Для оформления возможных претензий по товару (недостача, излишек, некондиция, некомплектность, пересортица) используется программное обеспечение «ПРЕС». Заведующий складом является ответственным за достоверность указанной информации и своевременное оформление Акта расхождений.
Акт расхождений должен быть оформлен не позднее:
- в день поставки - при выявлении расхождений на этапе приема поставки по количеству УМ (в состав комиссии входит водитель-экспедитор);
- 3 (трех) рабочих дней с даты прибытия товара в магазин - для московских магазинов при выявлении расхождений на этапе поштучной приемки товара в УМ на складе магазина;
- 5 (пяти) рабочих дней с даты прибытия товара в магазин - для региональных магазинов при выявлении расхождений на этапе разгрузки контейнера; поштучной приемки товара в УМ на складе магазина.
Допускается оформлять Акт расхождений по истечении установленного срока в случае:
- обнаружения несоответствия оклейки товара ШК на ФРЦ;
- выявления товара с производственным (технологическим) дефектом, который носит скрытый характер и является однотипным по своему происхождению.
В примечании к такому Акту обязательно пишется пояснение, по какой причине претензия подается по истечении установленного срока.
В ПО «ПРЕС» Акту расхождений автоматически присваивается номер по следующему формату: NNN-YYMMDD-KKK, где NNN – номер магазина, YYMMDD – дата (YY-год, MM-месяц, DD-день) составления Акта, KKK – номер Акта.
После оформления и сохранения претензии в «Пресс» производится автоматическая рассылка электронной версии Акта по следующим адресам:
Контрольно-ревизионный отдел ДЛ Sprut/MOSCOW/STILARSERVICE/07
Департамент учета и Контроля товародвижения ФУ Недозавоз с ЦС@SPORTMASTER
После оформления Акт расхождений распечатывается в бумажном виде, подписывается членами комиссии (не менее трех человек), утверждается Администратором магазина.
Если претензии по поставке товара выявлены в присутствии водителя - экспедитора, то он обязательно входит в состав комиссии, визирует Акт. Сведения о составленном Акте вписываются во все экз. Акта отгрузки по УМ (Акт расхождений является приложением к Акту отгрузки). По факту отправки Акта расхождений по LN, претензия магазина регистрируется специализированной программой Sprut, информация о регистрации претензии автоматически высылается заявителю претензии.
Претензия магазина должна быть рассмотрена в течение 30 дней.
Для учета излишка/недостачи поставки используются специальные склады магазина: № 64, № 63.
В магазине может быть принято следующее решение по излишку завоза:
- перевод товара на склады продажи магазина (кондиционный товар);
- возврат товара на ФРЦ (товар не входит в ассортиментный перечень, разрешенный для продажи в магазине);
- перевод товара на склад некондиционного товара (излишек имеет дефекты).
Если принято решение о продаже излишка завоза, то товар переводится на доступные для продажи склады магазина не зависимо от того, поступил в магазин ответ на претензию либо нет.
Недостача завоза числится на 63 складе до получения официального ответа по претензии магазина. При подтверждении претензии бухгалтер магазина спишет недостачу завоза с 63 скл. в 0, товар по неподтвержденной недостаче переводится с 63 скл. на 67 скл. магазина. Решение по остаткам 67 скл. принимают сотрудники отдела Контроля и Ревизий ФУ (ОК и РРС ДУ и КТ ФУ).
Работа с некондицией (некомплектом) поставки
Некондиционный (некомплектный) товар может быть выявлен как при разгрузке автомашины (приеме поставки по количеству УМ) так и при поштучной приемке товара в УМ на складе магазина.
Если замечания по качеству либо комплектации товара подтверждаются, то заведующий складом с использованием ПО «ПРЕС» оформляет Акт расхождений. По всем расхождениям, выявленным на этапе разгрузки автомашины, в состав комиссии входит водитель-экспедитор.
Учет некондиционного (некомплектного) товара ведется на 49 скл. магазина. Весь некондиционный (некомплектный) товар, обнаруженный на этапе приемки поставки, проходит транзитом через 510 скл. магазина.
Работа с некондиционным товаром в Московских магазинах ведется на основании «Положения о работе с некондиционным товаром в московских магазинах УРП ТС Спортмастер» от 01.07.05г., в Региональных магазинах на основании «Временного Положения о работе с некондиционным товаром в региональных магазинах УРП ТС Спортмастер» от 05.07.02г.
При размещении товара на складах кладовщики обязаны строго соблюдать принцип товарного соседства, санитарные правила, нормы складирования и требования противопожарной безопасности.
На кладовщика возложена обязанность следить за режимом хранения товаров (температура, влажность, сроки хранения). При невозможности обеспечить нужные условия хранения кладовщик обязан поставить в известность руководство магазина. По утвержденному администрацией плану кладовщики проводят выборочные проверки товара.
В процессе хранения товара, его перемещения и проведения инвентаризаций кладовщики должны проверять качество и комплектность принятых ранее товаров.
При обнаружении кладовщиками скрытых недостатков во время подготовки товара к продаже или непосредственно во время продажи (с основного учетного склада) некондиционный товар переводится на учетный склад брака (некондиции).
Кладовщик обязан систематически проводить проверку хранящегося товара на предмет правильности идентификации этикетками штрих-кода и их читаемость сканером.
Зав. складом распределяет территорию склада на зоны хранения товара. В каждой зоне назначается ответственный из числа сотрудников склада.
Товар на складе размещается по принципу товарного соседства. Ближе к выходу со склада размещается товар, пользующийся наибольшим спросом. Необходимо учитывать размещение товара в торговом зале. Товар, расположенный на подиумах в торговом зале с полной поразмеркой, можно разместить подальше от выхода, так как продавцы могут определиться с размером покупателю прямо в торговом зале. Необходимо также учитывать сезонность товара. При смене сезона и поступлении новой коллекции необходимо производить перезонирование товара на складе.
Рекомендации по размещению товара на складе приведены во вложенном файле:
Основаниями для выдачи товара в торговый зал являются:
1. Почасовая довеска – перечень товаров, который продан из торгового зала за каждый час работы магазина;
2. Заказ менеджеров отделов – перечень товаров по приходу с РЦ, необходимых для выдачи в торговый зал;
3. Заказ продавца, ответственного за определенную зону в торговом зале;
4. Утренняя довеска – перечень товара, который был продан за последний час работы магазина предыдущего дня;
