Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.
Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др.
В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов.
Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа: В подтверждение нашей договоренности... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)... В соответствии с письмом заказчика... В порядке оказания помощи прошу Вас... В ответ на Ваш запрос сообщаем... Ссылаясь на Ваш запрос от... Согласно постановлению правительства... На основании нашего телефонного разговора...
Языковые формулы, выражающие причины создания документа: Ввиду задержки получения груза... По причине задержки оплаты... В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями... В связи с нарушением срока поставки... Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на... Учитывая увеличение спроса на продукцию... Ввиду особых обстоятельств... В связи с завершением работ по... В связи с проведением совместных работ...
Языковые формулы, выражающие цель создания документа: В целях обмена опытом, направляем в Ваш адрес... В целях увеличения товарооборота... В целях упорядочения работы структурных подразделений института... Во исполнение постановления Ученого совета академии... Во избежание конфликтных ситуаций... Для согласования спорных вопросов... Для согласования вопросов участия... С целью ознакомления с... просим выслать...
Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения.
Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:
сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
предложение: предлагаем;
просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;
подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем;
напоминание, предупреждение: напоминаем;
отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;
выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.
При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг).
Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 5 объектов).
Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда).
В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.
В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) – после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции. При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.
В обычном тексте существительное следует за числительным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции – 17.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ – издается; контроль – возлагается; цена – устанавливается; задолженность – погашается; рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется (оплачивается); оплата – производится (гарантируется); должностные оклады – устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредит – выделяется и т. п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность – высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и т. п. – именные сочетания.
Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить отпуск (лексические ошибки). Недопустимы также в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший).
При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:
1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой иное толкование, двусмысленность в восприятии фразы.
4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.
При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например: 1. По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2016 года. 2. Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2016 года по решению арбитражного суда. В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.
Приложение 1
Склонение числительных
У имён числительных нет единой системой склонения, нужно запомнить следующие закономерности:
1. Числительное один склоняется как местоимение этот:
Р.п. одного - этого; одной - этой
Д.п. одному - этому; одной - этой и т.д.
2. Числительные два, три, четыре имеют особую систему склонения (четыре, четырёх, четырём, четыре, четырьмя, о четырёх).
3. Числительные от пяти до двадцати и тридцать склоняются как существительные 3-го склонения:
И.п. семь Д.п. семи Т.п. семью
Р.п. семи В.п. семь П.п. (о) семи
4. При склонении сложных числительных, обозначающих десятки и оканчивающихся на -десят, каждая часть склоняется как простое числительное:
И.п. пять десять → пятьдесят
Р.п. пяти десяти → пятидесяти
Д.п. пяти десяти → пятидесяти
В.п. пять десять → пятьдесят
Т.п. пятью десятью → пятьюдесятью
П.п. (о) пяти десяти → пятидесяти
5. Склонение сложных числительных, обозначающих сотни и оканчивающихся на -сот (-сти, -ста):
И.п. двести триста четыреста от 500 до 900
Р.п. двухсот трёхсот четырёхсот пятисот
Д.п. двумстам трёмстам четырёмстам пятистам
В.п. двести триста четыреста пятьсот
Т.п. двумястами тремястами четырьмястами пятьюстами
П.п. о двухстахтрёхстах четырёхстах пятистах
6. Числительные сорок, девяносто и сто имеют две падежные формы: в И.п. и В.п. - сорок, девяносто, сто; в остальных - сорока, девяноста, ста.
7. При склонении составных числительных изменяется каждое слово:
И.п. пятьсот шестьдесят восемь
Р.п. пятисот шестидесяти восьми
Д.п. пятистам шестидесяти восьми
В.п. пятьсот шестьдесят восемь
Т.п. пятьюстами шестьюдесятью восемью
П.п. (о) пятистах шестидесяти восьми
8.Числительные тысяча, миллион и миллиард склоняются как существительные соответствующего типа склонения (1-го и 2-го).
9. При склонении составных порядковых числительных изменяется только последнее слово: пятьдесят восьмой, пятьдесят восьмого и т.д.
10. Числительные полтора (полторы) и полтораста в И.п. и В.п. имеют формы полтора, полтораста, в остальных - полутора, полутораста.
11. Склонение собирательных числительных:
И.п. оба (мальчика) обе (девочки) трое (друзей)
Р.п. обоих (мальчиков) обеих (девочек) троих (друзей)
Д.п. обоим (мальчикам) обеим (девочкам) троим (друзьям)
В.п. обоих (мальчиков) обеих (девочек) троих (друзей)
Т.п. обоими (мальчиками) обеими (девочками) троими (друзьями)
П.п. (об) обоих (мальчиках) обеих (девочках) троих (друзьях)
12. При склонении дробных числительных изменяются обе части по образцу склонения количественных (числитель) и порядковых (знаменатель) числительных:
И.п. семь пятых
Р.п. семи пятых
Д.п. семи пятым
В.п. семь пятых
Т.п. семью пятыми
П.п. о семи пятых.
ЛИТЕРАТУРА
ОСНОВНАЯ
1. Введенская Л. А. Русский язык и культура речи: учеб. пособ. / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Е. Ю. Кашаева. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 539 с.
2. Голуб И. Б. Русский язык и культура речи: учеб. пособ. для вузов по дисциплине ГСЭ.8 – «Русский язык и культура речи», доп. МО РФ / И. Б. Голуб. – М.: Логос, 2003. – 432 с.
3. Данцев Д. Д. Русский язык и культура речи для технических вузов / Д. Д. Данцев, Н. В. Нефёдова. – Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 320 с.
