Психологических проблем совещания очень много, поскольку традиционно его эффективность равно КПД паровоза (90% групповых ресурсов растрачивается впустую).
Эффективность совещания равна количеству и качеству принятых решений, деленному на затраты времени, энергии и денег.
Факторы, влияющие на эффективность совещания:
§ личностные особенности участников,
§ взаимодействие участников между собой,
§ организация самого процесса совещания.
Памятка участнику
Каждый участник обязан:
быть конструктивным,
отвечать за свои ошибки и за все происходящее,
быть терпеливым к инакомыслию,
не иметь право ни на один вид монополии, т.к. вовлечен в коллективный процесс.
Каждый участник имеет право:
на ошибку,
быть независимым,
выдвигать любые идеи и пересматривать свою позицию,
обдумывать свои заявления и отстаивать свою точку зрения.
Подготовка участника к совещанию
1. Секретарь должен заранее подготовить папку для совещания.
2. Она должна включать: приглашение, повестку дня и регламент, список участников, протокол предыдущего заседания и перечень «открытых» вопросов и проектов.
3. Если участник что-то получает в последнюю минуту, то может уклониться от совещания.
4. На совещании должна быть организованна фиксация всего, что говорится. Затем информацию нужно обработать и проанализировать.
Действия по управлению совещанием
До совещания его руководитель должен ответить на вопросы:
Надо ли проводить? Есть ли ему альтернатива?
Каково участие каждого в нем? (число участников должно быть сведено к минимуму)
Удобно ли время?
Цели пунктов повестки дня? Регламент по пунктам.
Рассылка приглашений? Наглядная информация?
Во время совещания ведущий должен контролировать следующие моменты:
Начать вовремя: самому не опаздывать, не ждать опоздавших; не допрашивать опоздавшего (он должен сам объяснить позже).
Согласовать правила работы (работать четко по повестке).
Назначить ответственного за регламент и протокол.
Не смотреть на наручные часы: иметь настенные или положить наручные перед собой.
Исключить ненужные паузы.
Не упускать критические моменты в дискуссии.
Контролировать движение к поставленной цели.
Не «давить» на людей, не навязывать решение.
Повторно называть решения и намеченные меры.
Подвести итоги.
Заключительное слово сказать вовремя и на позитивной ноте.
После совещания руководитель должен:
Перепроверить ход и результаты. Составить протокол.
Размножить и разослать краткий протокол.
Контролировать выполнение решений.
Невыполненные пункты выдвинуть на следующее совещание.
Люди, блокирующие ход совещания
1. Агрессор. Критикует всех подряд и не соглашается. Но излишняя критичность гасит творчество. Его может урезонить вопрос «А вы что предлагаете?»
2. Блокировщик. Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Надо напомнить ему о цели и предмете обсуждения, тогда он уходит в сторону.
3. Удалившийся. Рассеян, разговаривает на личные темы. Его нужно чаще спрашивать «А что вы думаете по этому вопросу?»
4. Ищущий признания. Хвастает, много говорит, утверждает свой статус. Полезно вернуть его к сути проблемы «Можно ли использовать то, что вы нам сообщили для решения обсуждаемого вопроса?»
5. Прыгающий с темы на тему. Его можно остановить вопросом «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?»
6. Доминирующий. Стремится захватить власть и манипулировать присутствующими. «Ваше предложение – лишь один из возможных вариантов. Давайте послушаем другие варианты»
7. Адвокат дьявола. Специально задает острые вопросы, ведущие в тупик, к провалу. «Мы хотели бы послушать ваш вариант ответа на ваш же вопрос».
