Анализ действующей системы управления

Предприятием

Основной целью анализа действующей системы управления предприятием является определение, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к производственной системе, т.е. насколько она рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев. К оценочным критериям обычно относят принципы управления: соотношение между централизацией и децентрализацией, объём контрольных функций, установленный для каждого уровня управления, анализ и оценка аппарата управления (количество сотрудников, наличие элементов дублирования, распределение полномочий и ответственности), оценка хозяйственной деятельности (изменение технологии, углубление межфирменного сотрудничества, внедрение инновации) и т.п.

При анализе действующей системы управления следует провести:

а) анализ и прогноз динамики внешней ситуации;

б) оценку объекта управления;

в) анализ функциональной и организационной структуры системы управления;

г) изучение системы информационного обеспечения управления;

д) анализ технологии управления;

е) кадровый анализ и анализ организации труда управленческих работников;

ж) анализ средств механизации и автоматизации управления.

Анализ и прогноз динамики внешней ситуации необходим для определения основных целей деятельности предприятия на соответствующем рынке товаров и услуг, которые затем декомпозируются в организационные цели и задачи системы управления в целом и подсистем. При этом проводится анализ социально-экономической и политической ситуации в регионе (стране), изучаются и прогнозируются тенденции динамики социально-экономической и политической ситуации, проводится анализ и прогнозирование ситуации на различных видах рынков (потребительском, материально-сырьевом, фондовом, инвестиционном, трудовом, финансовом, техники и технологии, информационно-техническом), изучается номенклатура и ассортимент, товары-заменители, качество и конкурентоспособность продукции, ценовая политика, конкуренты, поставщики, сбытовая сеть, транспортные схемы и др.

Для разработки оргпроекта системы управления предприятием в целом и проектирования подсистем управления подразделениями и видами деятельности необходимо дать характеристику (оценку) предприятия и его подсистем как объекта проектирования. При этом целесообразно отразить:

а) профиль, виды и масштабы деятельности предприятия, специализацию предприятия и выпускаемой им продукции, номенклатуру и ассортимент, объёмы выпуска за предыдущие годы и на ближайшую перспективу, производственную мощность;

б) производственную структуру предприятия, состав и структуру производственных подразделений (цехов, участков, отделений) основного, вспомогательного и подготовительного производства;

в) техническую характеристику основных и вспомогательных производственных процессов по стадиям «жизненных циклов» основных элементов производства (материально-сырьевых и энергетических ресурсов, технических средств, условий производства): транспортных, погрузочно-разгрузочных, складских, технического оборудования и ремонта, утилизации отходов и т.п.;

г) годовые объемы потребляемых сырьевых и материально-технических ресурсов (сырье, материалы, покупные изделия и полуфабрикаты, комплектующие изделия, конструкции и т.п.) по номенклатуре качества (технико-технологическим параметрам), ассортименту, размеры производственных запасов материально-технических ресурсов;

д) состав, объемы и номенклатуру потребленных энергоресурсов (технической и питьевой воды, электроэнергии, топлива, ГСМ, сжатого воздуха, газов, канализационных отходов, хладагента и т.п.);

е) состав, структуру и численность ИТР, заработную плату основных категорий основных и вспомогательных рабочих, обслуживающего персонала организации по профессионально-квалификационным характеристикам (профессия, специальность, разряд);

ж) состав, структуру и количественные характеристики основного капитала (уставный капитал, структура акционерного капитала, объем и структура необходимых оборотных средств, структура собственных и заёмных средств и т.п.);

з) состав, структуру, номенклатуру и технико-экономические параметры технических средств основного и вспомогательного производств (технологического и грузоподъемного оборудования, машин, механизмов, транспортных средств, средств малой механизации, контрольно-измерительных приборов (КИП), запасных частей и т.п.);

и) основные технико-экономические показатели за предыдущие годы и на ближайшую перспективу и др.

Общее обследование системы управления начинается с уточнения и анализа организационной структуры и основных функций управления. Необходимо определить фактическую структуру подразделений и состав выполняемых функций управления. Для сбора данных в каждом обследуемом подразделении составляются специальные аналитические карты. При этом устанавливается перечень фактически выполненных работниками подразделений функциональных операций, их периодичность, время, затрачиваемое на их выполнение, даются характеристика целесообразности выполнения тех или иных функций и предложения по их перераспределению.

Для функционального анализа выполнения функций управления, анализа распределения операций управления по исполнителям и отделам, изучения их загрузки составляются функциональные таблицы. В левой части функциональной таблицы перечисляются все операции, выполняемые служащими, специалистами, руководителями. В верхней правой части указываются должностные лица отдела. На поле таблицы на пересечении горизонтальных и вертикальных колонок показываются с помощью условных знаков различные действия работников аппарата (сбор информации, подготовка документов, визирование, принятие решения, консультации, исполнение, контроль, инструктаж, выдача исходных данных). Такие таблицы, составляемые при обследовании управляющей системы, называются исполнительными.

Они отражают фактическое распределение операций в рамках конкретных функций управления на предприятии или в отделе. Проектными функциональными таблицами называются документы, отражающие предлагаемый порядок выполнения операций.

Анализ функциональных таблиц по горизонтали позволяет проследить включение тех или иных исполнителей в процессе управления, по вертикали - загруженности исполнителей, масштабы и характер их работы. Для обозначения характера выполнения тех или иных операций рекомендуется применять условные обозначения (например: Д- подготовка документов; ± -вычислительные и расчетные операции; Р- принятие решения; К- контроль исполнения и т.д.).