4. Каменская О. Г. Русский язык и культура речи: учеб. пособ. для студентов / О. Г. Каменская, Р. А. Кан, Е. Т. Стрекалова, М. Н. Запорожец. – Тольятти: Изд-во Тольяттинского государственного университета, 2005. – 99 с.
5. Райская Л. М. Лекции по русскому язык и культуре речи / Л. М. Райская. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – 148 с.
6. Розенталь Д. Э. Секреты стилистики. Правила хорошей речи / Д. Э. Розенталь, И. Б. Голуб. – М.: ООО «Изд-во АСТ-ЛТД», 1998. – 384 с.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ
1. Баландина Л. А. Русский язык и культура речи / Л. А. Баландина, Г. Р. Давидян, Г. Ф. Кураченкова. – М.: Изд-во МГУ, 2012., Симонова Евгения Павловна скрыть
2. Валгина Н. С. Активные процессы в современном русском языке: учеб. пособ. для вузов, рек. МО РФ / Н. С. Валгина. – М.: Логос, 2003. – 302 с.
3. Васильева А. Н. Основы культуры речи / А. Н. Васильева. – М.: Русский язык, 1990. – 247 с.
4. Вербицкая Л. А. Давайте говорить правильно: пособ. по русскому языку: учеб. пособ. для вузов, рек. МО РФ / Л. А. Вербицкая. – 2-е изд., испр., доп. – М.: Высшая школа, 2001. – 238 с.
5. Ганапольская Е. В. Русский язык и культура речи. Семнадцать практических занятий / под ред. Е. В. Ганапольской, Т. Ю. Волошиновой, Н. В. Анисиной. – СПб.: Питер, 2012.
6. Головин Б. Н. Основы культуры речи: учеб. пособ. / Б. Н. Головин. – 2-е изд., испр. – М.: Высшая школа, 1998. – 319 с.
7. Голуб И. Б. Русский язык и практическая стилистика: справочник / И. Б. Голуб. – М.: Юрайт, 2012.
8. Горбаневский М. В. Не говори шершавым языком: о нарушениях норм литературной речи в электронных и печатных СМИ / М. В. Горбаневский / Под ред. Ю. А. Бельчикова. – М.: Галерия, 2000. – 271 с.
9. Горбачевич К. С. Нормы современного русского литературного языка / К. С. Горбаневич. – 3-е изд., испр. – М.: Просвещение, 1989.
10. Граудина Л. К. Культура речи: учебник / отв. ред. Л. К. Граудина, Е. В. Ширяев; Российская академия наук, Институт русского языка им. В. В. Виноградова. – М.: Норма, 2009. – 560 с.
11. Диденко С. А. Деловые бумаги и особенности делового общения / С. А. Диденко, Л. В. Диденко. – М., Ростов н/Д.: МарТ, 2005. – 127 с.
12. Казарцева О. М. Культура речевого общения: Теория и практика обучения: учеб. пособ. / О. М. Казарцева. – М.: Флинта: Наука, 1999. – 495 с.
13. Колесникова Н. И. От конспекта к диссертации: учеб. пособ. по развитию навыков письменной речи / Н. И. Колесникова. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 287 с.
14. Колесов В. В. Культура речи – культура поведения / В. В. Колесов. – Л.: Лениздат, 1988. – 271 с.
15. Косолапова Н. А. Структура слова и офография русского языка: учеб. пособ. / Н. А. Косолапова, Г. А. Николаев. – Казань, 1993. – 149 с.
16. Культура русской речи. Учебник для вузов / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. – М.: Издательская группа НОРМА – ИНФА. – М., 1998. – 560 с.
17. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – 4-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2000. – 313 с.
18. Львов М. Р. Риторика. Культура речи: учеб. пособ. / М. Р. Львов. – М.: Академия, 2002. – 271 с.
19. Ожегов С. И. Лексикология. Лексикография. Культура речи: учеб. пособ. для вузов / С. И. Ожегов. – М.: Высшая школа, 1974. – 352 с.
20. Плещенко Т. П. Основы стилистики и культуры речи: учеб. пособ. для студентов вузов / Т. П. Плещенко / Под общ. ред. П. П. Шубы. – М.: ТетраСистемс, 1999. – 239 с.
21. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л. В. Рахманин. – 3-е изд., испр. – М.: Высш. шк., 1988. – 238 с.
22. Родионова Э. М. Материалы для самостоятельной работы по русскому языку и культуре речи: учеб.- метод. пособ. / Э. М. Родионова. – СПб.: ИВЭСЭП, 2010. – 28 с.
23. Розенталь Д. Э. Практическая стилистика русского языка / Д. Э. Розенталь. – М.: ООО «Изд-во АСТ-ЛТД», 1998. – 384 с.
24. Русский язык и культура речи: учеб. для вузов, рек. МО РФ / В. И. Максимов, Н. В. Казаринова, Н. Р. Барабанова и др.; под ред. В. И. Максимова. – 2-е изд., стер. – М.: Гардарики, 2005. – 408 с.
25. Соловьева Н. Н. Как пишется правильно? Нормы орфографии и пунктуации русского языка / Н. Н. Соловьева. – М.: Оникс: Мир и образование, 2008. – 95 с.
26. Федосюк М. Ю. и др. Русский язык для студентов-нефилологов: учеб. пособ. / М. Ю. Федосюк, Т.А. Ладыженская, О.А. Михайлова, Н.А. Николина. – 3-е изд., испр. – М.: Флинта: Наука, 2000. – 256 с.
