Головне завдання матеріально-технічного забезпечення полягає в тому, щоб забезпечити ритмічну і комплектну доставку на підприємство різноманітних засобів виробництва при найбільш раціональному їх використанні, максимальній обертаємості складських запасів та мінімальних заготівельних і складських витратах.
Процес забезпечення підприємства основними і допоміжними матеріалами, енергоносіями, покупними напівфабрикатами, комплектуючими виробами та інструментом, устаткуванням та іншими засобами виробництва називається матеріально-технічним забезпеченням.
Своєчасне та комплексне забезпечення сучасного промислового підприємства матеріальними ресурсами є необхідною умовою його ритмічної роботи, економії ресурсів та зменшення собівартості продукції. Економічність використання засобів виробництва значною мірою визначається ефективністю прийнятих на підприємстві організаційних форм і методів матеріально-технічного забезпечення.
Первинною ланкою у системі матеріально-технічного забезпечення є підрозділи матеріально-технічного забезпечення на підприємствах, які: вивчають потреби своїх підприємств у сировині, матеріалах, паливі, устаткуванні; розробляють заявки на необхідні матеріали; заключають господарські договори для поставки на підприємство необхідних видів матеріальних ресурсів і контролюють виконання цих договорів; здійснюють нагляд за збереженням матеріалів на складах та економним їх використанням у процесі виробництва.
Організаційна структура матеріально-технічного забезпечення залежить від обсягів і типів виробництва і будується, зазвичай, за функціональною або матеріальною ознакою.
На невеликих підприємствах досить часто самостійні служби матеріально-технічного забезпечення не створюють, а їх функції виконують невеликі групи або окремі виконавці у складі інших підрозділів (виробничо-диспетчерського або адміністративно-господарського відділу). На великих і середніх підприємствах створюються самостійні відділи або декілька відділів, які об’єднуються в управління матеріально-технічного забезпечення. При побудові відділів матеріально-технічного забезпечення за функціональною ознакою головні функції з матеріально-технічного забезпечення – планування, зберігання, видача матеріалів – виконуються відповідними підрозділами цього відділу. Планова група відділу виконує розрахунки потреби, розробляє плани забезпечення і заявки, встановлює ліміти цехам, веде облік і звітність за усією номенклатурою матеріалів. Матеріальна група займається тільки заготовкою матеріалів і відповідає за своєчасність та комплектність забезпечення ними виробництва.
Приймання, зберігання і постачання цехам матеріалів виконується складською групою.
Відділи матеріально-технічного забезпечення, які побудовані за матеріальною ознакою, складаються з ряду груп або бюро за видами матеріалів. Кожна матеріальна група виконує усі основні функції постачання за певною номенклатурою матеріалів через відповідні склади. Така структура є характерною для великих підприємств, які споживають значну кількість однорідних матеріалів.
Оперативність і ефективність роботи органів матеріально-технічного забезпечення підприємства значною мірою залежить від їх матеріально-технічної бази. Вона включає в себе склади, бази, споруди, транспортні засоби, вантажо-підйомне устаткування. Матеріально-технічна база постачання прискорює оборотність матеріалів у процесі їх споживання. Завезені на підприємство матеріали надходять на склади підприємства, звідки їх отримують споживачі – цехи та інші підрозділи. Комплекс складських функцій складається з прийомки і відпуску матеріалів.
Технічне оснащення складів повинно передбачати комплексну механізацію, і при можливості, автоматизацію усіх робіт, що виконуються, включаючи доставку, розвантаження, облік, сортування, контроль якості, комплектування і відвантаження матеріалів. Для прискорення складських операцій необхідно широко застосовувати різноманітні підйомно-транспортні засоби, а саме: автонавантажувачі, штабелери та ін.
З моменту отримання на склад повідомлення про прибуття вантажів починається його підготовка до прийомки матеріалів. У процесі підготовки необхідно виділити місця для приймання і складування матеріалів, а також призначити працівників для виконання прийомо-сортирувальних операцій. Склади повинні мати необхідні контрольні та вагові прилади.
Усі матеріали, які надходять на склад, мають пройти кількісний і якісний вхідний контроль. Кількісний контроль полягає у перевірці відповідності кількості маси або ж обсягу вантажів, які надійшли на склад, даним, що вказані в рахунках-фактурах та в інших супроводжувальних документах. Якісний контроль має на меті встановити відповідність якості матеріалів стандартам, технічним умовам, зразкам та іншим вимогам, які відображені в договорах поставки. Результати прийомки повинні бути оформлені в приймальних актах, а у випадку незадовільних результатів – рекламаційними актами для виставлення претензій постачальникам або транспортним організаціям. Матеріали, які пройшли контроль, необхідно підготувати до зберігання шляхом їх маркування або консервації.
