Высшее руководство должно определить организационную структуру предприятия, распределить ответственность и полномочия работников с целью эффективного и результативного внедрения системы менеджмента качества.
Организационная структура – это распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками
Официально оформленная организационная структура часто содержится в руководстве по качеству.
Всех работников следует наделить полномочиями и ответственностью, которые помогают им в достижении целей в области качества. Такое распределение полномочий и ответственности помогает вовлечению работников всей организации и принятию ими обязательств в области качества.
Ответственность (обязанности) и полномочия образуют юридическую основу административного руководства качеством. Под полномочиями понимается базирующееся на нормативном акте право, позволяющее должностному лицу отдавать распоряжения и выполнять определенные действия. Документами, в которых отражаются ответственность и полномочия в области качества, являются: организационная структура предприятия, Руководство по качеству, положения о подразделениях, должностные инструкции, процедуры. Кроме того, ответственность и полномочия в области качества могут быть отражены в матрице ответственности, известной в управленческой практике также под названиями «матрица компетентности», «матрица распределения», «организационная карта» и др.
Матрица ответственности строится в форме таблицы, в первой графе которой указывается код функции или задачи (работы), во второй - ее полное наименование, а в последующих графах, соответствующих числу должностных лиц предприятия, участвующих в выполнении данной функции (задачи, работы), с помощью условных обозначений представлен характер участия каждого должностного лица в совместной работе. Таблица 5.1 содержит фрагмент матрицы ответственности, использующейся на одном из машиностроительных предприятий.
С этой целью применяется матрица ответственности, которая отражает ответственность и полномочия в области качества различных подразделений и должностных лиц предприятия. Она может быть представлена в форме таблицы, в первой графе которой указывается код функции, во второй – ее полное наименование, а в последующих графах, соответствующих числу должностных лиц предприятия, участвующих в выполнении данной функции, с помощью условных обозначений представлен характер участия каждого должностного лица в совместной работе (таблица 5.1) [ 8, 9 ].
Таблица 5.1 – Пример матрицы ответственности системы качества
| № п.п. | Функции системы качества | Должностные лица | ||||||||
| Ген. Директор | Директор по качеству | Технический директор | Директор по производству | Директор по персоналу | Директор по маркетингу | Начальник отдела качества | Гл. технолог | … | ||
| Формирование и проведение политики в области качества | Р | О | И | И | И | К | К | И | ||
| Разработка и совершенствование системы качества | Р | О | И | И | К | |||||
| Документирование системы качества | Р | И | О | |||||||
| Внутренний аудит качества | И | Р | И | И | И | И | О | И | ||
| … | … | |||||||||
| Условные обозначения: | ||||||||||
| Р – | руководство деятельностью, принятие решений по функции, ответственность за конечные результаты; | |||||||||
| О – | организация исполнения, обобщение результатов, подготовка и обоснование проектов решений; | |||||||||
| К – | консультирование при подготовке решений; | |||||||||
| И – | получение информации о принятых решениях, реализация решений (в своей сфере). |
В отличие от должностной инструкции, содержащей описание одной должности и отражающей главным образом «вертикальные» отношения, матрица ответственности позволяет в четкой, лаконичной и наглядной форме представить отношения между несколькими должностными лицами как участниками интегрированной системы, исключить случаи дублирования функций в области качества, а также ускорить принятие управленческих решений и повысить ответственность за их результаты. Матрица ответственности позволяет оценить представленную в ней информацию как в горизонтальном направлении, что позволяет выявить всех участников конкретной деятельности и оценить сбалансированность и рациональность распределения между ними ответственности и полномочий, так и в вертикальном направлениях, что дает возможность определить объем и характер деятельности конкретного должностного лица во всей деятельности. На основе анализа матрицы ответственности уточняются обязанности, полномочия и взаимодействие руководителей и специалистов предприятия в области качества, которые закрепляются в должностных инструкциях и положениях о подразделениях.
Высшее руководство должно назначить представителя руководства и наделить его полномочиями управлять, контролировать, оценивать и координировать процессы системы менеджмента качества. Цель такого назначения - содействие эффективной и результативной работе системы менеджмента качества. Представитель должен докладывать высшему руководству и поддерживать связи с потребителями и другими заинтересованными сторонами по вопросам, относящимся к системе менеджмента качества.