Для изучения распределения полномочий принимать решения между руководителями разных уровней и последующей разработки предложений по перераспределению этих полномочий применяются таблицы решений. Так же как и функциональные таблицы, они могут быть исполнительными, т.е. отражать фактическое положение, и проектными, содержащими предложения по рационализации процессов выработки и принятия управленческих решений.

В левой части такой таблицы перечисляются все решения, принимаемые руководителями предприятия по различным вопросам. В правой части таблицы указывается конкретное должностное лицо, которое имеет право и обязано принять решение по данному конкретному вопросу.

Функциональный анализ проводится в разрезе основных функций управления (планирование, организация, координация, регулирование, контроль, учёт и анализ) применительно к объекту и предмету деятельности, например, производство, финансы, кадры, техника, подготовка производства, снабжение, сбыт и т.п.

Изучение системы информационного обеспечения управления предполагает изучение и анализ документированных и недокументированных сообщений. При обслуживании системы информации должны быть зафиксированы все документы в управляющей системе, отделах и подразделениях, в том числе: а) создаваемые в подразделении; б) проходящие через подразделения; в) оседающие в подразделении. По каждому подразделению составляется перечень документов по приведённым трём группам с указанием: наименования документов, количества проходящих через подразделение документов, количества экземпляров, маршрута документов и периодичности их составления. В целом по предприятию составляется картотека документов и комплектуется набор форм документов. Одновременно составляются перечень недокументированных сообщений по подразделениям и перечень задач, решаемых с помощью ЭВМ. При анализе системы информации выявляют дублирование информации, отсутствие необходимой информации в документах, рациональность маршрута прохождения документов.

Документационные связи обследуемого подразделения со смежными подразделениями (подсистемами) фиксируются в схеме документооборота. Обследованное подразделение изображают в центре, а взаимосвязанные с ним подразделения – по краям схемы. Над стрелками указываются наименования передаваемых документов. При общесистемной обработке материалов обследования документооборота формируется сводный перечень документов, составляется картотека всех имеющихся документов (сводный каталог) с указанием материалов и количества единиц документов конкретного наименования, производится группировка и шифровка всех документов.

Параллельно с обследованием документооборота анализируют рациональность технологии управления. Функции определённого управленческого работника реализуются путем выполнения ряда управленческих операций, объединяемых в управленческие процедуры. При обследовании подразделений составляют перечень управленческих процедур. На все управленческие процедуры составляют карты управленческих процедур в виде координатных оперограмм, а по предприятию составляется картотека процедур. Трудоемкость операций определяется методом наблюдения или методом экспертных оценок. На основании картотеки выявляются взаимосвязанные процедуры, отнесённые к разным подсистемам. При совместном рассмотрении этих процедур принимаются решения о целесообразности объединения нескольких процедур в укрупненные или об их разукрупнении. Системная обработка материалов обследования технологии управления завершается построением организационно-информационной модели управляющей подсистемы предприятия. Блоками этой модели являются схемы взаимосвязи процедур отдельных подсистем. На предприятии необходимо сформировать альбом управленческих процедур.

Изучение труда управленческих работников производится параллельно с обследованием технологии управления. Организация труда каждого исполнителя отражается в карте организации труда управленческого работника. Форма карты организации труда управленческого работника, как и форма карты управленческой процедуры, являются одинаковыми как для обследования, так и непосредственно для организационного проектирования. Карты организации труда управленческих работников включают разделы:

1) перечень операций, выполняемых на рабочем месте, составляется на основе разработанных карт управленческих процедур, при этом определяется количество операций и их трудоемкость. Помимо управленческих операций (до 80 % общего фонда рабочего времени), в перечень закрепленных операций за рабочим местом включают затраты на обслуживание рабочего места, изучение научно-технической информации, а также затраты на «ожидание в приемных руководителя», поиск работников, которые являются потерями рабочего времени;

2) распорядок работы;

3) квалификационные требования к работнику;

4) перечень мебели и оргоснастки содержит спецификацию основных элементов рабочего места;

5) перечень постоянной информации, находящейся на рабочем месте.

В оргпроекте должен быть разработан альбом карт организации труда управленческих работников. При составлении данных карт используют фотографию рабочего дня, анкетирование управленческих работников и др.

В работе [1] приведены методические рекомендации по комплексной диагностике предприятия, включая проведение анализа по девяти направлениям:

- экономический анализ;

- управленческий анализ;

- технический анализ;

- финансовый анализ;

- анализ организационной структуры;

- анализ механизмов координации;

- анализ системы стимулирования;

- анализ корпоративной культуры;

- анализ потоков.

Так, анализ организационной структуры управлением предприятием рекомендуется проводить в следующей последовательности:

· графическое моделирование организационной структуры управления

· выявление первичных количественных характеристик (количество уровней управления, численность, номенклатура должностей, количество структурных единиц)

· определение некоторых количественных оценок (уровень формализации отношений подчиненности и процессов делегирования полномочий, сложность управления, коэффициент эффективности организационной структуры, коэффициент звенности, коэффициент дублирования функций, коэффициент надежности системы управления, коэффициент эффективности использования информации и др.)

· определение качественных и количественных характеристик с использованием экспертных оценок

· оценка соответствия организационной структуры систем целей, технологии, размерам компании, состоянию внешней среды.