Создание структуры графика работ. Ввод таблицы ресурсов, определение их рабочего времени. Назначение ресурсов работам проекта

 

Цель работы: научиться создавать структуры графиков работа, таблицы ресурсов, определять их назначение и рабочее время.

 

Созданные Вами таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для больших проектов простого оформления недостаточно. Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ, MS Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы или фазы проекта. Это делает проект более наглядным и позволяет разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче. Причем для достижения результата фазы нужно выполнить группу задач, которые объединяет данный этап проекта, поэтому в MS Project фазы называются суммарными задачами (summary task). Проект разбивается на фазы и для удобства отслеживания хода работ.

Задание №1

Суммарная задача.

Теперь вам необходимо разделить ваш проект на фазы, объединив отдельные виды работ.

В создаваемом Вами проекте можно выделить следующие фазы: Планирование, Санузел, Подготовительные работы и Завершающие работы

Введите названия этих фаз в поле Название задачи таблицы. Для этого:

1) Первая фаза – Планирование – включает один вид работ Разработка дизайн-проекта,поэтому название фазы нужно поместить перед этой работой.Для этого:

-щелкните мышью по ячейке с названием работы Разработка дизайн-проекта,чтобы выделить ее;

-выберите команду меню Вставка – Новая задача. Перед строкой с названием работы Разработка дизайн-проекта будет вставлена пустая строка. Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей;

-в ячейке поля Название задачи вставленной строки введите с клавиатуры название этапа – Планирование – и нажмите клавишу [Enter]. MS Project отобразит введенное название как работу с длительностью 1 день.

2) Вторая фаза – Санузел – объединяет два вида работ: Сантехнические работы и Плиточные работы. Поэтому поместить название фазы нужно передпервой из них. Теперь нужно указать MS Project, какие работы следует отнести данной фазе. Для этого выделите работы первой фазы.

-Щелкните мышью по ячейке с названием работы Сантехнические работы, чтобы выделить ее.

-Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

-Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью по ячейке с названием работы Плиточные работы.

-Отпустите клавишу [Ctrl]. Обе ячейки будут выделены.

-Нажмите кнопку На уровень ниже на панели инструментов Форматирование. Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа – Санузел – отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок с символом – (минус), который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле Длительность появится информация о продолжительности данной фазы – (12,4 дня), которую MS Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в эту фазу.

-На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает фазу проекта.

3) Следующая фаза – Подготовительные работы – включает пять видов работ: Электромонтажные работы, Шпаклевка стен и потолков, Грунтовка стен и потолков и Побелка потолков. Название фазы вставим перед работой Электромонтажные работы.

4) Последняя фаза – Завершающие работы – объединяет четыре вида работ: Укладка ламината, Оклейка обоями, Монтаж встроенных шкафов, Укладка плинтуса. Название этой фазы нужно вставить перед названием работы Укладка ламината.

5) Самостоятельно включите остальные виды работ в нужные фазы.

Запомните :Суммарная задача имеет ряд особенностей.В частности,нельзя задать ее длительность, начальную дату, затраты и другие значения, поскольку они вычисляются на основании соответствующих характеристик подзадач.

В структуре вы можете скрыть или показать виды работ, входящих в ту или иную фазу. Для этого:

-щелкните мышью по значку - слева от названия фазы Подготовительные работы. Названия работ,включенных в эту фаз,будут скрыты.Исчезнуттакже их полоски на диаграмме. Слева от названия фазы появится значок с символом +, который означает, что работы этой фазы скрыты.

Кроме того, работы фазы Подготовительные работы можно скрыть другим способом: щелчком мыши выделите ячейку с названием фазы Подготовительные работы и нажмите кнопку Скрыть подзадачи на панели инструментов Форматирование. Работы этой фазы будут скрыты.

Чтобы показать все скрытые работы, нажмите на панели инструментов Форматирование кнопку«Показать»и выберите«все подзадачи».

6) Нажмите кнопку Сохранить .

