Лекція № 4
Тема. Уніфікація організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів. Поняття бланка документа і бланка організації.
Виконання єдиних правил оформлення документів та їх реквізитів згідно з державними стандартами забезпечує:
ü юридичну силу документів;
ü оптимальне сприйняття людиною інформації, що міститься в документах;
ü оперативне та якісне складання документів;
ü організацію швидкого пошуку документів;
ü ефективне використання ЕОМ при складанні документів.
Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів.
Нині визначальним чинником розвитку діловодства є уніфікація процесів документування управлінської інформації. Їх унормування закріплено державними та національними стандартами:
· ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення;
· ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа;
· ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;
· ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.
Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, написання і розташування на бланку реквізитів документа.
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Сукупність реквізитів, розмішених на аркуші у встановленому порядку має назву формуляра документа. Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Формуляр-зразок службового документа — це модель побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів (однотипних документів ОРД). Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту
Формуляр-зразок - модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.
ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок їхнього розташування в організаційно-розпорядчих документах. Проте кожен документ певного типу має свої реквізити, що відповідають тільки цьому типу документів. Державним стандартом узаконено 32 реквізити в організаційно-розпорядчих документах:
01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 — зображення нагород;
04 — код організації;
05 — код форми документа;
06 — назва організації вищого рівня;
07 — назва організації;
08 — назва структурного підрозділу організації;
09 — довідкові дані про організацію;
10 — назва виду документа;
11 — дата документа;
12— реєстраційний індекс документа;
13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 — місце складення або видання документа;
15 — гриф обмеження доступу до документа;
16 — адресат;
17 — гриф затвердження документа;
18— резолюція;
19 — заголовок до тексту документа;
20 — відмітка про контроль;
21 — текст документа;
22 — відмітка про наявність додатків;
23 — підпис;
24 — гриф погодження документа;
25 — візи документа;
26 — відбиток печатки;
27 — відмітка про засвідчення копії;
28—прізвище виконавця і номер його телефону;
29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 — відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 — відмітка про надходження документа до організації;
32 — запис про державну реєстрацію(для нормативно-правових актів - у правому верхньому куті першої сторінки).
Згідно з ДСТУ 4163–2003 обов’язковими є такі реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнено й іншими, що залежить від виду документа, який визначає оформлення формуляра.
Кожен вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів для цього типу документів та стабільний порядок їх розміщення. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, дає можливість використовувати технічні засоби для їх оброблення.
Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносяться на стандартний аркуш паперу друкарським способом за допомогою комп’ютера чи (зрідка) спеціального штампа, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні — під час складання документа.
Залежно від рівня стандартизації документи оформлюють на бланках або не на бланках (деякі внутрішні документи: заяви працівників, окремі службові довідки тощо; документи, створені від імені двох або більше організацій).
Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.
Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу: А4 (210x297 мм) і А5 (210x148 мм).
Для оформлення документів у вигляді таблиць дозволяється використовувати бланки формату А3 (297 х 420 мм).
Для оформлення резолюцій і доручень використовують бланки формату А6 (105 х 148 мм).
Бланк складається із робочої площі та берегів.
Робоча площа бланка – виділена площа уніфікованої форми чи бланка, яка призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги – відстань між краєм аркуша і початком робочої площі, які призначені для закріплення документа у технічних засобах зберігання (зазвичай – лівий берег), а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.
ДСТУ 4163–2003 встановлює такі береги бланків документів, мм:
30 - лівий;
10 - правий;
20 - верхній та нижній.
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп’ютерної техніки.
Бланки проектують відповідно до схем, установлених ДСТУ 4163–2003, в яких позначено фіксовані межі зон розташування реквізитів. Кожну зону призначено для розташування певних реквізитів.
Реквізити розміщують у межах, зафіксованих у схемах, з допуском ± 2 мм.
Державні стандарти передбачають кутове і повздовжнє розміщення реквізитів.
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.
Поздовжнє розміщення штампа доцільне в тих випадках, коли назва установи разом з назвою керівної організації, якій вона підпорядкована, складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній державним стандартом для кутового штампа.
Поздовжній штамп можуть застосовувати також установи, які реквізити штампа на бланках друкують двома мовами - українською та іноземною (ліворуч - українською, праворуч - іноземною). При цьому всі назви пишуться у називному відмінку. На кутовому штампі в цьому випадку реквізити друкуються зверху українською, а під цим написом іноземною.
Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат».
Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від меж зони розташованості реквізитів) і прапоровим (кожний рядок починається від лівої межі зони розташованості реквізитів). Зазвичай маємо кутове прапорове, поздовжнє центроване або кутове центроване.
Рис. 1. Схематичне розміщення реквізитів на кутовому бланку формату А4.
Рис. 2. Схематичне розміщення реквізитів на поздовжньому бланку формату А4.
Залежно від характеру діяльності організації, її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.
Згідно з ДСТУ 4163–2003 установлено такі види бланків документів:
• загальний бланк організації для створення різних видів документів (без зазначення в бланку назви виду документа), окрім листа;
• бланк листа;
• бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), окрім листа.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурних підрозділів організації і (або) бланки посадових осіб у тому разі, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень, визначених у розпорядчих документах організації.
Питання для самоконтролю
1. Що таке реквізит?
2. Що таке формуляр?
3. Який існує максимальний склад реквізитів?
4. Які реквізити бувають?
5. Що таке бланк?
6. Які формати паперу використовують для бланків документів?
7. Які береги має бланк документа.
8. Яке можливе розташування реквізитів у штампі бланка?
9. Які види бланків установлено ДСТУ 4163–2003?
