Основы управления проектами

Проект — последовательность задач, реализующая поставленную цель в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.

Задача — работа, характеризующаяся временем выполнения, потребностью в ресурсах и условиями, при которых она может выполняться. Работы, выполняемые одновременно, называют параллельными.

Ресурсы — работники, специалисты, машины и оборудование, материалы, денежные средства, необходимые для выполнения проекта и подконтрольные менеджеру проекта.

Смета — документ, определяющий величину запланированных затрат на осуществление проекта в целом и в разрезе основных групп работ.

Сетевой план — документ, предписывающий сроки начала и завершения каждой работы, предусмотренной проектом, и назначение ресурсов на работы. Составляется в форме, позволяющей установить множество параллельных работ на любую дату. Как правило, для этой цели используется график Ганта.

Финансовый план — документ, определяющий сроки и источники финансирования затрат, предусмотренных проектом. Разрабатывается на основе согласованного плана выполнения проекта, его сметы, договоров с инвесторами и кредиторами.

Управление проектом — организация выполнения проекта в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.

Цель управления проектом состоит в рациональном распределении имеющихся ресурсов для выполнения проекта в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.

Качество управления проектом оценивается по следующим критериям, расположенным в порядке убывания значимости:

· чистая текущая стоимость проекта;

· срок сдачи проекта в эксплуатацию;

· затраты на реализацию проекта;

· своевременность финансирования и поставок;

· равномерность загрузки ресурсов;

· соблюдение запланированных сроков выполнения работ;

· отношения в трудовом коллективе,

· взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами.

На практике главным критерием обычно признаётся срок сдачи проекта в эксплуатацию.

Управляя проектом, менеджер должен принимать во внимание многочисленные разнородные факторы, например:

· технологическую последовательность работ;

· обеспеченность работ ресурсами;

· возможность привлечения дополнительных ресурсов;

· режим работы руководителей, специалистов, рабочих и служащих;

· возможность сверхурочной работы и сопряжённые с ней затраты;

· своевременность финансирования;

· согласованность во времени присутствия на рабочих местах работников, наличия необходимых ресурсов;

· своевременность доставки материалов;

· риски и неопределённости;

· потери, возникающие в случае отставания реализации проекта от графика;

· отношения в трудовом коллективе, деловые качества руководителей и специалистов, их мнения по вопросам выполнения проекта.

Без компьютерной поддержки менеджер, управляя проектом, может надеяться лишь на интуицию и на благоприятное стечение обстоятельств. Такой подход может оправдать себя, если проект предусматривает выполнение десятков работ. Если же речь идёт о десятках тысяч, провалы неизбежны даже в деятельности самых талантливых менеджеров.

Менеджер проекта несёт ответственность за своевременную сдачу проекта в эксплуатацию, за соблюдение сметы проекта, за качество составления, за выполнение сетевого плана и плана финансирования, за рациональную загрузку используемых ресурсов, за своевременность и точность информации, предоставляемой всем участникам проекта.

Процесс управления проектом подразделяется на три основных этапа:

· планирование;

· мониторинг;

· анализ.

На этапе планирования менеджер определяет смету проекта, составляет сетевой план, а на его основе формирует финансовый план и планирует дата сдачи проекта в эксплуатацию. План проекта должен быть утвержден заказчиком и согласован с партнерами.

На этапе мониторинга менеджер должен обеспечить соблюдение сетевого плана и плана финансирования в условиях неопределённости и быстро меняющихся внешних условий, а при угрозе существенного отклонения от планов — своевременно представить информацию об этом руководству проекта, предложить и аргументировать конкретные решения, подготовить проекты соответствующих документов и соглашений. Это наиболее напряжённый этап деятельности менеджера.

На этапе анализа менеджер подводит итоги выполнения проекта, выявляет резервы сокращения продолжительности работ и размеров затрат, изучает допущенные ошибки и просчёты и предлагает мероприятия, позволяющие избежать их в будущем, готовит соответствующие предложения руководству своей компании и её партнёрам.

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.

Что такое проект?

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например, выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.

Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное»означает,что каждыйпроект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг¹.

Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие – более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информационной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.