Задание № 2

Любой проект, в том числе и ваш, для своей реализации требует ресурсы. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно. Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количестве и стоимости. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Лист ресурсов, и наиболее удобной для ввода данных является таблица Ввод.

1) Нажмите кнопку Лист ресурсов на Панели представлений. На экране появится таблица ресурсов.

 

 

Далее:

-Щелкните мышью по ячейке первой строки таблицы поля Название ресурса,чтобы выделить ее.В выделенной ячейке введите название первого ресурса – Дизайнер. Нажмите клавишу [Enter], чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая MS Project по умолчанию.

-В поле Краткое название отображаются инициалы ресурса. Это его сокращенное название.

-В поле Группа можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие. Щелчком мыши выделите ячейку в поле Группа, введите Люди и нажмите клавишу [Enter]. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.

-В поле Макс. единиц указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах или числовых значениях. В вашем проекте работу по созданию дизайн-проекта должен выполнять один человек. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100 %. Если вы используете двух человек, необходимо указать 200 %.

-В следующих двух полях Стандартная ставка и Ставка сверхурочных укажите соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в вашем проекте работа дизайнера оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле Затраты на использование введите общую сумму, которая причитается за выполненную работу – 300 $ (табл. 4.2).

-По умолчанию MS Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке Начисление можно выбрать и другие методы распределения стоимости: В начале и По окончании,при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть перенесена в начало этих работ. В открывающемся списке поля Начисление выберите По окончании, так как работа дизайнера оплачивается после выполнения, и нажмите клавишу [Enter].

-В поле Базовый календарь выберите Календарь 1. Нажмите клавишу [Enter].

2) Заполните остальные строки таблицы ресурсов информацией, взяв необходимые данные из табл. 4.2 документа «Исходные данные к проекту «Ремонт квартиры» аналогичным образом. Только для Рабочего подсобного в поле Стандартная ставка введите 15,00 $/день,в поле Ставка сверхурочных укажите удвоенное значение тарифной ставки, т. е. 30,00 $/день, так как сверхурочные работы, как правило, оплачиваются в двойном размере; в поле Начисление должно быть выбрано Пропорциональное,так как его работа оплачивается повременно.

Заполненная таблица ресурсов будет выглядеть примерно так:

3) Этот пункт от вас не потребует конкретных действий!Просто прочитайте и посмотрите! По умолчанию все работники,которых вы добавляетев проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта. Но часто случается, что есть рабочие, занятые в других проектах, и они могут быть включены в ваш проект только в определенные промежутки времени. Кроме того, по умолчанию все работники, которых вы добавляете, считаются доступными на 100 %. Однако часто работник бывает одновременно задействован в нескольких проектах. В таком случае нужно определить степень его максимальной загрузки в вашем проекте.

Для того чтобы отобразить эту информацию, необходимо в таблице ресурсов выделить интересующий ресурс (дизайнер) и открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе на вкладке Общие в меню Проект. На этой вкладке редактируются общие сведения о ресурсе и среди них информация о его доступности в проекте.

По умолчанию в MS Project считается, что все сотрудники работают по основному календарю проекта. Но часто отдельные сотрудники имеют собственный календарь. Для определения рабочего времени, по которому работает ресурс, предназначена вкладка Рабочее время в диалоговом окне Сведения о ресурсе.

Выбор календаря осуществляется с помощью раскрывающегося списка Базовый календарь. Кроме того,на вкладке расположен календарь,в которомможно настроить особый режим работы для выбранного ресурса.

При формировании назначения на работу ресурса его единицы могут отображаться как десятичное число или как процент. Единицы назначения выбираются в раскрывающемся списке Показывать единицы назначений в виде на вкладке Планирование диалогового окна Сервис – Параметры.

На этой же вкладке в раскрывающемся списке Тип задач по умолчанию определяется, какие типы будут автоматически присваиваться задачам при создании. Кроме того, с помощью флажка Новые задачи имеют фиксированный объем работ можно включить режим,при котором добавляемые задачи будутпомечаться как имеющие фиксированный объем работ.

