглядається експертною
комісією суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.
Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається апарату суду для використання в роботі.
Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.
Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:
у графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до
номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу
структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та
порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в
межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних
років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних
справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх
років дії справи;
у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок
розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду
визначаються ступенем важливості документів справи та їх
взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ, що
містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в
узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів
справи.
Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних
формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);
графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;
у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер
статті згідно з Переліком судових справ, що утворюються в
діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів,
затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від
06.01.2006 N 2, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за N 51/11925, у разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;
у графі 5 указують назву переліку документів, використаного
під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про
провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до
знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про
передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.
Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується
головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в
дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ служби діловодства суду.
