Поскольку речь идёт об аудитах СМК, проведение внешних аудитов организациями у своих поставщиков практически не будет отличаться от тех, которые проводят службы по сертификации. I этап – проводится проверка документации, которая может позволить глубже вникнуть в содержание процессов и процедур. Проверка документации осуществляется с учётом контрактной ситуации между организацией и поставщиком и особенно целесообразна, когда имеются дополнительные требования, выходящие за рамки норм ГОСТ Р ИСО 9001-2008. При аудитах возможно также применять соответствующие контрольные перечни вопросов пока поставщик не может доказать наличие у него сертификационной СМК. Масштабы аудитов устанавливаются также индивидуально, в зависимости от размеров предприятия-поставщика, степени кооперации производства, длительности взаимоотношений, конструктивно-технологической сложности продукции и степени охвата жизненного цикла изготавливаемой поставщиком продукции (например, разработка/производство или обработка заказа/маркетинг).
Также при проведении аудита организацией, этот аудит планируется, проводится вступительная и заключительная беседы. Отчет по аудиту, результаты которого используются при дальнейшей оценке, как правило, согласовывается с поставщиком и с ним согласовываются необходимые корректирующие мероприятия по выявленным слабым местам.
Аудит, проводимый третьей стороной
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000-2008: «Аудиты (проверки), проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями. Эти организации, осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
Третья сторона привлекается по контракту от имени первой (организации-клиента) для проверки собственной деятельности или деятельности второй стороны (поставщика) при условии согласия последнего и в зависимости от задач аудита.
В целом, внешние аудиты, проводимые сертифицирующими службами, рассматриваются в качестве прекрасной возможности укрепить доверие между заказчиком и поставщиком. Аудит через независимую третью сторону обеспечивает необходимую объективность и нейтральность аудиторов, что позволяет им проверить и аттестовать фактическое состояние и эффективность СМК на всех уровнях предприятия.
Особое значение при внешних аудитах имеет однозначное отделение консультирования от сертификации, поскольку при проведении консультирования и сертификации «одними руками» не исключено неизбежное переплетение интересов, в то время как независимая служба сертификация должна, конечно же, сертифицировать не свои собственные услуги по консультированию, а соответствующие усилия предприятия и выполнение требований норм.
Порядок проведения аудита по сертификации СМК
Цели внешнего аудита
Основная цель аудита – нейтральная и объективная проверка всех элементов существующей СМК. Вместе с тем возникает вопрос: как на крупных предприятиях может быть в деталях проверена вся СМК касается всех сотрудников и всех уровней предприятия? Ведь общая проверка означает, что ею будут охвачены все сотрудники и будут просмотрены все документы. Поскольку из-за причин, связанных, со временем и затратами, это сделать невозможно, любой аудит неизбежно носит выборочный характер. В этих условиях целью аудита, является проверка:
· насколько и в какой степени документированные методы, процессы и инструкции известны, применяются и эффективны;
· расхождений в документации и в рассматриваемых выборках;
· состояния слабых мест;
· порядка определения и согласования, корректирующих и, в особенности, предупреждающих мероприятий[1], с помощью которых превентивно выделяются и устраняются потенциальные источники дефектов;
· порядка надзора за эффективностью корректирующих мероприятий.
Продолжительность проведения внешнего аудита зависит от различных факторов, таких как размеры предприятия, сложность сертифицируемого подразделения, наличие отделений, филиалов, расстояния внутри предприятия (большая территория), количество сотрудников, которых нужно опросить. В общем случае внешний аудит на предприятии, расположенном на одной территории и с количеством занятых до тысячи сотрудников, может быть выполнен силами двух аудиторов за три дня (для малых и очень малых предприятий количество дней, естественно, сокращается). Если сертификации подвергается предприятие, расположенное на большой территории или на нескольких территориях; то для проведения аудита нужно планировать дополнительные дни. Если позволяют обстоятельства, то при проверке подразделений, имеющих разные местонахождения, аудиторы могут разделиться, но в основном они должны действовать совместно.
