Перед проведением аудита любой системы, она должна быть описана или представлена в той или иной форме процедур, рабочих инструкций, маршрутных схем, других подобных документов в электронной форме. Совершенно естественно, что в процессе подготовки таких документированных систем требуется огромный труд, который ведет к тому, что полученные процедуры становятся точными, работающими и отражающими методы работы соответствующих структурных подразделений или конкретных функций.
Потратив столько усилий на исследование функционирования систем и по документированию соответствующих процедур, разумно принять меры для обеспечения точного выполнения написанного в процедурах. Одним из способов достижения этого соответствия документированным системам является проведение аудитов. Сравнительно просто, при наличии написанной процедуры, проверить ее соответствие путем проверки соответствующей отчетности и выяснить причины почему данная работа выполняется именно так и насколько она интегрирована с другими бизнес-процессами.
|
Дать уверенность руководству
Если не предпринять в какой-либо форме независимой проверки процедур или их выполнения в любом структурном подразделении, то менеджеру бывает чрезвычайно трудно узнать степень соответствия системы, будет ли она работать и работать эффективно, и так ли уж необходимы для нее радикальные изменения. Одной из важных функций в работе менеджера является обеспечение эффективной деятельности под его руководством. Обратная связь от системной информации, полученной в результате эффективного аудита, является чрезвычайно полезной в процессе представления точной управленческой информации, на базе которой менеджер может быть либо уверен в работе своей системы, либо может предпринять какие-либо шаги для ее улучшения. Руководство не может быть уверено ни в какой системе, если она не проверена или не может быть проверена на регулярной основе.
|
Дать уверенность потребителю
Результаты аудита могут обеспечить доказательство того, что компания не только имеет систему менеджмента, но ее постоянно проверяют, анализируют и вносят изменения для обеспечения ее постоянной эффективности. В случае проверки ее по стандарту ГОСТ Р ИСO 9001–2001 потребителю видно, что система менеджмента удовлетворяет требованиям этого стандарта.
|
Отслеживание бизнес – процессов
Как было сказано ранее, большой труд был затрачен на подготовку процедур, на основе которых работают структурные подразделения или выполняется определенная функция. Однако, несмотря на эти значительные усилия, вложенные в процедуры, для того, чтобы сделать их четкими и работающими, они могут потребовать дальнейших изменений. В процессе любого аудита системы аудитор имеет возможность наблюдать за трудностями по обеспечению соответствия системе или проблемами в самих системе и процедурах. Во время обсуждения с лицами, отвечающими за работу в структурном подразделении и выполняющими утвержденные процедуры, проблемы с системой и пути ее улучшения станут очевидными.
|
Обратная связь для корректирующих действий
Важнейшим преимуществом любой системы аудита является ее способность выявлять проблемы и обеспечивать выработку ответных действий, не только с целью решения проблемы от случая к случаю, но для систематического предупреждения ее повторения в будущем. Аудит нельзя считать завершенным, если не были выполнены любые действия, полученные по его результатам. В этом смысле следует обратить особое внимание на выделение реального времени на размышления над этой проблемой и принятие эффективных действий для улучшения системы, сделав ее более продуктивной и тем самым предупредить возникновение проблемы в будущем. Необходимо вести и анализировать отчетность по корректирующим и предупреждающим действиям, которые должны быть спланированы и выполнены. Все это ведет к непрерывному процессу улучшения.
Аудит
