Масштаб предстоящего события предопределяет расходы на его организацию и проведение.

Что обычно включается в перечень расходных статей?

СМЕТА РАСХОДОВ включает затраты на аренду залов и гостиниц, техническое обслуживание, оплату технического персонала, затраты на организацию мероприятий, связанных с рекламой и PR (исполнение и размещение плакатов, транспарантов, планшетов и пр.); сюда включается также стоимость торгового обслуживания, поддержания безопасности и порядка на спортивных состязаниях, в конференц-зале, где планируется пресс-конференция и т.п.

▲

Начало паблисити

Выбор времени будущего события – не формальная операция. Сама философия Паблик Рилейшнз, построенная на внимательном и уважительном учете мнений, настроений, предпочтений, интересов и поведения целевой аудитории, предполагает эластичное включение планируемого события в круг повседневных забот и привычного распорядка. Если подготовленное событие нарушает сложившийся стереотип поведения людей, – нельзя рассчитывать на достижение всех ожидаемых результатов.

ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЕ ОПОВЕЩЕНИЕ о будущем событии позволяет и публике, и всевозможным структурам (государственным, общественным, коммерческим) учесть в своей рутинной деятельности грандиозное мероприятие завтрашних дней, вписать его в свой рабочий распорядок месяца, недели, дня. Запас времени должен быть достаточным, чтобы, предположим, службы безопасности заранее определили формы своей работы, чтобы коммерсанты подготовили места продажи, чтобы дизайнеры успели разработать эскизы графического оформления, а производственники (полиграфисты) – изготовить тираж сувенирной продукции.

Журналисты также должны иметь ресурс времени, достаточный для завершения текущих заданий и подготовки к предстоящей работе (изучение досье, налаживание деловых контактов и пр.). Опыт показывает, что оптимальный срок подготовки «гнездового» события паблисити – от ШЕСТИ до ДВЕНАДЦАТИ МЕСЯЦЕВ. При этом выбранный месяц не должен быть перегружен конкурирующими событиями (официальными, религиозными праздниками, сезонными заботами – отпуска, огородничество и пр.).

ДЕНЬ НЕДЕЛИ должен быть удобным для типичного распорядка журналистской работы (понедельник, например, требует появления в редакциях штатных сотрудников на «планерках» и т.п.).

ЧАС ПИК будущего события должен произойти в удобное для редакции время, лучше до 12 часов, чтобы репортажи успели попасть в вечерние выпуски газет того же дня.

▲

Место рождения сенсации

Выбор места проведения планируемого события (сенсации) не может быть случайным. Соблюдая ряд предварительных условий можно уточнить решение на этот счет, сделать его более взвешенным.

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ, ее масштаб и структура, ее местонахождение во многом определяют и место рождения событий, способных вызвать сенсацию и взрыв общественного внимания к данной географической точке, городу, площади, улице, дому, конференц-залу, выставочному комплексу, торговому павильону и т.д. Там, где аудитория малочисленна, планируемое событие не встретит большого интереса, пройдет незамеченным. Без целевой аудитории события просто не будет, оно просто... не произойдет(!). Вне целевой аудитории механизм привлечения внимания к искусственно созданному событию не срабатывает. Искры ожидаемого пожара большой сенсации гаснут на лету, не достигая горючего материала.

ЗРИТЕЛЬНОЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕ МЕСТА ПРОВЕДЕНИЯ ПЛАНИРУЕМОГО СОБЫТИЯ должно «работать» на главную идею замысла. Интерьер конференц-зала, архитектурный облик улицы или городской площади, пейзаж, украшающий природный стадион, призваны укрепить положительные эмоции по отношению к событию, вызвать желание побывать лично там, где красиво, нарядно, празднично. Чтобы увидеть окружающую обстановку глазами публики, создатели паблисити должны обозреть место действия через ОБЪЕКТИВ ТВ-КАМЕРЫ.

Видеоролик, слайд-фильм, фотоальбом должны дать и общее зрительное впечатление, и наилучшие ракурсы будущих ТВ-репортажей. Консультации ТВ-режиссера, ТВ-оператора, художника, дизайнера помогут специалисту PR-агентства сделать окончательный выбор относительно визуальной трактовки будущего события.

ИНТЕРЬЕР ПОМЕЩЕНИЯ, в котором произойдут будущие события, также должен создавать благоприятное зрительное впечатление. Усилиями дизайнера помещение должно, сохраняя свое функциональное на значение (конференц-зал, зал для приемов и т.п.), приобрести в то же время своеобразную телегеничность, т.е. оптимальное сочетание цвета, ракурса, освещенности каждого ТВ-кадра, снятого в заранее подготовленном интерьере. Расположение ТВ-камер определяется в окончательном варианте после нескольких пробных ТВ-съемок (со статистами и без них).

НАГЛЯДНАЯ АГИТАЦИЯ – плакаты, лозунги, транспаранты, графики, схемы, диаграммы, таблицы, фотостенды, светодинамические установки, слайд-фильм – оцениваются по своему зрительному впечатлению в зависимости от того, насколько эластично вписываются они в выстроенный интерьер. Все эти средства визуального выражения идей паблисити носят вспомогательный характер; они дополняют, развивают, акцентируют отдельные аспекты общего действия. Важно заранее увидеть, скажем, несоответствие общего объема зрительного зала и «крошечного» увеличения отдельного слайд-кадра, что делает подпись к нему не читаемой дальше первого ряда. То же самое обстоятельство может уменьшить (если не исключать вовсе) воздействие тщательно подготовленной таблицы, если ее элементы, ее масштаб не соответствуют глубине пространства места действия (интерьера).

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ АСПЕКТ ВЫБОРА МЕСТА планируемого «взрыва» паблисити связан с взаимоотношениями с властями города, хозяевами отеля, конференц-зала, ярмарки и т.п. Так официальное разрешение на проведение запланированных мероприятий в городе сопровождается мерами по обеспечению:

• охраны общественного порядка (милиция);