Г. Волосов, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Гриф утверждения документа (реквизит 16) указывает на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколы и т. д.

Расположение: гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

 

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Красный следопыт»

_________________ И.С.Сажин

(личная подпись)

_________________

(дата)

 

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, прото­колом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования учреждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания от15.08.2003 №14

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

 

Например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии,

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта.

 

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок располагается слева над текстом документа от границы левого поля. Объем его не должен превышать 5 строк длиной 73 мм.

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

Резолюция содержит указания относительно решения вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержащие поручения, срок исполнения, подпись и дату.

 

Например: А.В. Зайцевой

П.С. Никитиной

Прошу подготовить проект

Генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2008

Личная подпись В.С. Казначевский

05.11.2008

 

В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, ука­занное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания.

Допускается выполнение резолюции на отдельном листе. Резолюция, в случае оформления ее на отдельном листе, является самостоятельным документом с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки А6 с фамилией руководителя.

Текст документа (реквизит 20) - основной реквизит делового документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характери­зуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, или были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы власти, органы государственной власти Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст печатается обычно через полтора межстрочных интервала. Через 1 интервал можно печатать документы на формате А5 (210x148). Через 2 интервала печатают тексты документов, которые готовят для издания типографским способом.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращений слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов иускоряет восприятие информации.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) - располагается после основного текста и может быть оформлен двумя способами: когда наименование приложения упомянуто в тексте, и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения в тексте оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии не­скольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Мно­гострочный текст приложения печатают через один междустрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяют полутора интервалами.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение 2