Проект — последовательность задач, реализующая поставленную цель в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.
Задача — работа, характеризующаяся временем выполнения, потребностью в ресурсах и условиями, при которых она может выполняться. Работы, выполняемые одновременно, называют параллельными.
Ресурсы — работники, специалисты, машины и оборудование, материалы, денежные средства, необходимые для выполнения проекта и подконтрольные менеджеру проекта.
Смета — документ, определяющий величину запланированных затрат на осуществление проекта в целом и в разрезе основных групп работ.
Сетевой план — документ, предписывающий сроки начала и завершения каждой работы, предусмотренной проектом, и назначение ресурсов на работы. Составляется в форме, позволяющей установить множество параллельных работ на любую дату. Как правило, для этой цели используется график Ганта.
Финансовый план — документ, определяющий сроки и источники финансирования затрат, предусмотренных проектом. Разрабатывается на основе согласованного плана выполнения проекта, его сметы, договоров с инвесторами и кредиторами.
Управление проектом — организация выполнения проекта в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.
Цель управления проектом состоит в рациональном распределении имеющихся ресурсов для выполнения проекта в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.
Качество управления проектом оценивается по следующим критериям, расположенным в порядке убывания значимости:
· чистая текущая стоимость проекта;
· срок сдачи проекта в эксплуатацию;
· затраты на реализацию проекта;
· своевременность финансирования и поставок;
· равномерность загрузки ресурсов;
· соблюдение запланированных сроков выполнения работ;
· отношения в трудовом коллективе,
· взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами.
На практике главным критерием обычно признаётся срок сдачи проекта в эксплуатацию.
Управляя проектом, менеджер должен принимать во внимание многочисленные разнородные факторы, например:
· технологическую последовательность работ;
· обеспеченность работ ресурсами;
· возможность привлечения дополнительных ресурсов;
· режим работы руководителей, специалистов, рабочих и служащих;
· возможность сверхурочной работы и сопряжённые с ней затраты;
· своевременность финансирования;
· согласованность во времени присутствия на рабочих местах работников, наличия необходимых ресурсов;
· своевременность доставки материалов;
· риски и неопределённости;
· потери, возникающие в случае отставания реализации проекта от графика;
· отношения в трудовом коллективе, деловые качества руководителей и специалистов, их мнения по вопросам выполнения проекта.
Без компьютерной поддержки менеджер, управляя проектом, может надеяться лишь на интуицию и на благоприятное стечение обстоятельств. Такой подход может оправдать себя, если проект предусматривает выполнение десятков работ. Если же речь идёт о десятках тысяч, провалы неизбежны даже в деятельности самых талантливых менеджеров.
Менеджер проекта несёт ответственность за своевременную сдачу проекта в эксплуатацию, за соблюдение сметы проекта, за качество составления, за выполнение сетевого плана и плана финансирования, за рациональную загрузку используемых ресурсов, за своевременность и точность информации, предоставляемой всем участникам проекта.
Процесс управления проектом подразделяется на три основных этапа:
· планирование;
· мониторинг;
· анализ.
На этапе планирования менеджер определяет смету проекта, составляет сетевой план, а на его основе формирует финансовый план и планирует дата сдачи проекта в эксплуатацию. План проекта должен быть утвержден заказчиком и согласован с партнерами.
На этапе мониторинга менеджер должен обеспечить соблюдение сетевого плана и плана финансирования в условиях неопределённости и быстро меняющихся внешних условий, а при угрозе существенного отклонения от планов — своевременно представить информацию об этом руководству проекта, предложить и аргументировать конкретные решения, подготовить проекты соответствующих документов и соглашений. Это наиболее напряжённый этап деятельности менеджера.
На этапе анализа менеджер подводит итоги выполнения проекта, выявляет резервы сокращения продолжительности работ и размеров затрат, изучает допущенные ошибки и просчёты и предлагает мероприятия, позволяющие избежать их в будущем, готовит соответствующие предложения руководству своей компании и её партнёрам.
Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.
Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.
Что такое проект?
Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например, выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.
Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное»означает,что каждыйпроект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг1.
Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие – более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информационной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.
