Регламентація праці - це встановлення правил, положень, інструкцій, норм, що визначають порядок діяльності працівників при здійсненні ними трудових функцій. Основою регламентації є «регламент» (від фр. reglament - правило) - сукупність правил, положень, що визначають внутрішню організацію і порядок діяльності державного органу, організації, підприємства, а також порядок проведення засідань та конференцій.
Для того щоб діяльність організації була керованою, необхідно регламентувати суб'єкти діяльності, процеси діяльності і ресурси, необхідні для її успішного ведення. Регламентація - це процес розробки нормативних документів, що базується на теоретичних уявленнях, з одного боку, сформованої практики діяльності компанії та рівня її розвитку - з іншого. Як видно з них, регламенти і положення про область діяльності найбільш близькі по суті до технологічних інструкцій. Якщо призначення технологічних інструкцій - отримати запланований результат, то призначення регламентів - розробити та затвердити технологію, що забезпечує досягнення необхідного результату.
Потреба в регламентації діяльності з'являється тоді, коли компанія розвивається, число керованих об'єктів - співробітників, продуктів, процесів - зростає, і вищому керівництву все важче справлятися з таким обсягом управлінської роботи.
Існуючі регламенти можна класифікувати для підприємства залежно від елементів системи управління:
– регламенти, які регулюють діяльність підприємства в цілому як єдиної юридичної особи (статут, договір засновників, філософія та ін.);
– регламенти, які регулюють роботу персоналу (положення про підрозділи, моделі робочих місць, посадові інструкції, контракти та ін.)
– регламенти щодо інформаційного забезпечення (діловодство, документи, класифікатори, типові банки даних та ін.);
– регламенти, що регулюють порядок роботи з технікою управління (розміщення, паспорт, інструкції по експлуатації та ін.);
– регламенти, які нормують процес управління (матриця функцій, графіки процесів, технологічні карти та ін).
За роллю в процесі управління виділяють три основні групи організаційно-адміністративних методів: регламентуючі, розпорядчі та дисциплінарного впливу.
Можна виділити три способи цілеспрямованого управління моделями поведінки співробітників залежно від жорсткості регламентації (Регламентуючі методи): правила, норми і традиції.
Щоб оцінити сутність даних способів регламентації можна привести приклад: у вашій організації прийнято дарувати жінкам квіти на 8 Березня.
o Якщо обов'язок вручення квітів до свята закріплено в кодексі компанії та встановлено санкції за її невиконання, то це регламентація на рівні правил.
o Якщо наявність квітів в цей день викликає у співробітниць радість, а відсутність - поганий настрій і образи, то це регламентація на рівні норм.
o Якщо ж прийняття рішення про те, дарувати квіти або не дарувати, залишається на розсуд співробітників, то це регламентація на рівні традицій.
Розпорядчі методи управління охоплюють поточну організаційну роботу, яка базується на сформованій за допомогою регламентування основі. Їх метою є вирішення конкретних ситуацій, передбачених регламентуючими документами або такими, що виникають в результаті розпорядчої діяльності. До таких документів відносяться директиви, постанови, накази, розпорядження, резолюції. Розпорядчий вплив за терміном дії може мати довгостроковий (стратегічний), середньостроковий (тактичний) та короткостроковий (оперативний) характер.
Методи дисциплінарного впливу відносять до третьої групи організаційно-адміністративних методів управління. Дисципліна - це обов'язкове для кожного працівника виконання законів, правил, регламентів. Існує кілька видів дисципліни: виробнича, трудова, технологічна, планова, виконавча, фінансова. Методи дисциплінарного впливу доповнюють регламентуючі та розпорядчі. Вони призначені для підтримки стабільності організаційних зв'язків шляхом дисциплінарних вимог та систем відповідальності. Поєднання різних видів відповідальності за порушення дисципліни є важливим моментом правильного використання організаційно-адміністративних методів управління.
Приклад: за структурою та змістом можна охарактеризувати такі основні види регламентів з управлінню персоналом:
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Положення про персонал
Положення про підрозділи
Штатний розклад
Посадові інструкції
Контракти з персоналом
