Своевременность и качество реализации оргпроектов в значительной степени определяются эффективностью управления процессами их разработки и внедрения. Система управления проектом должна обеспечить согласованную целенаправленную деятельность всех участников процесса проектирования. В общем виде «управление проектом представляет собой определение, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающих достижение поставленных перед проектом целей» /25/. Управление оргпроектом осуществляется путем реализации функций управления: анализ, планирование, организация, контроль, регулирование.
Система управления проектом имеет сложную иерархическую структуру с несколькими уровнями: управление проектом в целом, управление реализацией основных стадий и этапов оргпроектирования, а также и отдельных работ и работ по обеспечению проекта (финансами, кадрами, материальными, информационными и другими ресурсами).
Основополагающей функцией управления проектом является планирование, в рамках которого определяется состав проектных работ и мероприятий по обеспечению разработки и внедрению оргпроекта в целом и по отдельным стадиям и этапам, определяется трудоемкость и стоимость, разрабатываются календарные планы (графики) выполнения работ, регламентирующие сроки проведения работ и выделение ресурсов.
В процессе реализации проекта постоянно анализируется фактическое состояние проекта, качество и сроки выполнения проектных работ, ресурсное обеспечение и степень риска, причины отклонения фактического положения дел от плана.
Основанием для анализа являются результаты контроля хода выполнения проекта, объектами которого являются: качество и сроки выполнения работ, затраты и финансирование работ, документация проекта и др.
По результатам контроля и анализа хода выполнения оргпроекта разрабатываются регулирующие воздействия с целью устранения отклонений от плана работ.
Для организации управления проектом могут использоваться матричная структура или рабочая группа управления проектом. Для управления сложными проектами возможна комбинация этих типов структур.
Наиболее эффективным в управлении разработкой и внедрением оргпроектов является применение метода сетевого планирования и управления (СПУ). Календарное планирование в рамках СПУ осуществляется путем построения укрупненных и детализированных сетевых графиков. В сетевых графиках (сетевых моделях) отражается весь комплекс проектных работ. После определения состава работ по разработке и внедрению оргпроекта устанавливают логическую последовательность работ и событий, назначают исполнителей и определяют длительность выполнения работ. Длительность работ (tож(ij)), как правило, определяется экспертным методом по формулам:
(4)
или
(5)
где tmin, tн.в., tmax – минимальное, наиболее вероятное и максимальное время выполнения работы (ij), определяемое экспертом.
Перечень работ и их длительность сводятся в таблицу по форме 1.
Форма 1 – Перечень и длительность работ по разработке и внедрению оргпроекта
| Код работы | Наименование работы | Исполнители (должность, количество человек) | tmin, дн. | tн.в., дн. | tmax, дн. | Длительность работы (tож), дн. |
Построение сетевого графика осуществляется в соответствии с правилами и методикой построения сетевых моделей. При этом рассчитываются параметры сетевого графика: ранние и поздние сроки свершения событий, резервы времени событий, полные и частные резервы работ, критический путь. Сетевой график может быть оптимизирован по времени, по использованию различных ресурсов. Оптимизация сетевого графика на ЭВМ проводится с помощью стандартной программы. Рекомендуется строить календарные план-графики и эпюры загрузки исполнителей оргпроекта, использования ресурсов до и после оптимизации. В результате определяют перечень проектных работ, сетевой график, состав исполнителей и трудоемкость разработки и внедрения оргпроекта.
В практике могут применяться сетевые модели различного вида: детерминированные, стохастические, альтернативные, возвратные.
При использовании метода СПУ, как правило, создается группа (бюро) сетевого планирования и управления проектом (проектами). Исходя из параметров сетевого графика, всем исполнителям проекта выдаются задания на выполнение работ с указанием соответствующих сроков и выделенных ресурсов. В установленные (контрольные) сроки исполнители представляют по определенной форме («карточка СПУ») информацию о выполненных работах. На основе анализа выполненных работ определяются отклонения от запланированного хода работ и разрабатываются регулирующие воздействия. При этом могут производиться перерасчет параметров сетевого графика, перераспределение ресурсов для выполнения отдельных работ, установление новых сроков выполнения и т.п.
Сетевой график дает наглядное представление о ходе выполнения проекта, позволяет не только быстро выявить «узкие места», но и оценить последствия для проекта в целом от невыполнения отдельных работ и, соответственно, принять своевременные меры.
