Свою специфику имеют коммуникации в малых группах. В отличие от массовых коммуникаций члены малой группы имеют возможность высказывать собственные суждения, что повышает возможность раскрытия потенциальных способностей. При обсуждении информации в малой группе руководитель в целях повышения эффективности коммуникации должен поощрять аргументированные высказывания и ценные предложения, добиваться точности и объективности информации. Критикуя идеи и утверждения нельзя переносить критику на личности, тем более обсуждать их личные качества, нужно уважать мнения других лиц, а также групп, если они содержат ценные предложения и рекомендации.
В организациях одновременно осуществляются сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. Коммуникации между руководителями и подчиненными преимущественно осуществляются сверху вниз. Информационное воздействие, которое преобладает в таких коммуникациях, строится как по общим, так и по специфическим принципам и правилам, предполагающим их знание, умение ими пользоваться и приобретение соответствующего опыта. Наиболее правильно организована система коммуникаций в тех организациях, в которых все сотрудники участвуют в организационных коммуникациях. При этом не имеется в виду, что все участники коммуникационных процессов в равной степени управляют информационными потоками.
Руководитель должен учитывать настроенность как своей, так и противоположной стороны, взаимные ожидания, уметь сопереживать. Чем выше ранг руководителя, тем больше информации проходит через него. Однако руководитель должен обеспечить прохождение информации и в те звенья коммуникативных цепей, которые нуждаются в этой информации. Руководителю важно владеть психотехникой общения, обращая внимание на мимику, жест, интонацию, свой внешний облик. Особо важно уметь сочетать навыки и умения внушать, убеждать, просить, приказывать.
Руководители, придерживающиеся либерального стиля управления используют преимущественно неформальную многоканальную систему коммуникаций. Они поощряют расширение связей по всем направлениям. Отсюда коммуникативные связи репрезентативно отражают структуру организации, а информация доходит до получателя достаточно полной и адекватно отражает состояние дел.
Консервативный (авторитарный) стиль управления поощряет хорошо структурированную цепь команд. Ограничивается число связей, коммуникации осуществляются преимущественно сверху вниз. Качество коммуникации не всегда соответствует требованиям организации. Много информации искажается или теряется в каналах прямой и обратной связи.
Разделение труда между работниками и функций между подразделениями существенно упрощаеткоммуникации в организациях. Организации разрабатывают системы коммуникации, которые тщательно учитывают потоки информации и точность реализации коммуникативных процедур в каждом звене. Параллельно со структурированной сетью коммуникаций в организации вольно или невольно образовывается параллельная неформальная сеть, которая может или помогать работе основной сети или наоборот препятствовать ей. В авторитарной системе коммуникаций чаще всего неформальная сеть коммуникаций препятствует работе основной сети коммуникаций, а в либеральной (демократической) сети коммуникаций наоборот чаще всего неформальные сети становятся способствующими осуществлению оптимальной коммуникационной связи и максимально точной передачи информации
Значение коммуникаций для руководителей заключаются в том, что они являются главным инструментом выполнения руководителями функции управления по следующим причинам:
они не менее трех четвертей своего времени тратят на организацию взаимодействия как внутри организации, так и вне ее;
правильно организованные коммуникации способствуют повышению эффективности управления;
коммуникации способствуют утверждению авторитета руководителя;
коммуникации повышают эффективность функционирования всех других сфер жизнедеятельности организации.
Можно выделить четыре основные функции коммуникативности: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. Коммуникативность выполняет функцию контроля поведения членов группы. Иерархическая структура организации и соподчиненность в них требует от работников придерживаться ей. Работника нарушающего своими действиями стратегию компании, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании и таким образом коммуникативность выполняет контролирующие функции. Коммуникативность усиливает мотивацию, усиливая осознанность действий путем доведения до работников сведений о том, что должно быть сделано, почему эту работу нужно выполнить так и в указанные сроки.
Первичным источником социального взаимодействия для большинства людей является их работа. Посредством коммуникативности люди выражают свое отношение к происходящему. Коммуникативность способствует выражению эмоциональных качеств работников и позволяет реализовывать их социальные потребности. Функция коммуникативности связана с ее ролью в соединении процессов передачи информации и принятия решений. Представляя информацию, которая необходима личностям и группам для принятия решений, и идентифицируя ее для оценки и последующего выбора альтернативного решения реализуется функция коммуникативности.
