Итоговое совещание проводится под председательством ведущего аудитора группы, для согласования сроков завершения корректирующих действий, а также определения любых действий по надзору.
В повестку совещания должно быть включено следующее:
1. Благодарность проверяемым и их организации за оказанную помощь
2. Краткое заключение по объему аудита.
3. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.
4. Повторное представление группы аудиторов.
5. Заявление о том, что отчет будет составлен только по несоответствиям, а не по тем аспектам, которые соответствуют требованиям. В связи с этим следует сказать, что не все несоответствия были выявлены.
6. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.
7. Сообщение каждого члена группы по его области аудита, Только факты.
8. Подведение общих итогов и заключение, которое ведущий аудитор будет рекомендовать своей собственной фирме
9. Приглашение представителей проверяемого предприятия принять участие в обсуждении любых специфичных вопросов.
10. Согласование сроков окончания корректирующих действий.
11.Объяснение где это применимо, действий по надзору за системой.
12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (иногда это бывает необходимо) – за ним должна незамедлительно последовать печатная копия.
Примечание:
Итоговый отчет представляет собой изложение фактов, в основу которых положены несоответствия, подкрепленные объективными доказательствами.
Такими объективными доказательствами могут быть, например:
- объективное различие между руководством по качеству и соответствующими процедурами;
- очевидные различия между документированными процедурами и применяемой практикой;
- отсутствие подтверждение того, что все элементы стандарта нашли отражение в документации и практической деятельности;
- отсутствие данных о том, что различные элементы системы постоянно применяются;
- также при итоговой оценке процесса аудита принимается во внимание характер несоответствий, чтобы выявить наличие таких систематических недочетов как:
- недостаточная подготовка персонала;
- плохое взаимодействие;
- нарушение технологической дисциплины;
- недоступность информации;
- недостаток ресурсов;
- ограниченные возможности оборудования и др.
Следует четко знать ожидаемый результат каждого обнаруженного несоответствия, чтобы правильно выбрать корректирующее действие.
Последней задачей для руководителя группы является подготовка отчета для своей организации, содержащего дополнительную субъективную информацию, которая может оказать помощь в действиях после аудита и для последующих аудитов.
Этот отчет конфиденциален.
