• Определены ли потребитель и поставщик процесса?
• Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?
• Каким образом обеспечивается управляемость процесса?
• Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий?
• Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?
• Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям?
• Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?
• Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям потребителя процесса?
• Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?
• Каковы данные такого анализа?
В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:
- разъяснять собеседнику в случае необходимости поставленные вопросы,
- уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов,
- запросить подтверждения положительных ответов,
- задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации,
- использовать полученные ответы для последующего анализа. Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.
Контрольный вопросник – методический инструмент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по аудиторской проверке, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки.
Контрольные вопросники необходимо систематически обновлять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения нескольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита».
Приложение Е
Форма журнала аудитора
Журнал аудитора
| Код проверки | |||
| Объект проверки | |||
| Критерии проверки | |||
| Проверяемое подразделение | |||
| Место проведения проверки | |||
| Дата проверки | |||
| Темы проверки (разделы, пункты документа: проблемы, выявленные в ходе прошлых проверок) | Записи о состоянии объекта проверки (факты, результаты бесед и др.) | Комментарии и предложения аудитора | Примечания (дополнительная информация в ходе проверки) |
Ведущий аудитор ___________ _____________
(Ф.И.О.) (подпись)
«___» ________ 20__ г.
Приложение Ж
Двадцать рекомендаций аудитору по организации
И технике беседы
1 Выбор собеседника следует производить из числа тех кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность. Желательно чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления.
В процессе планирования аудиторской проверки следует предусматривать беседы с владельцем (руководителем) процесса и при необходимости – с поставщиком и потребителем процесса.
2 Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником; беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна
3 Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.
4 Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время беседы аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешне помех (беседа «один на один»).
5 Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время на обычном рабочем месте сотрудника.
6 Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ресурсами выполнение установленных требований, критерии и методы оценки качества работы).
7 Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой – делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).
8 В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о малозначимо-сти даваемой им информации.
9 Для организации беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. Ниже приводятся типы вопросов, которые рекомендуются и не рекомендуются в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется).
