Журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления документа	Регистрационный номер документа	Автор документа	Дата и номер документа	Краткое содержание документа	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения	Примечание
20.02.2008	01/05	ООО «Икс+»	14.02.2008 №15/08	Приглашение на участие в семинаре повышения квалификации	Принять участие	Гл. бухгалтер	22.02.2008

 

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

 

Дата документа	Регистрационный номер документа	Адресат	Краткое содержание документа	Исполнитель	Примечание
04.12.2007	1589/06	ООО «Лира» Гая ул., д.56, Москва 117256	Договор поставки	Николаев О.Л. Юрисконсульт	Заказное письмо

 

Журнал регистрации приказов

 

Номер документа	Дата документа	Краткое содержание (заголовок к тексту)	Исполнитель приказа (фамилия, инициалы, структурное подразделение)	Рассылка приказа
01/01	09.01.2008	О назначении материально ответственных лиц	Попов И.И. Бухгалтерия	Бухгалтерия ОРП Материально ответственные лица
02/01	12.01.08	О нарушении правил транспортировки грузов	Тихонов К.А. Отдел транспортировки	ОТ Юрисконсульт Бухгалтерия
03/01	07.02.2008	О премировании сотрудников	Главный бухгалтер	Бухгалтерия

 

Порядок выполнения работы:

1. Откройте текстовый процессор MS Word.

2. Оформите регистрационные журналы. Сохраните файл под именем «Регистрация».

3. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

 

Практическое занятие № 12

Задание: СОСТАВИТЬ И ОФОРМИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

 

Сведения из теории

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел.

Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

 

Задание

Составить и оформить номенклатуру дел любого предприятия.
Форма внутренней описи документов дела

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

Документов дела №__________

 

 

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера Листов дела	Примечание

 

 

Итого (цифрами и прописью)__________________________________________________________документов

 

 

Количество листов внутренне описи (цифрами и прописью) __________________________

 

Наименование должности лица Личная подпись И.О.Фамилия

 

Дата