Режим автоматического выравнивания загрузки стоит отключить с тем, чтобы воспользоваться этой возможностью после того, как все назначения будут определены (Сервис, Выравнивание загрузки ресурсов, Выполнять вручную).

 

4) Далее.

-Нажмите кнопку Диаграмма Ганта на панели представлений.

-В поле Название задачи таблицы щелчком мыши выберите первый вид работы – Разработка дизайн-проекта.

-Нажмите кнопку Назначить ресурсы на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Назначение ресурсов. Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле Название ресурса которой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов:

Выделенная нами работа Разработка содержания будет выполняться только дизайнером. Назначьте ей соответствующие ресурсы. Для этого:

-В таблице диалога щелчком мыши выделите ресурсы Дизайнер.

-Нажмите кнопку Назначить. Указанный ресурс будет назначен выделенному виду работ. Если определенному виду работ необходимо назначить несколько ресурсов (например, Плиточные работы выполняет Плиточник-облицовщик и Рабочий подсобный),необходимо при нажатой клавише [Ctrl] выделить щелчками мыши соответствующие ресурсы и нажать кнопку Добавить.

-На диаграмме Ганта справа от горизонтальной полоски-работы Разработка дизайн-проекта появятся названия ресурсов,назначенных этому виду работ.При необходимости выполните: Формат, Стили отрезков, Текст, Справа, Названия ресурсов.

Если назначаемый ресурс будет использоваться частично (неполный рабочий день), то в поле Единицы следует указать число, меньшее 100 %. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, Оклейка обоями выполняется двумя отделочниками, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет 200 %. При этом на диаграмме справа от названия ресурса в квадратных скобках появится отметка о количестве единиц ресурса – [200 %].

Обратите внимание! По умолчанию устанавливается количество единицресурса = 100 %. После назначения такого ресурса изменение значения поля Единицы приводит к пропорциональному изменению длительности работ,так как для фиксированного объема работ (у вас в настройках установлен именно такой вид работ) количество человеко-часов постоянно. Поэтому при назначении ресурсов необходимо сразу указать необходимый ресурс и необходимое количество единиц (например, для работ Оклейки обоями выбрать ресурс – Отделочник и указать количество единиц – 200 %), затем нажать Назначить.

Если вы ошибочно назначили неправильные ресурсы или ошиблись в заполнении поля Единицы, то в диалоговом окне Назначение ресурса выделите неправильно указанный ресурс(он помечен птичкой), удалите его, после чего выберете необходимый ресурс, укажите количество единиц и нажмите Назначить.

5) Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом данных, представленных в табл. 4.1.

6) Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки Закрыть закройте диалог Назначение ресурсов.

7) Нажмите кнопку Сохранить .

 

Контрольные вопросы

1. Чем суммарные задачи отличаются от обычных задач?

2. Что такое диаграмма Ганта?

3. Какие характеристики задач отображаются в таблице задач на диаграмме Ганта? Можно ли добавлять новые столбцы в таблицу задач?

4. Как рассчитывается длительность для суммарных задач?

5. Как можно повысить/понизить уровень задачи?

6. Как открыть окно «Сведения о задаче»? Какая информация в нем представлена?

7. В каких единицах измерения можно задавать длительность задач?

8. Включает ли длительность задач нерабочее время (субботы и воскресения)?

9. Если длительность задачи неизвестна, как указать, что это предварительная оценка?

10. Можно ли связать суммарные задачи?

11. Как можно указать запаздывание (опережение) для связанной задачи?

12. Можно ли разделить задачу?

13. Для какой задачи следует указать точный срок, почему сроки остальных задач желательно сделать относительными?

14. Что такое ресурс?

15. Какие бывают типы ресурсов? В чем отличие трудовых, материальных и затратных ресурсов?

16. Для чего используется группировка ресурсов?

17. Как указать количество работников, выделенных на проект? Как указать их загруженность?

 

Практическая работа №5