| Дата поступления документа | Регистрационный номер документа | Автор документа | Дата и номер документа | Краткое содержание документа | Резолюция | Исполнитель | Срок исполнения | Примечание |
| 20.02.2008 | 01/05 | ООО «Икс+» | 14.02.2008 №15/08 | Приглашение на участие в семинаре повышения квалификации | Принять участие | Гл. бухгалтер | 22.02.2008 | |
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
| Дата документа | Регистрационный номер документа | Адресат | Краткое содержание документа | Исполнитель | Примечание |
| 04.12.2007 | 1589/06 | ООО «Лира» Гая ул., д.56, Москва 117256 | Договор поставки | Николаев О.Л. Юрисконсульт | Заказное письмо |
Журнал регистрации приказов
| Номер документа | Дата документа | Краткое содержание (заголовок к тексту) | Исполнитель приказа (фамилия, инициалы, структурное подразделение) | Рассылка приказа |
| 01/01 | 09.01.2008 | О назначении материально ответственных лиц | Попов И.И. Бухгалтерия | Бухгалтерия ОРП Материально ответственные лица |
| 02/01 | 12.01.08 | О нарушении правил транспортировки грузов | Тихонов К.А. Отдел транспортировки | ОТ Юрисконсульт Бухгалтерия |
| 03/01 | 07.02.2008 | О премировании сотрудников | Главный бухгалтер | Бухгалтерия |
Порядок выполнения работы:
1. Откройте текстовый процессор MS Word.
2. Оформите регистрационные журналы. Сохраните файл под именем «Регистрация».
3. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Практическое занятие № 12
Задание: СОСТАВИТЬ И ОФОРМИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
Сведения из теории
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.
Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел.
Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).
Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Задание
Составить и оформить номенклатуру дел любого предприятия.
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела №__________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера Листов дела | Примечание |
Итого (цифрами и прописью)__________________________________________________________документов
Количество листов внутренне описи (цифрами и прописью) __________________________
Наименование должности лица Личная подпись И.О.Фамилия
Дата
