Після розгляду справи або відкладення її на інший час, секретар судового засідання зазначає на повістках осіб, викликаних до суду, про час їх явки та залишення суду, завіряє цей запис своїм підписом з проставленням штампа суду.
Після розгляду справи і постановлення судом вироку, рішення або ухвали секретар судового засідання (секретар касаційної інстанції) виконує такі дії:
а) підшиває до справи документи в хронологічному порядку: постанови, ухвали і листування, які передували судовому розглядові, протокол судового засідання, складений протягом 3 діб після розгляду справи (ст. 87 КПК України), перевірений і підписаний суддею і секретарем судового засідання, всі документи, додані до справи в ході судового розгляду в порядку їх надходження, вирок, рішення, ухвалу суду, ухвали за касаційними скаргами та поданнями, а також за окремими скаргами і поданнями;
б) продовжує нумерацію аркушів справи і складає опис документів, які знаходяться в справі, підписуючи його, а в справах з попереднім розслідуванням продовжує опис, складений органами слідства;
в) приєднує до справи заповнені суддею після розгляду по першій та в касаційній інстанціях статистичні картки на засуджених, виправданих, осіб, щодо яких справи закриті, а також на осіб, визнаних неосудними, до яких застосовані примусові заходи медичного характеру (обліково-статистична картка на підсудного), а також картки по обліку сум збитків, заподіяних злочинами;
г) робить відповідний запис у журналі судового засідання про результати розгляду справи;
д) виписує виконавчі листи по справах, рішення по яких підлягають негайному виконанню;
е) забезпечує у разі необхідності ознайомлення з протоколом протягом 3 діб з дня його складення осіб, які брали участь у судовому засіданні, про що вказані особи роблять запис на звороті останнього аркуша протоколу.
Якщо суд обрав запобіжний захід підсудному – підписку про невиїзд або замінив раніше обраний запобіжний захід у вигляді взяття під варту на підписку про невиїзд, секретар судового засідання відбирає у підсудного підписку про невиїзд (ст. 148 КПК України).
Якщо розгляд кримінальної або цивільної справи було відкладено і призначено на інший день, тоді викликаним і присутнім у судовому засідання особам (крім підсудних, які перебувають під вартою) вручаються повістки про виклик до суду або оголошується про це під розписку на окремому аркуші, доданому до протоколу судового засідання, роз’яснюються наслідки їх неявки. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, надсилаються не пізніше, ніж на наступний день повістки про виклик їх до суду. Для повторного виклику підсудних, які перебувають під вартою, начальнику місця попереднього ув’язнення надсилається відповідне повідомлення.
За наявності ухвали про зупинення провадженням кримінальної, цивільної справи у зв’язку з розшуком підсудного або відповідача, копія цієї ухвали надсилається секретарем в районний (міський) відділ (управління) внутрішніх справ за місцем розташування суду з супровідним листом за підписом судді.
2. Копії вироку, рішення чи ухвали, що набрали законної сили, виготовляються секретарем судового засідання (секретарем судової колегії), завіряються підписом судді з проставленням печатки суду та надсилаються за належністю. Якщо копія викладена на кількох аркушах, ці аркуші мають бути прошнуровані і скріплені печаткою із зазначенням їх кількості.
У тих випадках, коли вирок, рішення, ухвала не набрали законної сили, про це зазначається на копії, що видається.
Видача копій судових рішень, вироків, ухвал, постанов, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.
Копії вироків у кримінальних справах на засуджених, які утримуються під вартою, в тому числі і на осіб, які підлягають негайному звільненню з-під варти у зв’язку з їх виправданням чи засудженням до міри покарання, не пов’язаної з позбавленням волі, надсилаються начальнику місця попереднього ув’язнення негайно, після розгляду справи. Якщо обвинувальний або виправдувальний вирок постановлено відносно кількох осіб, начальнику місця попереднього ув’язнення надсилаються копії вироків за числом засуджених чи виправданих, які перебувають під вартою.
Якщо згідно з вироком засудженого треба взяти під варту із залу суду, копія вироку з супровідним листом на ім’я начальника місця попереднього ув’язнення вручається начальнику конвою під розписку.
У виняткових випадках, коли виготовлення копій негайно після закінчення справи неможливе (нічний час, великий обсяг вироку), допускається заміна копії вироку випискою з резолютивної частини вироку на кожного засудженого.
В таких випадках копії вироків мають бути виготовлені і надіслані не пізніше наступного дня.
Відповідно до ст. 344 КПК України копія вироку вручається засудженому або виправданому в триденний строк після його проголошення. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або мову, якою він володіє.
Копія вироку засудженому, який перебуває під вартою, вручається під розписку.
Відповідно до ст. 216 ЦПК України сторонам та третім особам, які не були присутні в судовому засідання при розгляді цивільної справи, копії рішення чи ухвали про залишення заяви без розгляду, про зупинення чи закриття справи надсилаються протягом п’яти днів з дня її оголошення. В інших випадках копії рішення, ухвали, постанови видаються сторонам на їх прохання.
По розглянутих справах за скаргами на процесуальні дії судового виконавця чи нотаріальні дії копії ухвали (рішення) суду надсилаються для відома судовому виконавцеві, нотаріусу чи посадовій особі, яка вчиняє нотаріальні дії.
Після закінчення всіх дій по оформленню справи, але не пізніше трьох днів після її розгляду секретар судового засідання передає її секретареві суду (секретареві колегії). Секретар перевіряє виконання секретарем судового засідання всіх дій, заповнює відповідні реквізити в обліково-статистичних картках щодо дати і наслідків розгляду справи та розписується в журналі судового засідання про її одержання.
