7.2 Документаційне забезпечення наради
План
1 Аналіз документів для проведення наради.
2. Оформлення протоколу
Для виконання завдання необхідно:
1. Для успішного проведення наради (ефективна робота його учасників і оперативне обговорення питань) велике значення має тут своєчасна підготовка розмноження і розсилання учасникам документів, які виносяться на колегіальне обговорення. До таких документів передусім належать доповіді (повідомлення) чи тези виступів основного доповідача і співдоповідачів. Крім основної доповіді заздалегідь готуються і розмножуються довідково-інформаційні документи: - звіти, таблиці, графіки, довідки; плани тощо. Діловоду можуть доручити підібрати законодавчо-нормативні документи,• розпорядчі документи,• звіти, листи тощо Проте найважливіше місце у підготовці наради займає складання проекту рішення з обговорюваного питання чи проектів підсумкових документів.
Потрібно проаналізувати, які документи готує секретар установи для проведення наради, вказати їх роль, особливості підготовки.
2. Хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій фіксуються у протоколі. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Саме у цьому завданні студент повинен з¢ясувати зміст протоколу, його призначення, особливості оформлення, вказати реквізити.
Самостійна робота
Оформлення із витягом з протоколу
Ознайомитись з оформленням витягу з протоколу. - це документ, що являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу. Охарактеризуйте особливості його складання, реквізити.
Література:
1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.
2. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: прак. посіб.\3-тє вид., змін. та доп. / К.Д. Гордієнко– К.: КНТ, 2009. – 304 с.
3. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.
Тема 7 Документування діяльності колегіальних органів
7.3 Матеріально-технічне забезпечення наради
Самостійна робота
План
1. Аналіз приміщення та матеріально-технічного забезпечення наради.
2. Схема розміщення учасників наради
Для виконання завдання необхідно:
1. Охарактеризуйте приміщення, призначене для проведення наради, наскільки воно є наперед підготовленим, провітреним, з необхідною кількістю стільців, письмовим обладнанням тощо. Опишіть матеріально-технічне забезпечення наради (наявність мікрофону, диктофону, ноутбуків, лайт-про тощо), його ефективність, роль.
2. Залежно від характеру наради керівник повинен змінювати розміщення учасників, оскільки фізичне розміщення має суттєвий вплив на характер спілкування. Тому стіл і стільці можуть бути розставлені по-різному залежно від мети наради. Більш зручна форма столу — трапецієподібна (рис. 7.1).
Рис.7.1 Схема розміщення учасників наради
Побудувати схему розміщення учасників наради, додати до звіту.
Література:
1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.
2. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: прак. посіб.\3-тє вид., змін. та доп. / К.Д. Гордієнко– К.: КНТ, 2009. – 304 с.