При розміщенні і зберіганні матеріалів на складах необхідно дотримуватися таких правил:
- у процесі зберігання має бути забезпечено якісне і кількісне заощадження матеріалів, у зв’язку з чим на складах залежно від фізико-хімічних властивостей заощаджених матеріалів необхідно підтримувати задану температуру і вологість, дотримуватися вимог протипожежної безпеки;
- при розміщенні матеріалів необхідно виходити із зручності виконання прийомно-відпускних операцій;
- при розміщенні необхідно забезпечувати легкість перевірки наявності матеріалів;
- розміщення матеріалів має відповідати вимогам найбільш повного використання площі і кубатури складів, а також діючого тут підйомно-транспортного устаткування.
Складський облік матеріалів ведуть у спеціальних картотеках. В облікових картах відмічають страховий і максимальний запаси матеріалів, а також їх наявність з урахуванням усіх надходжень і видач. Використовуючи дані обліку, працівники складів зобов’язані своєчасно подавати сигнали відділу матеріально-технічного забезпечення стосовно відхилень від норм запасів. У тих випадках, коли залишок зменшується до величини страхового запасу або ж перевищує максимальний запас, склад зобов’язаний надіслати у відділ матеріально-технічного забезпечення відповідне повідомлення. У першому випадку відділ повинен терміново вжити заходи щодо прискорення чергової поставки, у другому – до її уповільнення або до заміни поставки надлишкового матеріалу іншим, більш необхідним.
Для того, щоб не було розходжень між обліковими даними і фактичною наявністю матеріалів, необхідно регулярно проводити інвентаризацію складів. Інвентаризація полягає у підрахунку, в обмірі і зважуванні усіх наявних матеріалів з наступним порівнянням отриманих даних з обліковими. Недоліки, які виявляють в процесі інвентаризації, фіксуються в спеціальних актах, у яких вказують причини і винуватців допущених порушень.
Досить часто виникає потреба у тому, щоб попередньо підготувати матеріали до виробничого споживання, наприклад, металевий прокат повинен бути розкроєний або розрізаний, шихтові матеріали повинні бути подрібнені, сипучі матеріали – висушені і розфасовані, готові вироби – скомплектовані. З цією метою на складах доцільно організовувати заготівельні відділення, які обладнані необхідними видами технологічного устаткування (гільйотинними ножицями, циркулярними пилками, розфасовочними пристроями та ін.).
Матеріали відпускаються зі складів у межах лімітів, які вказані в лімітно-контрольних картах або в інших лімітних відомостях. Тобто, основою для відпускання матеріалів зі складу є ліміти, які встановлюються для окремих цехів з урахуванням їх виробничої програми і норм витрат. Залежно від типу виробництва застосовуються різні системи лімітування і забезпечення цехів матеріалами: пасивну систему – для підприємств одиничного і дрібносерійного виробництва з нестабільною номенклатурою матеріалів; активну систему – для підприємств великосерійного і масового виробництва з відносно стабільною номенклатурою і ритмічним споживання у виробництві матеріальних ресурсів.
За пасивної системи склад забезпечує виробництво матеріалами на основі лімітних відомостей і разових вимог. Цехи отримують матеріали зі складу і доставляють їх в цехові комори, зазвичай, власними засобами. При активній системі склад забезпечує цехи матеріалами на основі спеціальних планів – карт або ж графіків, які визначають кількість (у межах встановлених лімітів) і дату відпускання матеріалів. При застосуванні цієї системи склад зобов’язаний завчасно підготувати матеріали і доставити їх своїми засобами до робочих місць відповідних цехів у точно встановлені строки.
Облаштування і оснащення складів залежить від багатьох факторів. Найбільш важливі з них – це габарити, кількість вантажів, умови зберігання, а також режим їх отримання і відвантаження. Наприклад, для машинобудівних підприємств склади обладнують за такими принципами:
- площа складу повинна бути розбита на окремі дільниці, які відділені між собою проходами або ж проїздами. Кожна дільниця повинна бути спеціалізована за характером складських операцій або ж за родом вантажів;
- склади комплектуються стандартною тарою, передбачаються місця для пакетування тарних і штучних вантажів за допомогою піддонів і спеціальних контейнерів та інших пакетуючих пристроїв, а також автонавантажувачів і штабелерів;
- зберігати тарно-штучні вантажі доцільно безпосередньо у штабелях або ж на засобах для транспортування – акумулюючих секціях, пластинчатих і роликових конвеєрах, на стелажах та ін.
